Co nam daje odłożenie środków na kształcenie pracowników? Wpłaconą na fundusz kwotę można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. I to od razu. Szkolenie można natomiast zorganizować w przyszłym roku. Jeśli się nie uda go zrobić, trzeba wprawdzie wykazać przychód, ale w ten sposób przesuwamy zapłatę podatku o rok.
Czy założenie funduszu szkoleniowego wymaga dużo zachodu? Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy mówi, że zasady jego tworzenia i funkcjonowania reguluje układ zbiorowy pracy lub regulamin funduszu. Jest przeznaczony na finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników i pracodawców.
Jego dochodami są wpłaty pracodawców (zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy lub regulaminu funduszu szkoleniowego), w wysokości nie niższej niż 0,25 proc. funduszu płac oraz inne wpływy. Wydatkowanie środków funduszu następuje na podstawie postanowienia pracodawcy w uzgodnieniu z pracownikiem kierowanym na szkolenie.
Przekazanie środków pieniężnych na fundusz trzeba udokumentować. Przepisy mówią o „wpłacie", co sugeruje, że pieniądze powinny być przelane na rachunek bądź subkonto (co będzie potwierdzać wyciąg bankowy). Potrzebny jest też dowód księgowy. Uczulił na to minister finansów w odpowiedzi na jedną z interpelacji poselskich. Chodzi o dowody wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz firmy (o tym, co powinno się w nich znaleźć mówi ustawa o rachunkowości).
Zdaniem ministra finansów, dowodem księgowym nie jest oświadczenie pracodawcy o zarachowaniu wpłaty na rzecz funduszu.
Warto też, aby firma miała jakąś koncepcję, co z tymi pieniędzmi zrobić, np. opracowała plan szkoleń dla poszczególnych działów.
Co się stanie, jeśli pracodawca nie wyda środków funduszu na szkolenia? Musi wykazać przychód. Ale nie od razu. Przychodem są bowiem środki funduszu niewykorzystane w roku, w którym zostały do niego wpłacone bądź w następnym.
Przykład:
Pan Kowalski prowadzi firmę usługową. W tym roku ma wysokie obroty i jego dochód będzie opodatkowany 32-proc. daniną (drugi przedział skali). W grudniu utworzył fundusz szkoleniowy, na który wpłacił 10 tys. zł.
Taką kwotę zaliczył też do kosztów uzyskania przychodów, dzięki czemu zmniejszy podatek o 3,2 tys. zł. Powinien ją do końca przyszłego roku przeznaczyć na szkolenie pracowników. Jeśli nie uda się go zorganizować, musi wykazać przychód.
Ponieważ jednak przyszły rok zapowiada się dla niego skromniej, jego dochody zmieszczą się w pierwszym przedziale skali podatkowej. Zapłaci więc 18-proc. daninę. Poprzez wykazanie po stronie przychodów niewykorzystanej kwoty z funduszu jego podatek zwiększy się o 1,8 tys. zł. Zaoszczędzi więc 1,4 tys. zł.
