Czy nie było błędów
Jeśli wystąpią niedobory lub nadwyżki, to należy sprawdzić, czy nie są one wynikiem pomyłek popełnionych w ewidencji magazynowej już przy dokonywaniu zapisów dotyczących przychodów i rozchodów towarów.
W przypadku niedoborów towarów, należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i udokumentować stwierdzone różnice. Jeśli powstałe niedobory są niezawinione, tzn. nie powstały w wyniku niestaranności bądź zamierzonego działania podatnika, wówczas mogą one stanowić koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania. W tym celu sporządza się protokoły opisujące powstałe różnice oraz ich przyczyny, do których załącza się pisemne wyjaśnienie osób materialnie odpowiedzialnych Przykładowe rozliczenie może wyglądać następująco >patrz wzór obok.
Do pozostałych wydatków lub przychodów
W przypadku wystąpienia niezawinionych niedoborów towarów, należy ich wartość w cenach zakupu z kolumny 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" wyksięgować ze znakiem minus i wpisać do kolumny 13 „Pozostałe wydatki". Jeśli niedobór był zawiniony, to nie może być kosztem uzyskania przychodu. Należy wówczas wyksięgować jego wartość z kolumny 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" ze znakiem minus i nie ujmować w innych kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Powstałe nadwyżki, jeśli faktycznie wystąpiły, są dla przedsiębiorcy przychodem. Wówczas są one ujmowane w kolumnie 8 księgi „Pozostałe przychody".
Przykład
Anna Kowalska prowadzi kwiaciarnię. 31 grudnia 2013 r. sporządziła spis ?z natury i przeprowadziła weryfikację ?ze stanem ewidencyjnym. Stwierdziła niedobory w towarach handlowych:
