Dodatkowe studia i kursy podnoszące kompetencje to nic nadzwyczajnego, gdy osoba prowadząca firmę chce być konkurencyjna w swojej branży. Organy podatkowe nie widzą przeszkód, by wydatki poniesione na edukację zaliczyć do kosztów prowadzonej działalności. Nie ma znaczenia, czy są to studia magisterskie, doktoranckie, dzienne czy zaoczne. Trzeba jednak spełnić kilka warunków. Istotny okazuje się też moment rozpoczęcia nauki.

Musi istnieć związek

Kwestię zaliczenia czesnego do kosztów uzyskania przychodów rozstrzygnęła ostatnio Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 8 października 2012 r. (IPPB1/415-907/12-2/AM).

Sprawa dotyczyła podatniczki, która rozpoczęła jednoosobową działalność gospodarczą 1 stycznia 2012 r. Chodzi o praktykę pielęgniarską wykonywaną wyłącznie w przedsiębiorstwie leczniczym na podstawie umowy z tym podmiotem. Podatniczka rozlicza się na zasadach ogólnych w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wnioskodawczyni ukończyła w 1993 r. pomaturalne studium pielęgniarskie i ma wykształcenie średnie.

Od 2003 r. kształcenie w zawodach pielęgniarki i położnej odbywa się tylko na poziomie wyższych studiów zawodowych i magisterskich. Dodatkowo, zgodnie z art. 61 ust. 1 ustawy z 15 lipca 2011 r. o zawodach pielęgniarki i położnej, jest ona zobligowana do ciągłego aktualizowania swojej wiedzy i umiejętności zawodowych. Dlatego od października 2011 r. rozpoczęła trzysemestralne studia w systemie zaocznym na kierunku pielęgniarstwo. Uczelnia ma siedzibę poza jej miejscem zamieszkania. W związku z tym podatniczka ponosi koszty czesnego za studia, dojazdów oraz pomocy naukowych.

Wnioskodawczyni zapytała, czy może zaliczyć te wydatki do kosztów prowadzonej działalności. Uzyskała odpowiedź, że tak, ale nie wszystkie. Izba Skarbowa przypomniała, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, aby dany wydatek można było uznać za koszt, muszą zostać spełnione łącznie trzy warunki:

- celem jego poniesienia (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,

- wydatek ten nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, tzw. negatywnym katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,

- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Koszty czesnego, podręczników i dojazdów

W tej sytuacji przedsiębiorca może odliczyć zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Musi jednak wykazać, że zostały one poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

„Jako uzasadnione racjonalnie i gospodarczo należy uznać wydatki na kształcenie, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej"– czytamy w interpretacji.

Oznacza to, że jeżeli program studiów wnioskodawczyni jest bezpośrednio związany z zakresem prowadzonej przez nią praktyki pielęgniarskiej, a zdobyta wiedza pomoże jej poprawić jakość usług, to podatniczka może odliczyć opłaty poniesione na czesne, zakup materiałów dydaktycznych i inne koszty związane bezpośrednio ze studiami.

Ale uwaga! Opłaty uiszczone przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. To dlatego, że brak jest związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem a uzyskiwaniem przychodów z działalności gospodarczej prowadzonej w późniejszym okresie. Jeśli więc podatniczka prowadzi indywidualną praktykę pielęgniarską od 1 stycznia 2012 r., to odliczy tylko kwoty, które wydała na naukę od tego momentu.

Sporny moment podjęcia edukacji

Inne rozstrzygnięcie wydała jednak Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 25 lipca 2012 r. (ITPB1/415-530/12/IG). Z pytaniem zwrócił się podatnik, który od 2 lutego 2010 r. - jako osoba fizyczna – prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie technologii informatycznych i komputerowych. Z wykształcenia jest magistrem inżynierem o specjalności informatyka w zarządzaniu.

Aby tworzyć zaawansowane systemy informatyczno-finansowe niezbędna jest mu jednak specjalistyczna wiedza ekonomiczna. Dlatego od października 2009 r. podjął studia doktoranckie w tym zakresie. Jak podkreślił, program studiów jest bezpośrednio związany z prowadzoną przez niego działalnością. Zapytał, czy może odliczyć wydatki na czesne oraz pozostałe koszty związane bezpośrednio ze studiami (np. za zakup materiałów dydaktycznych).

Organ podatkowy uznał, że w takiej sytuacji wnioskodawca może odliczyć wymienione opłaty jako przydatne do prawidłowego wykonywania działalności gospodarczej, pod koniecznym warunkiem ich należytego udokumentowania. To na nim spoczywa jednak ciężar wykazania ich związku z prowadzoną działalnością.

W interpretacji nie ma jednak wzmianki o tym, że przedsiębiorca rozpoczął studia w październiku 2009 r., a działalność gospodarczą prowadzi dopiero od lutego 2010 r. Izba Skarbowa w Bydgoszczy nie uzależniła możliwości odliczenia kosztów od tego, kiedy została założona firma.

Oznacza to, że przedsiębiorca bez problemu odliczy te opłaty za edukację, które poniósł po rejestracji firmy i które mają związek z jej działalnością. Jeśli jednak najpierw zaczął się dokształcać, to warto, by przed odliczeniem kosztów wystąpił o interpretację podatkową w tym zakresie.