W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe znajdują się m.in. koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).
Za koszty uzyskania przychodów nie są zatem uznawane wydatki ponoszone na reprezentację. Natomiast w odniesieniu do nakładów poczynionych na reklamę przepisy nie przewidują żądanych ograniczeń, co oznacza, że mogą one zostać zaliczone do kosztów na zasadach ogólnych.
Trzeba jednak podkreślić, że dużą trudność sprawia podatnikom właściwe zdefiniowanie konkretnej czynności jako mającej charakter reprezentacji. Podatnicy mają także wątpliwości, czy reklama skierowana do indywidualnego odbiorcy nie powinna być postrzegana w kontekście pojęcia reprezentacji. Przepisy obu ustaw o podatkach dochodowych w żaden sposób nie określają znaczenia terminu „reprezentacja", co z kolei prowadzi do wniosku o konieczności stosowania powszechnie przyjętego znaczenia tego terminu.
Trzeba jednocześnie dodać, że jeszcze do niedawna za właściwy uznawany był pogląd, w świetle którego za wydatki o charakterze reprezentacji należało uznać wyłącznie te, które cechowały się okazałością lub wystawnością w kontaktach z kontrahentami bądź innymi podmiotami. Jak jednak coraz częściej wskazują organy podatkowe i potwierdzają to sądy administracyjne, reprezentacja w sensie prawnym to nic innego, jak występowanie w czyimś imieniu (np. w imieniu firmy), reprezentowanie interesów, przedstawicielstwo.
Pogląd ten podzieliła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 25 stycznia 2013 r. (ILPB1/415-1053/12-3/AG). Stwierdziła ona, że pojęcie reprezentacji należy dla potrzeb art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT postrzegać jako działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane.
Przede wszystkim zaś jest to właśnie dążenie do stworzenia skierowanego na zewnątrz pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, takiego jaki – wiedziony doświadczeniem i specyfiką działalności – chciałby wykreować na użytek kontrahentów (klientów). Tym samym, dla potrzeb zaliczania wydatków w ciężar kosztów podatkowych, nie można utożsamiać pojęcia reprezentacji z wystawnością czy okazałością. Co więcej, pogląd taki potwierdził również NSA wyrokiem z 25 stycznia 2012 r. (II FSK 1445/10).
Odnosząc się do pojęcia reprezentacji, NSA podniósł: „Dlatego też również w prawie podatkowym termin «reprezentacja» należy rozumieć jako «przedstawicielstwo podatnika, działanie w jego imieniu, w jego interesie, na jego rzecz», a nie jako «wystawność, wytworność, okazałość». Dotyczy to także przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT".
Reasumując, należy podkreślić, że wydatki nakierowane na reprezentowanie podatnika i na jego przedstawicielstwo, w tym w szczególności wydatki na nabycie usług gastronomicznych, nabycie żywności oraz napojów nie mogą zostać zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Autor jest doradcą podatkowym, prowadzi w Krakowie własną kancelarię.