VAT i ulga na złe długi: unikanie odbioru zawiadomienia nie uchroni dłużnika

- Prowadzę księgowość spółki, w której kilku dłużników zalega z zapłatą należności. W stosunku do tych zaległych wierzytelności mamy zamiar skorzystać z „ulgi na złe długi". Spodziewamy się jednak, że niektórzy dłużnicy mogą nie odebrać zawiadomienia o korekcie podatku należnego, bądź po prostu odmówić przyjęcia listu. Czy podatnik (wierzyciel) ma możliwość pomniejszenia podatku należnego od tego typu wierzytelności, jeśli dłużnik nie chce odebrać zawiadomienia?

– pyta czytelnik.

Wierzyciel, który ma trudności z wyegzekwowaniem od dłużnika zapłaty za dokonaną dostawę towaru lub wykonaną usługę, ma możliwość „odzyskania" podatku należnego, wykazanego w deklaracji VAT z tytułu wykonania tych czynności opodatkowanych. W obrocie gospodarczym zdarzają się sytuacje, gdy sprzedawca wystawił fakturę VAT za towar lub usługę, odprowadził do urzędu skarbowego VAT należny od tej sprzedaży, a następnie bezskutecznie czeka na zapłatę od dłużnika.

Natomiast dłużnik czerpie korzyści z dysponowania nabytym towarem lub z wyświadczonej usługi, pomimo braku zapłaty za nie. Ponadto, poprzez odliczenie podatku naliczonego z otrzymanej faktury obniża swoje zobowiązanie wobec urzędu skarbowego. W takim przypadku wierzycielowi przysługuje prawo do korekty zmniejszającej podatek należny, dokonanej w związku z brakiem zapłaty ze strony dłużnika, powszechnie określanej mianem „ulgi na złe długi" uregulowanej przez art. 89a i 89b ustawy o VAT.

Trzeba spełnić warunki

Skorzystanie z ulgi na złe długi wymaga ze strony wierzyciela podjęcia pewnych działań, do których należy m.in. przesłanie dłużnikowi pisemnego zawiadomienia o zamiarze skorygowania podatku należnego w ramach ulgi na złe długi, w związku z nieotrzymaniem zapłaty za dostawę towaru lub wykonanie usługi. Aby skorzystać z ulgi, wierzyciel musi uzyskać potwierdzenie odbioru tego zawiadomienia przez dłużnika. Dopiero jeśli dłużnik w ciągu 14 dni, licząc od dnia otrzymania pisma, nie uregulował należności w jakiejkolwiek formie, to wierzyciel (podatnik) ma prawo skorzystać z ulgi (art. 89a ust. 2 pkt 6 i ust. 3 ustawy o VAT).

Z kolei jeśli dłużnik (podatnik) otrzyma od wierzyciela zawiadomienie o zamiarze skorzystania z ulgi na złe długi i nie ureguluje wierzytelności w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego pisma, to wówczas ma on obowiązek pomniejszenia podatku naliczonego o kwotę podatku wynikającą z niezapłaconych wierzycielowi faktur. Dłużnik powinien dokonać tego pomniejszenia poprzez korektę deklaracji VAT za okres, w którym dokonał odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych faktur (art. 89b ust. 1 ustawy o VAT).

Doręczenie zastępcze

Odmowa przyjęcia zawiadomienia o zamiarze skorygowania podatku należnego w związku z brakiem zapłaty za sprzedany towar lub usługę nadanego przez wierzyciela nie uchroni dłużnika przed obowiązkiem korekty podatku naliczonego, a wierzyciela nie pozbawi prawa do skorzystania z tej korekty. Do tego zawiadomienia mają bowiem zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy – Ordynacja podatkowa o doręczeniach (art. 144 – 154c o.p.).

W przypadku, kiedy adresat (dłużnik) odmawia przyjęcia pisma przesłanego pocztą za pokwitowaniem, to wówczas pismo to zwracane jest nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą tej odmowy. W takim przypadku pismo uznaje się za doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata (art. 153 o.p.). Jeżeli więc adresat (dłużnik) odmówi przyjęcia przesyłki nadanej za pośrednictwem poczty, to nadane przez wierzyciela pismo w sprawie zawiadomienia o korekcie podatku należnego powróci do niego z adnotacją o odmowie przyjęcia listu przez adresata. Wówczas wierzyciel (podatnik), na podstawie informacji umieszczonej na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, za datę odbioru zawiadomienia przez dłużnika uzna datę odmowy przyjęcia pisma.

Może się także zdarzyć, że dłużnik w ogóle nie będzie podejmował odbioru korespondencji. Wówczas zastosowanie znajdują regulacje wynikające z art. 150 i art. 151 o.p., zgodnie z którymi w razie niemożności doręczenia pisma nadanego za pośrednictwem poczty, placówka pocztowa przechowuje pismo przez okres 14 dni, licząc od dnia pierwszego powiadomienia adresata o nadejściu pisma. Adresat zawiadamiany jest dwukrotnie o pozostawaniu pisma na poczcie, przy czym powtórne zawiadomienie następuje w razie niepodjęcia pisma w ciągu 7 dni.

Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w placówce pocztowej umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. Jeżeli w okresie 14 dni, licząc od dnia następującego po dniu pierwszego awizowania, adresat nie odbierze przesyłki, to jej doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu.

Kto się stara, ten koryguje

Tak samo uznała Izba Skarbowa w Warszawie w piśmie z 17 maja 2011 r. (IPPP3/443-310/11-4/JF), odnosząc się do sytuacji, w której podatnik wysłał zawiadomienie listem poleconym na adres dłużnika podany przez niego w umowie oraz na adres do korespondencji, wskazany przez niego w czasie trwania współpracy. Okazało się, że dłużnik nie odebrał korespondencji, wobec czego wierzyciel nie uzyskał wymaganego potwierdzenia odbioru zawiadomienia przez dłużnika. Doręczenie przesyłki pod wskazany adres (zgodny z KRS) nie było możliwe ze względu na to, że w budynku pod wskazanym adresem zamieszkiwali bezdomni i nie było tam siedziby firmy.

W tych okolicznościach organ podatkowy stwierdził, że: „(...) dla wierzyciela, który dołożył wszelkich starań, żeby zawiadomić dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego, w szczególności podjął czynności określone w art. 89a ust. 2 pkt 6 ustawy, które okazały się nieskuteczne i wierzyciel posiada dokumenty na dowód swoich działań, ustawodawca przewiduje skorzystanie z prawa do korekty podatku należnego, pod warunkiem spełnienia przesłanek wskazanych w art. 89a ust. 2 ustawy. (...) skoro spółka podjęła dwukrotną próbę doręczenia zawiadomienia (...), to doręczenie zastępcze, w rozumieniu ordynacji podatkowej, zawiadomienia dłużnika o zamiarze skorygowania podatku należnego należy uznać za skuteczne w myśl przepisu art. 148 i 151 ordynacji podatkowej.

Zatem z uwagi na fakt, iż w przedmiotowej sprawie zostały spełnione również pozostałe warunki wymienione w art. 89a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, spółka miała prawo dokonania korekty podatku należnego z tytułu wierzytelności nieściągalnych."

Przykład

Przedsiębiorca, będący podatnikiem VAT, nadał 15 października 2012 r. za pośrednictwem poczty pismo w sprawie zawiadomienia dłużnika o zamiarze skorygowania VAT należnego od niezapłaconych wierzytelności.

Pracownik poczty nie zastał dłużnika pod adresem wskazanym na przesyłce, wobec czego 17 października 2012 r. pozostawił awizo z informacją o możliwości odbioru przesyłki w urzędzie pocztowym we wskazanych dniach i godzinach jego pracy.

Ponieważ adresat w ciągu 7 dni od pozostawienia pierwszego awizo nie odebrał przesyłki, to poczta ponownie powiadomiła go o nadejściu przesyłki i możliwości jej odbioru w urzędzie pocztowym. Ze względu na to, że pomimo dwukrotnie podjętej próby doręczenia przesyłki adresat w dalszym ciągu jej nie odebrał, poczta zwróciła przesyłkę nadawcy.