W katalogu wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe znajdują się m.in. koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).
Za koszty uzyskania przychodów nie są zatem uznawane wydatki ponoszone na reprezentację. Natomiast w odniesieniu do nakładów poczynionych na reklamę przepisy nie przewidują żądanych ograniczeń, co oznacza, że mogą one zostać zaliczone do kosztów na zasadach ogólnych.
Trzeba jednak podkreślić, że dużą trudność sprawia podatnikom właściwe zdefiniowanie konkretnej czynności jako mającej charakter reprezentacji. Podatnicy mają także wątpliwości, czy reklama skierowana do indywidualnego odbiorcy nie powinna być postrzegana w kontekście pojęcia reprezentacji. Przepisy obu ustaw o podatkach dochodowych w żaden sposób nie określają znaczenia terminu „reprezentacja", co z kolei prowadzi do wniosku o konieczności stosowania powszechnie przyjętego znaczenia tego terminu.
Trzeba jednocześnie dodać, że jeszcze do niedawna za właściwy uznawany był pogląd, w świetle którego za wydatki o charakterze reprezentacji należało uznać wyłącznie te, które cechowały się okazałością lub wystawnością w kontaktach z kontrahentami bądź innymi podmiotami. Jak jednak coraz częściej wskazują organy podatkowe i potwierdzają to sądy administracyjne, reprezentacja w sensie prawnym to nic innego, jak występowanie w czyimś imieniu (np. w imieniu firmy), reprezentowanie interesów, przedstawicielstwo.
Pogląd ten podzieliła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 25 stycznia 2013 r. (ILPB1/415-1053/12-3/AG). Stwierdziła ona, że pojęcie reprezentacji należy dla potrzeb art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT postrzegać jako działania związane z tworzeniem wizerunku przedsiębiorcy, utrzymywaniem dobrych relacji z kontrahentami, które wprawdzie nie są konieczne dla osiągania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, ale sprzyjają temu celowi, są z nim w sposób pośredni powiązane.
