W VAT zainkasowanie zaliczki jest zdarzeniem niemal zrównanym ze sprzedażą

Wyjątkiem są przedpłaty na transakcje wewnątrzwspólnotowe – od nich nie trzeba rozliczać podatku od towarów i usług

Zaliczki, zadatki bądź inne formy przedpłaty podnoszą wiarygodność kontrahenta i stanowią zarazem pewnego rodzaju gwarancje i zabezpieczenie prawidłowego wykonania umowy.

Otrzymanie przez przedsiębiorcę takich kwot ma określone konsekwencje podatkowe. Warto się z nimi zapoznać, zwłaszcza że problem jest niejednokrotnie bagatelizowany przez przedsiębiorców.

Problematykę tę, z uwagi na odrębne skutki podatkowe, należy rozpatrywać dwutorowo:

- z jednej strony – w odniesieniu do regulacji ustaw o PIT i o CIT,

- z drugiej zaś – na płaszczyźnie regulacji ustawy o VAT.

W zakresie regulacji ustaw o podatkach dochodowych kluczowym pytaniem jest, czy otrzymane zaliczki są przychodem podatnika, a zapłacone – kosztem uzyskania przychodów. Zarówno przepisy ustawy o PIT, w odniesieniu do przychodów osiąganych z działalności gospodarczej, jak i ustawy o CIT stanowią, że do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat oraz zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Oznacza to, że do przychodów danego okresu sprawozdawczego nie zalicza się m.in. zadatków, zaliczek lub przedpłat otrzymanych na poczet usług lub dostaw towarów, które zostaną wykonane w kolejnych okresach sprawozdawczych. Kwoty te zostaną jednak uznane za przychody podatnika w tym okresie sprawozdawczym, w którym zlecone usługi bądź dostawy zostaną wykonane.

Niemal naturalną konsekwencją takiej konstrukcji jest zasada zaliczania w ciężar kosztów uzyskania przychodów zapłaconych zaliczek czy zadatków na poczet przyszłego nabycia towarów i usług. W tym zakresie obowiązuje analogiczna reguła: zapłaconych zaliczek nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli usługi lub towary, na poczet których kwoty te zostały uiszczone, będą dostarczone w kolejnych okresach. Kwoty te będą jednak zaliczane w ciężar kosztów z chwilą nabycia zaliczkowanych usług lub towaru.

Znacznie bardziej skomplikowaną konstrukcję rozliczania zaliczek przewiduje ustawa o VAT. Dominuje tu zasada, że otrzymane zaliczki traktowane są jako obrót podatnika. Stanowią zatem podstawę opodatkowania VAT. W przypadku, gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, rat lub przedpłat pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Trzeba zatem stwierdzić, że w VAT otrzymanie zaliczki jest zdarzeniem niemal zrównanym ze sprzedażą.

Na podatniku ciąży obowiązek opodatkowania tak otrzymanej kwoty oraz obowiązek właściwego jej udokumentowania i zaewidencjonowania. Obowiązek podatkowy od kwoty zaliczki powstaje z chwilą jej otrzymania. Zasadę tę stosuje się także w przypadku eksportu towarów, jeżeli ich wywóz nastąpi w ciągu sześciu miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności.

Warto podkreślić, że podatnik w takim przypadku musi wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie zaliczki. Jeśli zapłaty zaliczki dokonała osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej bądź rolnik ryczałtowy, otrzymana zaliczka powinna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, jeżeli podatnik jest obowiązany do jej stosowania.

W przypadku otrzymania przez podatnika faktury potwierdzającej zapłatę zaliczki, kwotą podatku naliczonego jest suma kwot podatku określonego na fakturze potwierdzającej dokonanie przedpłaty (zaliczki, zadatku, raty), jeżeli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Tym samym, przy spełnieniu warunków pozwalających na odliczenie podatku naliczonego, podatnik, który dokonał zapłaty zaliczki zadatku, raty lub innej formy przedpłaty, może odliczyć podatek naliczony wykazany na otrzymanej fakturze.

Pewne odstępstwo od zasady powszechności opodatkowania zaliczek w VAT przewidziane zostało dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. W takich sytuacjach nie powstaje obowiązek podatkowy. Tym samym brak jest podstaw dla opodatkowania związanych z tymi czynnościami zaliczek, zadatków lub innej formy przedpłat. -

Autor jest prawnikiem, doradcą podatkowym, prowadzącym własną kancelarię w Krakowie