Jak można zapewnić autentyczność i integralność treści e-faktur? Zgodnie z obowiązującymi od początku 2013 r. przepisami określa to sam podatnik. Mówi o tym § 4 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej z 20 grudnia 2012 r. (DzU  z 29 grudnia 2012 r., poz. 1528). Obok podpisu elektronicznego oraz systemu elektronicznej wymiany danych EDI mamy nową możliwość opisaną jako „dowolna kontrola biznesowa, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług". Brzmi groźnie. To akademicki przykład przepisu, którego wykładnia językowa nie prowadzi do zadowalających rezultatów.

Przepis pochodzi wprost z dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do fakturowania, której polska wersja została źle przetłumaczona.

Analiza prawa UE prowadzi do wniosku, że w tym karkołomnie brzmiącym przepisie chodzi po prostu o zachowanie odpowiednich procedur. Faktury będą spełniać warunek integralności treści i autentyczności, jeżeli cały proces dokonywania transakcji będzie odpowiednio monitorowany. System finansowo-księgowy musi być w stanie wygenerować zestawienie, np. tabelę, z której będzie wynikała „ścieżka audytu", wskazująca wszystkie dokumenty dotyczące danej transakcji (faktury, faktury korygujące, dokumenty magazynowe, dokumenty dotyczące płatności) oraz daty ich wystawienia, wprowadzenia do rejestru, czy też daty w jakiej na danym dokumencie dokonywano wszelkich operacji. Ponadto musi wygenerować wartości netto i brutto sprzedaży oraz wartość VAT.

Wydaje się, że po spełnieniu tych wszystkich warunków podatnik będzie miał „dokument ustalający wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług". Wówczas wystawiane przez niego faktury spełniają cechy integralności treści i autentyczności. Warto spisać procedury umożliwiające odtworzenie takiej ścieżki audytu dla każdej faktury.

Niestety, to wszystko jest niezwykle skomplikowane i – wbrew pozorom – kosztowne w porównaniu z zastosowaniem podpisu elektronicznego albo systemu EDI.

—oprac. mpa

Autorka jest doktorem nauk prawnych, prawnikiem GWW Tax