Wynagrodzenie zmarłego pracownika – jak rozliczyć PIT z rodziną

- Pracodawca wypłacił z góry wynagrodzenie pracownikowi pierwszego dnia miesiąca. W połowie miesiąca pracownik zmarł. Czy małżonek zmarłego pracownika ma obowiązek zwrócić wypłacone wynagrodzenie? Jak rozliczyć podatek dochodowy?

Generalnie, zgodnie z art. 80 kodeksu pracy (k.p.) wynagrodzenie przysługuje za wykonaną pracę, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wypłacić je pracownikowi z góry. Czasami ciężko jest ustalić, czy pracownik pobrał wynagrodzenie nienależnie, czy miał świadomość, że mu się ono nie należy i czy musi je oddać, szczególnie w sytuacji, gdy otrzymaną kwotę już wydał.

Czy oddać wypłatę

Sąd Najwyższy w wyroku z 9 stycznia 2007 r. (II PK 138/06) stwierdził, że: „Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia".

Podstawą żądania zwrotu nienależnego świadczenia jest art. 409 k.c., zgodnie z którym obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją, powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.

Kogo obciąża ciężar dowodu

Ciężar dowodu, że wynagrodzenie się pracownikowi nie należy, gdyż miał on świadomość otrzymania nienależnej kwoty, obciąża pracodawcę. Jeżeli pracodawca nie udowodni tego faktu, to nie może żądać zwrotu wypłaconej kwoty zarówno od pracownika, jak i od jego rodziny.

W rozpatrywanym przypadku trudno było przewidzieć, że w połowie miesiąca nastąpi śmierć pracownika. Wobec tego nie można mu przypisać braku świadomości, że pobrał wynagrodzenie nienależnie. Ponadto pracownik mógł przed śmiercią otrzymaną kwotę wydać.

W takiej sytuacji pracodawca nawet nie miałby szans na odzyskanie wypłaconego wynagrodzenia, a więc tym bardziej rodzina nie musi zwracać pensji wypłaconej wcześniej zmarłemu pracownikowi.

Co trzeba odjąć

Wynagrodzenie ze stosunku pracy podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu w miesiącu jego otrzymania lub postawienia pracownikowi do dyspozycji.

Zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu wypłaconego zmarłemu pracownikowi wynagrodzenia pobiera pracodawca jako płatnik podatku na podstawie art. 32 ustawy o PIT, czyli 18 proc. dochodu uzyskanego w danym roku.

Zaliczkę zmniejsza się o kwotę 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej, a więc kwotę 46,34 zł, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży oświadczenie, że nie osiąga innych dochodów, oraz że ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Oświadczenia tego nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Obliczoną zaliczkę zmniejsza się o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, w wysokości nieprzekraczającej 7,75 proc. podstawy wymiaru tej składki.

Zakład pracy uwzględnia przy obliczaniu zaliczki zryczałtowane miesięczne koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT.

- W kwietniu pracodawca wypłacił małżonce zmarłego pracownika ekwiwalent za niewykorzystany urlop w kwocie 500 zł. Jak powinien rozliczyć zaliczkę i na jakim formularzu wykazać otrzymany przychód?

Według art. 63 § 1 i 2 k.p. z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz na inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Ekwiwalent za urlop należny pracownikowi, a wypłacony małżonce po jego śmierci, jest prawem majątkowym po zmarłym pracowniku. Osobami uprawnionymi do renty rodzinnej są m.in. małżonek oraz dzieci.

Obowiązki firmy

Świadczenie zmarłego pracownika jest dla jego małżonka, zgodnie z art. 18 ustawy o PIT, przychodem z praw majątkowych, który podlega opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 41 ustawy o PIT.

Pracodawca, jako płatnik, ma obowiązek w terminie do 20. dnia następnego miesiąca pobrać zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18 proc. i wpłacić ją do urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby.

W terminie do końca stycznia następnego roku pracodawca ma obowiązek przesłać urzędowi skarbowemu właściwemu według swojej siedziby deklarację PIT-4R.

Natomiast w terminie do końca lutego następnego roku pracodawca musi przesłać osobie, która otrzymała świadczenie po zmarłym pracowniku, informację PIT-11 według jej miejsca zamieszkania. Musi w niej wykazać przychód z praw majątkowych oraz pobraną zaliczkę na podatek dochodowy.

Bez oskładkowania

Jako że wypłacony ekwiwalent za urlop jest prawem majątkowym, a nie przychodem ze stosunku pracy, nie podlega oskładkowaniu.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne pracowników jest m.in. przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT uzyskany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.