Kiedy wydatki na odzież są kosztem uzyskania przychodu

- Jestem właścicielem firmy remontowej, świadczącej usługi dla osób fizycznych. Zatrudniam pięć osób, którym udostępniam co pół roku nowe kombinezony ochronne oznaczone logo firmy oraz czapki i rękawice, których używają podczas prac remontowych. Czy postępuję prawidłowo wliczają wydatki poniesione na te ubrania robocze dla moich pracowników do kosztów uzyskania przychodów?

– pyta czytelnik.

Ze stanowiska fiskusa wynika, że ubranie służbowe może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli obowiązek jego noszenia wynika z przepisów o BHP albo spełnia funkcje reklamowe. Nie dotyczy to jednak stroju o charakterze reprezentacyjnym. Mówi o tym m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 września 2010 r. (ILPB1/415-699/10-4/KŁ).

Sprawa dotyczyła podatnika PIT, który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie ubezpieczeń oraz administracyjnej obsługi biur. Zapytał, czy może wliczyć w koszty wydatki na ubranie służbowe, oznaczone logo firmy. Jak twierdził, firma stanie się w ten sposób bardziej rozpoznawalna, dzięki dodatkowej reklamie na stroju, co mogłoby przełożyć się na wzrost jej dochodów.

Organ podatkowy stwierdził, że odliczeniu podlegają wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które mogą przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są natomiast koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholu (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).

Reklama i reprezentacja

W tej sytuacji kluczowe jest rozstrzygnięcie, czy wydatki na zakup stroju służbowego są reklamą czy reprezentacją. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji tych pojęć, więc w celu ich zdefiniowania należy odwołać się do wykładni językowej. Zgodnie z nią, za reprezentację należy uznać działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Logo firmy na ubiorze nie przesądza o jego reklamowym charakterze

Natomiast reklama to działania kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

W rozpatrywanej sprawie izba uznała na tej podstawie, że wykorzystywanie stroju biznesowego z logo firmy spełnia funkcję reklamową, gdyż zwiększa rozpoznawalność firmy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów. Podatnik może więc odliczyć wydatki na nabycie stroju.

Musi być związek z działalnością

Podobną kwestię rozstrzygnęła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-931/09-4/AO). Była to odpowiedź na pytanie spółki z branży hotelarskiej (podatnika CIT), która kupuje dla części swoich pracowników, m.in. barmanów i recepcjonistów, ubranie służbowe, na zasadach określonych w regulaminie pracy. Chodziło m.in. o garnitury oznaczone logo firmy. Zgodnie z regulaminem, stroju tego pracownicy nie mogli używać poza miejscem pracy.

Izba skarbowa zgodziła się ze stanowiskiem spółki, że tego typu wydatki podlegają wliczeniu w koszty, gdyż na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia kosztów zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.