Przedsiębiorca rozliczający się z podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów ?i rozchodów ma obowiązek sporządzenia na koniec każdego roku podatkowego, tj. na 31 grudnia, spisu ?z natury. Ujmuje w nim towary handlowe, materiały (surowce), półwyroby, wyroby gotowe, odpady i braki ?(§ 27 rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia pkpir). ?W wyniku porównania stanu ewidencyjnego (z programu magazynowego) ze stanem rzeczywistym, czyli wykazanym w spisie, może stwierdzić różnice pomiędzy nimi.
W przypadku wystąpienia różnic wynikających z:
- ?niedoboru towaru – stan faktyczny jest niższy od stanu ewidencyjnego,
- ?nadwyżki towaru – stan faktyczny jest wyższy niż stan ewidencyjny,
– należy doprowadzić stan ewidencyjny do stanu faktycznego.
Czy nie było błędów
Jeśli wystąpią niedobory lub nadwyżki, to należy sprawdzić, czy nie są one wynikiem pomyłek popełnionych w ewidencji magazynowej już przy dokonywaniu zapisów dotyczących przychodów i rozchodów towarów.
W przypadku niedoborów towarów, należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i udokumentować stwierdzone różnice. Jeśli powstałe niedobory są niezawinione, tzn. nie powstały w wyniku niestaranności bądź zamierzonego działania podatnika, wówczas mogą one stanowić koszty uzyskania przychodu, pod warunkiem prawidłowego udokumentowania. W tym celu sporządza się protokoły opisujące powstałe różnice oraz ich przyczyny, do których załącza się pisemne wyjaśnienie osób materialnie odpowiedzialnych Przykładowe rozliczenie może wyglądać następująco >patrz wzór obok.
Do pozostałych wydatków lub przychodów
W przypadku wystąpienia niezawinionych niedoborów towarów, należy ich wartość w cenach zakupu z kolumny 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" wyksięgować ze znakiem minus i wpisać do kolumny 13 „Pozostałe wydatki". Jeśli niedobór był zawiniony, to nie może być kosztem uzyskania przychodu. Należy wówczas wyksięgować jego wartość z kolumny 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" ze znakiem minus i nie ujmować w innych kolumnach podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Powstałe nadwyżki, jeśli faktycznie wystąpiły, są dla przedsiębiorcy przychodem. Wówczas są one ujmowane w kolumnie 8 księgi „Pozostałe przychody".
Przykład
Anna Kowalska prowadzi kwiaciarnię. 31 grudnia 2013 r. sporządziła spis ?z natury i przeprowadziła weryfikację ?ze stanem ewidencyjnym. Stwierdziła niedobory w towarach handlowych:
1) ?3 worki ziemi po 10 kg, cena zakupu 6,00 zł (za sztukę) = 18,00 zł
2) ?7 doniczek, cena zakupu ?8,00 zł (za sztukę) = 56,00 zł
3) ?2 kaktusy doniczkowe, cena zakupu 7,00 zł (za sztukę) = 14,00 zł
Razem niedobory: 88,00 zł
Po przeprowadzonej weryfikacji z dokumentami źródłowymi (faktury zakupu) Anna Kowalska ustaliła, że towary handlowe zostały prawidłowo wprowadzone na stan magazynu. Powstałe niedobory wynikają zatem ?z kradzieży tych towarów. Ze względu na to, że działalność prowadzona przez podatniczkę ma niewielkie rozmiary ?i wprowadzenie specjalistycznych systemów kontrolnych ?w magazynie i w sklepie nie ma ekonomicznego uzasadnienia, podkreśliła ona w sporządzonym protokole sporadyczność ?i niewielki zakres ubytków. ?Może zatem ująć je w kosztach uzyskania przychodów.
Zapisy księgowe w pkpir w grudniu >patrz tabela.
Autor jest właścicielem firmy ?świadczącej usługi księgowe
