- Założyłem firmę usługową. Często będę wyjeżdżał do klientów oraz załatwiał w innych miastach różne służbowe sprawy. Czy mogę sobie naliczyć dietę i zaewidencjonować ją jako koszt działalności w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

– pyta czytelnik.

W podróż służbową może wyjechać także właściciel firmy. Nie jest to wprawdzie klasyczna „delegacja", gdyż nie wyda on sam sobie polecenia służbowego. Ale może odliczyć poniesione w trakcie wyjazdu wydatki. Do kosztów zaliczy również dietę, czyli ekwiwalent za wyżywienie. Pozwala na to art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT. Przedsiębiorca musi tylko pamiętać o limitach – dieta za dobę w podróży krajowej wynosi obecnie 30 zł, a przy wyjazdach zagranicznych jej wysokość zależy od tego, do jakiego państwa jedziemy.

Diet nie trzeba dokumentować fakturami ani rachunkami. Powinny być natomiast wykazane w dowodzie wewnętrznym zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Musi on zawierać:

- datę,

- numer,

- opis zdarzenia (czyli podróż służbowa),

- imię i nazwisko osoby, która odbyła podróż służbową,

- jej cel,

- nazwę miejscowości docelowej,

- datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,

- wartość diet, podpis.

Po sporządzeniu dowodu wewnętrznego dietę wpisujemy w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Co na to fiskus? Akceptuje rozliczenie diet u wyjeżdżających służbowo przedsiębiorców. Przykładowo zgodził się na zaliczenie ich do kosztów przez:

- informatyka realizującego zlecenia za granicą (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 2 lipca 2013 r., IPTPB1/415- 263/13-4/AP),

- przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową firmę transportową (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 25 czerwca 2013 r., IBPBI/1/ 415-344/13/WRz),

- pilota wycieczek obsługującego międzynarodowe wycieczki autokarowe (interpretacja Izby Skarbowej w Łodzi z 21 stycznia 2013 r., IPTPB1/ 415-634/12-4/MAP).

Oczywiście w razie kontroli przedsiębiorca musi wykazać, że podczas eskapady załatwiał sprawy zawodowe.

Przykład

Pan Andrzej Kowalski pojechał na dwa tygodnie na Majorkę. Czy może zaliczyć wydatki związane z podróżą do kosztów? Na pierwszy rzut oka wyjazd wygląda na typowo turystyczny. Ale pan Andrzej prowadzi firmę sportową – jest trenerem, organizuje także obozy zagraniczne.

Ponieważ na Majorce są dobre warunki na trening dla kolarzy, pan Andrzej zamierza tam przygotować wiosną kilka obozów rowerowych. Przed sporządzeniem oferty musiał sprawdzić warunki pobytu – miejsca noclegowe i lokale gastronomiczne, oraz przetestować trasy kolarskie.

Jego wyjazd był zatem podróżą służbową, co potwierdza zebrany materiał – zdjęcia, opisy tras, zestawienie ofert poszczególnych hoteli (ceny, standard, obsługa). Wydatki z nią związane (a także diety) pan Andrzej może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Ponieważ przedsiębiorcy przysługują diety, więc kosztem nie mogą być wydatki faktycznie poniesione na wyżywienie.