VAT: Firmowe mikołajki i spotkania wigilijne - jak je rozliczyć

Przedsiębiorcy coraz częściej organizują w firmach zabawy mikołajkowe i spotkania wigilijne. Zauważają bowiem korzyści płynące z tego typu imprez: integrację pracowników, zbudowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy dbającego o swoich podwładnych, zwiększenie motywacji pracowników do pracy oraz po prostu – dobrą zabawę. To także doskonała okazja do podsumowania mijającego roku.

Co więcej, również z punktu widzenia VAT podatnicy mogą liczyć na dobrodziejstwa w postaci prawa do odliczenia VAT od wydatków poniesionych na zorganizowanie imprezy świątecznej. Należy się jednak zastanowić, czy tak będzie zawsze i jak wygląda sprawa z punktu widzenia VAT należnego, czyli kiedy organizacja imprezy firmowej będzie się wiązać z koniecznością zapłaty z tego tytułu podatku od towarów i usług.

To nie tylko rozrywka

Prawo do pełnego odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług generuje niemal każdy wydatek poniesiony na zorganizowanie tego typu imprez firmowych. Wynika to z tego, że jak zauważono we wstępie – imprezy firmowe nie mają głównie charakteru rozrywkowego, a bez wątpienia wpływają one na obroty podatnika.

Jak natomiast stanowi generalna zasada wyrażona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (warunkująca prawo do odliczenia podatku od towarów i usług), dla odliczenia VAT niezbędne jest wykazanie związku nabytych towarów i usług z działalnością opodatkowaną. Przy czym, co również podkreśla doktryna, związek ten może mieć charakter bezpośredni albo pośredni.

Związek pośredni i bezpośredni

I tak, o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z wykonywaną działalnością można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy (mają pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganymi przez podatnika przychodami).

Jednocześnie musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług a powstaniem obrotu. Do takich wydatków przykładowo można zaliczyć m.in. zakup wyposażenia związanego z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa (sprzęt biurowy, meble, komputery).

Natomiast związek bezpośredni zachodzi wtedy, gdy nabywane towary służą np. ich dalszej odsprzedaży (a zatem wiążą się bezpośrednio z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi). Na taki też podział wskazała m.in. Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 9 września 2011 r. (ILPP1/443-844/11-5/MS).

Pracownik może przyjść z partnerem

Rozpatrując kwestię możliwości odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług, warto dokonać rozróżnienia wydatków poniesionych na rzecz samych pracowników od kosztów poczynionych na rzecz towarzyszących im osób.

W odniesieniu do tej pierwszej kategorii nakładów spełniona jest przesłanka pośredniego związku zakupionych towarów (upominków) i usług (organizacja imprezy) z działalnością opodatkowaną podatnika.

Organizacja imprezy wigilijnej buduje bowiem obraz podatnika jako wiarygodnego pracodawcy, dbającego o swoich pracowników oraz dającego poczucie stabilności i gwarancję zatrudnienia. To zaś wpływa na zwiększenie wydajności pracowników (zwłaszcza tych wyróżnionych przez podatnika), a tym samym na uzyskiwane przez spółkę obroty. Nie dziwi także stwierdzenie, że tego typu impreza zapewnia lepszą atmosferę w pracy.

Z kolei poniesienie wydatków na osoby towarzyszące (w tym na członków rodzin pracowników) pozwala na wykazanie związku o charakterze bezpośrednim. Nabyte towary oraz usługi będą w takim przypadku służyć nieodpłatnemu świadczeniu usług przez spółkę na rzecz tych podmiotów (a w konsekwencji będą służyć czynności opodatkowanej VAT).

Przykład

Spółka ABC z branży informatycznej planuje zorganizować wigilię firmową dla pracowników oraz towarzyszących im osób. W tym celu spółka zakupi kompleksową usługę organizacji Christmas party od wyspecjalizowanego podmiotu, który ma zapewnić oprawę artystyczną, dekoracje oraz poczęstunek. Podatnik kupi także upominki dla najlepszych pracowników (prezenty te zostaną wręczone podczas wigilii).

W obu przypadkach spółka ABC ma szansę zaoszczędzić na wigilii firmowej. Będzie bowiem uprawniona do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony w fakturze dokumentującej zakup kompleksowej usługi organizacji imprezy wigilijnej oraz prezentów dla najlepszych pracowników. Prawo to przysługuje spółce w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma fakturę, ewentualnie w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT).

Pozostaje zatem rozważyć kiedy spółka powinna naliczyć podatek należny z tytułu świadczonych na rzecz pracowników oraz ich rodzin usług oraz z tytułu dokonanych dostaw towarów w postaci upominków. Zacznijmy od czynności usługowych.

Nieodpłatne świadczenie

Jak zauważono powyżej, nieodpłatne świadczenie usług podczas wigilii na rzecz osób towarzyszących pracownikom jest w istocie czynnością opodatkowaną VAT po stronie przedsiębiorcy. Z czego to wynika?

Otóż, na mocy art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT nieodpłatne świadczenie usług uznaje się za opodatkowane, jeśli nastąpiło do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, bądź celów innych niż działalność gospodarcza podatnika. Niewątpliwie świadczenie to nie ma żadnego związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą (wypełnia bowiem prywatny i na pewno konsumpcyjny cel tych osób). Niezbędne zatem będzie rozliczenie tej czynności na gruncie VAT i udokumentowanie jej fakturą wewnętrzną.

Co ciekawe, w przypadku wykonywania tych samych czynności na rzecz swoich pracowników – podatnik nie zapłaci VAT. Możliwość wykazania związku pomiędzy nieodpłatnym świadczeniem usług na rzecz tych podmiotów a prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem skutkuje uznaniem, że transakcja ta nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Przekazanie upominków

Nieodpłatne przekazanie upominków podczas wigilii firmowej najlepszym pracownikom także może być czynnością objętą zakresem ustawy o VAT.

Obecnie bowiem opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają generalnie wszelkie nieodpłatne przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa, z którym wiąże się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części (art. 7 ust. 2 ustawy o VAT).

Zasada ta nie dotyczy jednak przekazania towarów będących prezentami o małej wartości. Co rozumieć przez to pojęcie? Otóż, chodzi tutaj o towary o wartości:

- łącznej nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł (wówczas podatnik powinien prowadzić ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób, którym przekazuje prezenty) lub

- 10 zł w stosunku do prezentów, których koszt wytworzenia lub cena nabycia netto nie przekracza tej kwoty (w tym przypadku prowadzenie ewidencji nie jest obowiązkowe).

Na mocy bowiem art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, czynności te są neutralne i nie rodzą konieczności zapłaty VAT.

Tym samym, jeżeli przekazywane upominki nie będą prezentami o małej wartości, to z chwilą ich wydania powstanie obowiązek zapłaty VAT. Tego typu świadczenie również powinno zostać udokumentowane fakturą wewnętrzną.

Przykład

W poprzednim przykładzie wskazano, że Spółka ABC zakupi upominki dla najlepszych pracowników (prezenty te zostaną wręczone podczas wigilii).