Czy opłacanie składki ubezpieczeniowej za firmowe auto w ratach wpływa na sposób jej ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów? – pyta czytelniczka.

Prowadząc własny biznes, każdy przedsiębiorca korzysta z różnego rodzaju ubezpieczeń. Zawierane umowy ubezpieczeniowe są obowiązkowe lub dobrowolne. Dotyczą one głównie ubezpieczenia majątku firmy (ogień i inne zdarzenia losowe, kradzieże, włamania itp.) oraz ubezpieczenie samochodów firmowych (obowiązkowe OC i dobrowolne AC, NNW).

Co mówią przepisy

Polisę ubezpieczeniową przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej firmy.

W przypadku ubezpieczeń dotyczących środków transportu firmy należy pamiętać, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodu składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro przeliczona na złote polskie według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT). Oznacza to, że ograniczenie w zaliczaniu składek ubezpieczeniowych dotyczy tylko samochodów osobowych i dotyczy jedynie ubezpieczenia AC. Aby prawidłowo obliczyć kwotę składki na ubezpieczenie samochodu osobowego, jaką można zaliczyć w koszty podatkowe, niezbędne jest określenie wartości samochodu osobowego, która została przyjęta dla celów ubezpieczenia. Zatem w całości do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki na składki ubezpieczeniowe samochodów ciężarowych, a samochodów osobowych w zakresie OC oraz NNW. Natomiast składki AC mogą stanowić koszt uzyskania przychodu do wysokości ustawowego limitu.

Uwaga! Ograniczenie w ubezpieczeniu AC nie dotyczy samochodów osobowych będących przedmiotem leasingu.

Przykład

Jan Kowalski kupił 4 listopada 2013 r. ubezpieczenie komunikacyjne (OC, AC, NNW) dla samochodu firmowego. Składka AC została zakupiona ?w cenie 3500 zł. Z polisy wynika, że do celów ubezpieczenia przyjęto cenę samochodu, która wynosiła 92 000 zł i wynikała z oszacowania przez ubezpieczyciela.

Wyliczenie składki AC, która może być kosztem uzyskania przychodu w firmie

koszt ubezpieczenia = koszt polisy x ((średni kurs sprzedaży euro ogłoszony przez NBP w dniu zawarcia umowy ubezpieczenia AC x 20 000 euro) / wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia)

kurs sprzedaży euro NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia to 4,2186 zł (tabela nr 214/C/NBP/2013 z 4 listopada 2013 r. obowiązująca od 5 listopada 2013 r.)

koszt ubezpieczenia: 3500 x 4,2186 x 20 000 / 92 000 = 3209,80

składka na ubezpieczenie AC, którą można ująć w kosztach podatkowych, wynosi 3209,80 zł

Kasowa i memoriałowa

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów istnieje możliwość rozliczania kosztów według jednej z dwóch metod:

1.

kasowa, czyli uproszczona, w której wydatki zalicza się do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (art. 22 ust. 4 ustawy o PIT),

2.

memoriałowa – koszty dzielone są na koszty bezpośrednie i pośrednie. Koszty, które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, podatnik musi rozliczać koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Jeżeli zatem podatkowa księga przychodów i rozchodów prowadzona jest:

Koszty ubezpieczenia ujmuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki".

Kiedy potrzebna jest korekta

W 2013 roku weszły w życie przepisy mające na celu przeciwdziałanie zatorom płatniczym w zakresie korygowania kosztów uzyskania przychodu w stosunku do nieuregulowanych zobowiązań. Zgodnie z art. 24d ustawy o PIT w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kwoty wynikającej z faktury bądź rachunku, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) – kwoty wynikającej z umowy albo innego dokumentu, i nieuregulowania tej kwoty w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności, podatnik jest obowiązany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwotę wynikającą z tych dokumentów. Jeżeli termin płatności zostałby określony na termin dłuższy niż 60 dni, to zmniejszenia kosztów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tych kwot do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli nie zostały one uregulowane w tym terminie. Zmniejszenia dokonuje się w miesiącu, w którym upływają ww. terminy. Zasada ta dotyczy wszelkich rodzajów umów ubezpieczeniowych, gdyż są one traktowane jako transakcje kontrahenckie.

Przepis dotyczący korekty kosztów ma zastosowanie, gdy polisa ubezpieczeniowa jest płatna w ratach i nie zostanie zapłacona w całości w momencie jej zawarcia lub w terminie wymagalności zapłaty. Wówczas podatnicy mają obowiązek skorygowania kosztów polisy ubezpieczeniowej, która została ujęta w kosztach jednorazowo.

Przykład

Jan Kowalski zawarł 1 grudnia 2013 r. umowę ubezpieczeniową majątku swojej firmy na okres 12 miesięcy. Płatność została podzielona na dwie raty:

Podatnik rozlicza się metodą kasową. W związku z tym zaksięgował całą wartość polisy w dacie jej wystawienia (zawarcia), tj. 1 grudnia 2013 r. W związku z art. 24d ustawy o PIT termin płatności drugiej raty upłynie po 90 dniach od zaliczenia w koszty, i wówczas należałoby w tym dniu (tj. 28 lutego 2014 roku) odpowiednio skorygować koszty o niezapłaconą drugą ratę, która jest płatna do 2 maja 2014 roku.

Moim zdaniem, aby uniknąć korekty kosztów polisy ubezpieczeniowej płatnej w ratach, najlepiej jest księgować koszt każdorazowo po uregulowaniu kolejnej raty. Po opłaceniu pierwszej raty polisy, należy ująć koszt w podatkowej księdze w wysokości odpowiadającej uregulowanej racie i w dacie dokonania tej płatności, na podstawie dokumentu zapłaty (kasa przyjmie, potwierdzenie przelewu). Kolejne płatności rat polisy ubezpieczeniowej należy księgować analogicznie jak przy pierwszej racie.

Przykład

Jan Kowalski, prowadzący własny biznes, kupił 1 grudnia 2013 r. ubezpieczenie komunikacyjne (OC, AC, NNW) dla samochodu firmowego w łącznej kwocie 2700 zł. Polisa została podzielona na płatność w trzech ratach:

pierwsza rata zapłacona 1 grudnia 2013 roku w kwocie 1300 zł,

druga rata płatna do 1 kwietnia 2014 roku w kwocie 700 zł,

trzecia rata płatna do 1 lipca 2014 roku w kwocie 700 zł.

Wartość samochodu dla ubezpieczenia AC nie przekracza 20 000 euro.

Założenie: Koszty firmy ujmowane są metodą memoriałową.

Ewidencja księgowa bez stosowania korekty kosztów, a więc koszty w podatkowej księdze ewidencjonowane są w wysokości odpowiadającej uregulowanej racie i w dacie dokonania jej płatności.

Wyliczenie kosztu polisy przypadającej na 2013 i 2014 rok:

Pierwsza rata polisy zapłacona 1 grudnia 2013: 1300 zł

1300 zł/ 12 = 108,33 zł

Koszt dla 2013 roku: 108,33 zł (za grudzień 2013 r.)

Koszt dla 2014 roku: 1191,67 zł (pozostała część polisy przypadająca za okres styczeń –listopad 2014 r.)

Druga rata polisy zapłacona 1 kwietnia 2014 r.: 700 zł (całość raty dotyczy tylko 2014 roku)

Trzecia rata polisy zapłacona 1 lipca 2014 r.: 700 zł (całość raty dotyczy tylko 2014 roku)

Autor jest właścicielem firmy świadczącej usługi księgowe