Nie każdy powinien odbierać pisma z urzędu skarbowego

Z art. 151 ordynacji podatkowej wynika, że osobom prawnym (np. spółce z o.o.) pisma doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności – osobie uprawnionej do odbioru korespondencji. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego brzmienie art. 151 jest jasne i nie wymaga szczegółowej wykładni.

W postanowieniu z 16 czerwca 2010 r. (I FSK 452/10) NSA stwierdził, że skutek prawny doręczenia pisma powstaje przez sam fakt jego odbioru dokonanego przez osobę upoważnioną i wobec tego doręczenie następuje w dacie potwierdzenia przez tę osobę odbioru pisma. Na jej ustalenie nie ma wpływu to, czy osoba ta przekazała następnie pismo osobom powołanym do dokonania czynności, których pismo dotyczyło. Jest to już sprawa organizacji pracy jednostki będącej adresatem.

Wystarczy, że jest pieczątka

Pytanie jednak, jak ustalić czy pismo odbiera osoba upoważniona czy przypadkowa. NSA twierdzi, że listonosz nie ma obowiązku legitymowania osoby, której doręcza pismo przeznaczone dla osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Wystarczy, że na uprawnienie danej osoby do odbioru korespondencji wskazują okoliczności towarzyszące doręczeniu, w tym m.in. dysponowanie odpowiednią pieczęcią i podpisanie dowodu doręczenia (tak np. wynika z wyroku z 17 maja 2006 r., I FSK 1208/05).

W wyroku czytamy: „korespondencję odebraną przez osobę dysponującą firmową pieczątką uważa się za doręczoną prawidłowo. Jeśli zaś zrobi to nieuprawniony pracownik, a do tego nie powiadomi na czas właściwych osób, to jego niestaranność pociąga za sobą określone konsekwencje dla firmy". Zdaniem sądu nie ma znaczenia, jaki zakres prac przewidziano w umowie dla danego pracownika. Wystarczy, że był obecny w siedzibie firmy, posługiwał się jej pieczątką i nie oświadczył doręczającemu, że przyjmowanie przesyłek nie należy do jego obowiązków.

„W przypadku doręczenia pisma pracownikowi przedsiębiorcy przyjmuje się domniemanie, iż osoba, która dysponuje pieczęcią osobistą pracodawcy i potwierdza odbiór korespondencji, jest osobą upoważnioną do odbioru pisma doręczonego zakładowi" – stwierdził WSA w Warszawie w wyroku z 30 czerwca 2011 r. (III SA/Wa 194/11).

Podobnie orzekł NSA w wyroku z 26 października 2012 r. (II FSK 380/11): uznał, że „pracownik dysponujący pieczęcią danego podmiotu, czynny w lokalu przeznaczonym do obsługi interesantów, potwierdzający odbiór korespondencji od doręczyciela jest osobą upoważnioną do odbioru pism. Osoba taka nie może być traktowana jako osoba nieuprawniona do odbioru korespondencji adresowanej do tego podmiotu".

Skutki poniesie firma

To w interesie pracodawcy jest wyznaczenie osoby, która pisma będzie odbierała (dobrze przy tym, aby nie zapominała przekazywać ich, w przeciwnym razie może mieć to nieprzyjemne skutki, gdy minie termin na przygotowanie odwołania, wniosek o jego przywrócenie nie odniesie skutku, fiskus przyjmuje bowiem, że jeśli pracownik odebrał pismo, doręczenie było skuteczne). Zaniedbanie pracownika odbierającego korespondencję, „którego niewątpliwym skutkiem było niezłożenie odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie, nie może stanowić okoliczności potwierdzającej brak winy skarżącej. To skarżąca jako podmiot gospodarczy, posiadający osobowość prawną, odpowiada za działania i zaniechania swoich pracowników przed osobami trzecimi".

Wynika tak z wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 lipca 2011 r. (III SA/Wa 610/11).

NSA stwierdził, że gdy osoba obecna w firmie podejmuje się odebrać pismo, wskazując, że jest zatrudniona w tym miejscu przez adresata, i potwierdza to dostępem do firmowych pieczęci, to nie ma powodu, aby pojawiały się zastrzeżenia co do jej upoważnienia do odbioru korespondencji (postanowienie z 27 maja 2010 r., I FZ 179/10). W takiej sytuacji fiskus przyjmie, że doszło do prawidłowego doręczenia decyzji. Jeśli więc odwołanie od tak doręczonej decyzji zostanie wniesione po terminie, firma nie będzie mogła skutecznie wnioskować o jego przywrócenie.

Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać – i uprzedzić o tym pracowników, bo leży to w ich interesie – że kurier (pracownik skarbówki lub listonosz) nie może wymusić odbioru i pokwitowania na pierwszej lepszej osobie spotkanej w firmie. Pracownik nie powinien wręcz tego robić. Nawet gdy dysponuje pieczątką firmową.

Odpowiednie stosowanie przepisów

Przy doręczeniach osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym niemającym osobowości prawnej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące osób fizycznych. Wynika z nich, że:

- osoba prawna – podobnie jak fizyczna – ma obowiązek w trakcie postępowania zawiadamiać organ podatkowy o zmianie siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, a także o zmianie adresu elektronicznego (gdy zaniedba ten obowiązek, pisma uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem),

- pismo może być doręczone w siedzibie organu podatkowego, przy okazji obecności członka organu uprawnionego do reprezentowania firmy, osoby upoważnionej do odbioru korespondencji lub pełnomocnika,

- pismo można doręczyć pod adres poczty elektronicznej (jeśli o to wystąpiono),

- w przypadku braku możliwości doręczenia pisma w lokalu siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności przechowuje się je przez 14 dni w placówce pocztowej, pozostawiając o tym dwukrotne zawiadomienie (awizo) na drzwiach siedziby adresata lub pomieszczenia, w którym prowadzi działalność bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, w której mieści się siedziba lub jest prowadzona działalność adresata (pismo uważa się za doręczone z upływem ostatniego dnia 14-dniowego terminu przechowywania go).

Podstawa prawna: