Spółka później ujmie w kosztach pensje wypłacone po terminie

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz pracowników, które pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i w związku z uzyskiwanymi przez niego przychodami.

W praktyce zdarza się, że firmy, które świadczą usługi i wypłacają wynagrodzenia pracownikom wykonującym pracę przy danej umowie, zaliczają wynagrodzenia do kosztów bezpośrednich w miesiącu, w którym zostały osiągnięte przychody. Przy zaliczeniu należności wypłacanych pracownikom do kosztów podatkowych decyduje jednak moment uznania tych wydatków za koszt, a nie fakt, że są to wydatki bezpośrednio związane z osiągniętym przychodem.

Gdy można dysponować pieniędzmi

Według art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodu niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności, m.in. ze stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Przepis ten należy rozumieć w ten sposób, że wynagrodzenie jest kosztem uzyskania przychodu firmy dopiero w momencie, gdy zostanie wypłacone pracownikowi lub postawione do jego dyspozycji, a więc kiedy pracownik może je odebrać czy np. wypłacić z banku.

Z kolei z art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT wynika, że należności m.in. ze stosunku pracy oraz zasiłki z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi wynagrodzenie jest kosztem dopiero w dacie jego wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Warunkiem zaliczenia w koszty podatkowe wynagrodzenia w miesiącu, za który się należy, jest więc jego wypłata w ustawowym terminie.

Także opłaty ubezpieczeniowe

Nie tylko data wypłaty wynagrodzenia, ale także zapłaty składek ZUS ma wpływ na wysokość kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o PIT w art. 23 ust. 1 pkt 55a nie pozwala zaliczyć do kosztów podatkowych także nieopłaconych do ZUS składek określonych w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa o sus) w części finansowanej przez płatnika składek.

Zgodnie z art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT składki z tytułu wynagrodzeń ze stosunku pracy oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne. Warunkiem jest jednak, że składki zostaną opłacone:

Opóźnienie w wypłacie wynagrodzeń nie wymaga korekty list płac

- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;

- z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom składki są kosztem podatkowym w dacie ich zapłaty.

W następnych miesiącach

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika generalna zasada, że jeśli wynagrodzenie jest wypłacane lub stawiane do dyspozycji pracownika terminowo, to może być kosztem uzyskania przychodu w tym miesiącu, za który się należy. Również składki na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń w części finansowanej przez płatnika składek są kosztem podatkowym za okres, za który są należne, pod warunkiem że zostały zapłacone z zachowaniem terminów wynikających z odrębnych przepisów. Pracodawca zatrudniający pracowników na umowę o pracę opłaca składki za dany miesiąc nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy o sus).

Jeżeli jednak pracodawca nie wypłacił pracownikowi w terminie wynagrodzenia i nie zapłacił w terminie składek ubezpieczeniowych, to nie pozbawia go to możliwości zaliczenia kwot wynagrodzeń i składek do kosztów uzyskania przychodów. Podstawą zaliczenia w koszty pensji pracownika jest wówczas dzień jej wypłaty lub postawienia pracownikowi do dyspozycji.

Natomiast składki ubezpieczeniowe w części finansowanej przez płatnika składek nieopłacone w terminie pracodawca może zaliczyć w koszty z chwilą ich zapłacenia.

Przykład

WYPŁATY NA CZAS

Pan Filip Kowalski zatrudnia w firmie pięciu pracowników na umowę o pracę. Wynagrodzenia za maj 2013 r. jego pracownicy mogli wypłacić z banku już 29 maja, a więc w obowiązującym terminie, który wynika z ich umów o pracę. Również składki ubezpieczeniowe od wynagrodzeń za maj zostały zapłacone do ZUS w terminie, tj. do 15 czerwca.

Pan Filip może zaliczyć wynagrodzenie wypłacone swoim pracownikom oraz opłacone za nich składki ubezpieczeniowe w koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, a więc w maju.

Przykład

FAKTYCZNA DATA