Skoro dostawca uznał reklamację i przyjął zwrot wadliwych towarów, to musiał wystawić fakturę korygującą na udokumentowanie przyjętego zwrotu. Taki obowiązek wynika z § 13 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (DzU nr 68, poz. 360 ze zm.) Zgodnie z nim, fakturę korygującą wystawia się m. in. w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów.
W księgach rachunkowych spółki ewidencja poszczególnych operacji gospodarczych związanych ze zwrotem może przebiegać następująco (pominięto VAT):
1. Faktura za zakupione towary: Wn „Rozliczenie zakupu towarów" Ma „Rozrachunki z dostawcami"
2. Przyjęcie do magazynu towarów w cenach ewidencyjnych (niższych od ceny zakupu): Wn „Towary" Ma „Rozliczenie zakupu towarów"
3. Przeksięgowanie odchyleń od cen ewidencyjnych: Wn „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów" Ma „Rozliczenie zakupu towarów"
