Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika. Kosztem uzyskania przychodów są jednak odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Tak stanowi art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b ustawy o CIT i art. 23 ust. 7 lit. b ustawy o PIT.

Dwa warunki

Zatem odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli:

- zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy oraz

- środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Warunki te muszą być spełnione łącznie (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 26 listopada 2010 r., ILPB3/423-731/10-3/EK; interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 14 maja 2010 r., IPPB5/423-151/10-2/AJ).

Środkami ZFŚS administruje pracodawca (art. 10 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Nie może on jednak dowolnie nimi rozporządzać.

Nie można dowolnie przeznaczać

Zasady gospodarowania środkami ZFŚS określa ustawa o ZFŚS. Środki zgromadzone na rachunku ZFŚS muszą być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego >patrz ramka.

Niekoniecznie w pojedynkę

Zazwyczaj przedsiębiorcy prowadzą działalność socjalną we własnym zakresie. Jednak stosownie do art. 9 ust. 1 zd. pierwsze ustawy o ZFŚS, pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie.

Umowa w sprawie wspólnego prowadzenia działalności socjalnej określa w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu (art. 9 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

W przypadku prowadzenia wspólnie z innym pracodawcą działalności socjalnej na warunkach określonych w umowie zawartej pomiędzy tymi pracodawcami, dokonywane przez danego pracodawcę odpisy na ZFŚS będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów danego pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostaną faktycznie przekazane na rachunek tego funduszu.

Przepisy o podatku dochodowym nie uzależniają możliwości zaliczenia odpisów dokonywanych na ten fundusz do kosztów uzyskania przychodów od faktu prowadzenia przez każdego z jego założycieli odrębnego rachunku bankowego dla tego ZFŚS. Istotne jest jedynie, aby środki na działalność socjalną przekazywane były na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS.

Natomiast kwestia szczegółowych rozliczeń pomiędzy poszczególnymi współzałożycielami tego funduszu (w tym także liczba i rodzaje prowadzonych dla ZFŚS rachunków bankowych) powinna być uregulowana w zawartej pomiędzy pracodawcami umowie o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej, zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS (interpretacja Izby Skarbowej w Katowicach z 24 września 2010 r., IBPBI/1/415-668/10/KB).

Przykład

RAZEM ZE SPÓŁKĄ-MATKĄ

Spółka ABC prowadzi działalność socjalną wspólnie ze swoją spółką matką. Zgodnie z umową odpisy na ZFŚS przekazuje na wyodrębniony rachunek ZFŚS. Przekazane na ten rachunek odpisy są kosztem uzys- kania przychodów dla spółki ABC.

Zasady określone w regulaminie

W przypadku prowadzenia działalności socjalnej wspólnie z innym pracodawcą, stosuje się odpowiednio art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Oznacza to, że zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, w szczególności przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS, muszą być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określają ci pracodawcy w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych, tj. w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadniają regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

>Ważne definicje

Działalność socjalna

– usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Zakładowe obiekty socjalne

– ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki, kluby dziecięce i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej (art. 2 pkt 4 ustawy o ZFŚS).

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

– pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu (art. 2 pkt 5 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Autor jest doradcą podatkowym prowadzącym własną kancelarię podatkową w Warszawie