W celu wykonania usługi bądź dostawy produktów zamówionych przez klientów, przedsiębiorca realizując zlecenie musi zakupić niezbędne materiały oraz niekiedy skorzystać z usług podwykonawców. Często pojawia się w takim przypadku problem z prawidłowym zaksięgowaniem zakupionych materiałów i usług, w tym także od podwykonawców, w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir).

Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określony jest w rozporządzeniu ministra finansów z  26 sierpnia 2003 r. (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.; dalej: rozporządzenie). Załącznik nr 1 do rozporządzenia zawiera objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Określono w nim, w jakich kolumnach księgi należy ujmować dane operacje.

I tak, kolumna 10 księgi „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu" jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu (tzn. w kwocie za jaką zakupiono towary handlowe lub materiały – pomniejszonej o VAT w przypadku przedsiębiorców będących podatnikami VAT).

W § 3 wyjaśniono pojęcia „towary handlowe" i „materiały":

Kolumna 11 księgi „Koszty uboczne zakupu" jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów handlowych i materiałów np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Natomiast kolumna 13 księgi „Pozostałe wydatki" przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12 księgi), z wyjątkiem kosztów, które nie są uznawane za koszty podatkowe (zgodnie z art. 23 ustawy o PIT). W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, wywóz śmieci, usługi telekomunikacyjne, Internet, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, wyposażenia, usługi księgowe, usługi doradcze, reklama, amortyzacja środków trwałych, składki na ubezpieczenie społeczne (tj. składki emerytalne, rentowe, wypadkowe) pracowników w części finansowanej tylko przez pracodawcę. W kolumnie tej ujmuje się także wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego na podstawie tzw. kilometrówki, koszty podróży służbowej pracowników na podstawie rozliczenia podróży służbowej, diety właściciela oraz osób z nim współpracujących.

Z analizy załącznika do rozporządzenia wynika zatem, że koszt zakupionych materiałów podatnik powinien ująć w kol. 10 pkpir „Zakup towarów handlowych i materiałów", a koszt nabytej usługi podwykonawczej w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki".

Przykład

Jan Kowalski prowadzi sklep z artykułami metalowymi. 5 listopada 2013 r. otrzymał zamówienie na 100 prętów o długości 20 cm każdy. W celu realizacji zamówienia:

1) 7 listopada 2013 r. zakupił 5 prętów o długości 1 metra każdy i otrzymał fakturę  na kwotę 1250 zł netto (za 5 prętów) + koszt transportu 80 zł netto, razem 1330 zł,

2) 8 listopada 2013 r. przekazał podwykonawcy pręty w celu wykonania usługi cięcia ich na fragmenty o długości 20 cm, zgodnie z otrzymanym zleceniem. Za wykonaną usługę otrzymał od podwykonawcy fakturę  na kwotę 180 zł netto.

9 listopada 2013 r Jan Kowalski sprzedał 100 prętów wystawiając nabywcy fakturę na kwotę 2100 zł netto.

Zapisy w pkpir w listopadzie >patrz niżej.

Wykonana przez podwykonawcę usługa cięcia prętów nie jest materiałem podstawowym ani pomocniczym, a tym bardziej nie jest towarem handlowym. Dlatego nie podlega wykazaniu w kolumnie 10 księgi. Niestety, niektóre organy podatkowe są zdania, że w sytuacji, gdy świadczona przez podwykonawcę usługa jest wykorzystywana przez podatnika do wytworzenia przeznaczonego do sprzedaży wyrobu gotowego, to wydatki na zakup takich usług należy ująć w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Jednak sugeruję, aby poniesione koszty ewidencjonować w księdze tak, jak opisano powyżej i wskazano w przykładzie.