Zgodnie z § 3 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: rozporządzenie), podstawą dokonania zapisów w księdze są: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami" a także inne dowody.
Rozporządzenie przewiduje pewne ułatwienia dla podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, polegające na możliwości dokonywania zbiorczego zapisu księgowego uzyskanych przychodów bądź poniesionych kosztów.
Po stronie przychodów...
W przypadku uzyskania w jednym dniu przychodów ze sprzedaży, która została udokumentowana wieloma fakturami, podatnik może wpisać w księdze jedną kwotę: sumę wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego zestawieniem sprzedaży (§ 19 ust. 3 rozporządzenia).
Zestawienie sprzedaży powinno obejmować następujące dane >patrz wzór 1:
- datę i kolejny numer zestawienia,
- numery od – do faktur objętych zestawieniem,
- sumę zbiorczą tych faktur,
- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
Gdy podatnik prowadzi odrębną ewidencję VAT (rejestr sprzedaży, rejestr zakupu) zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec danego miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji (§ 21 ust. 1 rozporządzenia).
Zestawienie to powinno zawierać co najmniej >patrz wzór 2:
- datę i kolejny numer zestawienia,
- sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nie objęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.
W przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami i niezaewidencjonowanej przy pomocy kasy rejestrującej, podatnik ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży (zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Zapisu takiego przychodu za dany miesiąc można dokonywać na podstawie danych z ewidencji w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Ewidencję należy wydrukować, trwale zszyć, ponumerować każdą stronę. Należy w niej wpisywać każdy uzyskany przychód, a więc pod jedną datą może znaleźć się wiele wpisów.
Ewidencja sprzedaży powinna zawierać następujące dane >patrz wzór 3:
- numer kolejny wpisu,
- datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
- kwotę tego przychodu.
W przypadku sprzedaży ewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, zapisu w księdze można dokonywać na podstawie raportów dobowych lub na koniec miesiąca na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych (§ 20 rozporządzenia). W praktyce korzysta się z tego drugiego rozwiązania, tzn. na koniec danego miesiąca ujmuje się sprzedaż z tego okresu jednym zapisem z uwzględnieniem szczegółowego opisu zdarzenia gospodarczego (np. „sprzedaż za listopad 2013 r., paragon od nr 214–246").
...i kosztów
Podatnik może zbiorczo, na koniec miesiąca, ujmować w księdze niektóre wydatki na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Jeśli podatnik posiada dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu , to należy je dołączyć do dowodu wewnętrznego.
Dowód wewnętrzny powinien zawierać następujące dane >patrz wzór 4:
- datę i kolejny numer dowodu,
- nazwę towaru, opłaty lub tytuł i cel danego wydatku,
- wartość poniesionego wydatku (kosztu),
- podpis podatnika lub osoby, która sporządziła dowód.
Dowodami wewnętrznymi można w pkpir ujmować m.in.:
- wydatki związane z parkowaniem samochodu, tj. opłaty za parkometry (bilety parkingowe),
- pokwitowania pocztowe lub potwierdzenia nadania,
- opłaty bankowe, prowizje bankowe z wyciągu bankowego,
- opłaty skarbowe, sądowe,
- wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, centralne ogrzewanie, telefon itp. w części przeznaczonej przez podatnika na działalność gospodarczą,
- dodatnie lub ujemne różnice kursowe,
- składki ZUS przedsiębiorcy (ubezpieczenie społeczne, tj. składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz fundusz pracy), pod warunkiem, że są one ujmowane tylko w kosztach księgi przychodów i rozchodów,
- składki ZUS na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz na FP i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych od wynagrodzeń pracowników, w części finansowanej przez pracodawcę czyli płatnika,
- odpisy amortyzacyjne środków trwałych za dany miesiąc.
Autor jest właścicielem firmy świadczącej usługi księgowe