„Nie ma darmowych obiadów" – głosi stare biznesowe porzekadło. Innymi słowy – w biznesie nie ma nic za darmo. Najwyraźniej nasz fiskus wziął sobie do serca tę zasadę i to dosłownie. Bo wydatki tzw. reprezentacyjne nie mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Przez ową „reprezentację" często rozumie się „wystawność" – takie bliskoznaczne słowo podają niektóre słowniki. Do nich właśnie sięgają urzędy skarbowe i niektóre sądy. Wszystko po to, aby wyraźnie pokazać przedsiębiorcy: za wystawne jedzenie płać z własnej kieszeni, bo to zbytek.

Nie wszystko idzie na billboard

Rzeczywistość biznesowa jest trochę inna, niż by to wynikało ze „słownikowego" rozumienia pojęcia reprezentacji. Nie trzeba nikogo przekonywać, że do odległej przeszłości należą czasy, gdy na stołowanie się w restauracjach mogli sobie pozwolić tylko najbogatsi. Korzystanie z usług gastronomicznych stało się częścią życia zwykłych obywateli. W biznesie wspólne posiłki z klientem też są czymś normalnym. Czasami – koniecznym.

Zwróćmy uwagę na specyfikę odbiorców różnych towarów. Jeśli są to dobra powszechnego użytku jak proszki do prania, szynka czy obuwie, to ich sprzedaż można napędzać poprzez reklamę.

Nierzadko bardzo kosztowną, zakładającą kampanię na wielkich billboardach, spoty telewizyjne i inne formy. Koszty takiej reklamy można bez większych kłopotów potraktować jako koszty uzyskania przychodu.

O ile jednak np. obuwie znajduje masowego odbiorcę dzięki billboardom, o tyle z maszynami do produkcji butów jest już zupełnie inaczej. Aby producent takich maszyn mógł je sprzedać zakładom obuwniczym, powinien się raczej spotkać z przedstawicielem tych ostatnich, niż zamawiać spot reklamowy zaraz po głównych wydaniach wieczornych wiadomości w telewizjach.

Robocza kolacja poświęcona tym sprawom, kosztująca nawet kilkaset złotych, służy temu samemu celowi co kampania dóbr masowych za miliony złotych. A jednak fakturę z telewizji za spot w prime time można wrzucić w koszty, a faktury z restauracji (zawierającej o kilka zer mniej) – już nie.

Fiskus zgadza się na rozliczenie w kosztach wydatków na drobny poczęstunek oraz napoje (kawa, herbata) dla kontrahentów w siedzibie firmy. Kategorycznie jednak odmawia takiego prawa przy wydatkach na obiad (kolację, lunch) w restauracji. I to nawet jeśli takie spotkania odbywały się w celach biznesowych i nie miały pokazać przepychu.

Czy kompromis jest możliwy

Problem bierze się z brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT. Wyłączają one z kosztów uzyskania przychodu wydatki na reprezentację, szczególnie na gastronomię i alkohole. Surowy to zakaz, choć do pewnego stopnia zrozumiały. Po prostu państwo nie chce, by podatnicy jedli na jego koszt. Jednak tak surowy zakaz to broń obosieczna, bo utrudnia życie przedsiębiorcom, oferującym swoje towary i usługi raczej w układzie business to business, niż w sprzedaży detalicznej.

Być może dla uzdrowienia tej sytuacji należałoby przyjąć rozwiązanie kompromisowe, podobne do obowiązującego we Francji. Po prostu wyłączono tam z ustawowych kosztów uzyskania przychodu połowę kosztów reprezentacji i reklamy. Zakończyło to dyskusje o nadmiernej wystawności przyjęć biznesowych, czy możliwości podawania na nich alkoholu itd.

Gdyby wprowadzić takie rozwiązanie w Polsce, nie byłoby dzisiejszych żenujących sporów sądowych o imprezy firmowe.

Należy zatem dopuścić zaliczanie wydatków reprezentacyjnych (być może konkretnie zdefiniowanych) do kosztów uzyskania przychodu – przynajmniej w zakresie ograniczonym do określonej kwoty lub ułamka przychodów. Można przyjąć prosty algorytm podobny do zasad obowiązujących przed 2007 r. Wtedy częściowo można było wrzucać reprezentację w koszty. Rozwiązaniem może być ewentualnie doprecyzowanie, jak należy rozumieć pojęcie reprezentacji, by wykluczyć jego rozszerzającą interpretację.

Sąd wskazuje drogę

Za takim kierunkiem zmian przemawia uchwała siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydana 17 czerwca 2013 r (II FSK 702/11). To znamienny wyrok, uważany przez niektórych ekspertów za przełomowy i wyraźnie wskazujący fiskusowi, co ma zmienić w przepisach.

Sędziowie ocenili, że można rozliczyć w kosztach zarówno herbatę w siedzibie firmy, jak też lunch w restauracji. NSA przypomniał o konieczności indywidualnej oceny każdego przypadku. Z ustnego uzasadnienia wyroku wynika, co należy uwzględnić przy tej ocenie. Trzeba ją zatem – jak ogłosił sąd - przeprowadzić dwuetapowo. Najpierw należy ustalić, czy dany wydatek w ogóle może być kosztem. Potem, czy nie stanowi reprezentacji.

Dlatego wyłączeniu z kosztów powinny podlegać tylko te wydatki, które nie mają związku z działalnością (np. rodzinny obiad na koszt firmy) oraz te, które mają na celu wyłącznie poprawę wizerunku firmy. W ocenie NSA, wydatki na poczęstunek w siedzibie i spotkania w restauracji, które nie miały tylko poprawić wizerunku firmy, są dla spółki kosztem. Należy bowiem uwzględnić zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą. Reprezentacją nie jest też – zdaniem NSA – np. poczęstunek dla pasażerów spóźnionego lotu czy kawa dla klienta czekającego na odbiór auta w serwisie.

Przepisy do zmiany

- Według art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

- Przed 1 stycznia 2007 r. w tych przepisach istniało ograniczenie w zaliczaniu do kosztów wydatków na reprezentację i reklamę do kwoty 0,25 proc. przychodu.