Kiedy wydatki na odzież są kosztem uzyskania przychodu

- Jestem właścicielem firmy remontowej, świadczącej usługi dla osób fizycznych. Zatrudniam pięć osób, którym udostępniam co pół roku nowe kombinezony ochronne oznaczone logo firmy oraz czapki i rękawice, których używają podczas prac remontowych. Czy postępuję prawidłowo wliczają wydatki poniesione na te ubrania robocze dla moich pracowników do kosztów uzyskania przychodów?

– pyta czytelnik.

Ze stanowiska fiskusa wynika, że ubranie służbowe może być kosztem uzyskania przychodu, jeśli obowiązek jego noszenia wynika z przepisów o BHP albo spełnia funkcje reklamowe. Nie dotyczy to jednak stroju o charakterze reprezentacyjnym. Mówi o tym m.in. interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 września 2010 r. (ILPB1/415-699/10-4/KŁ).

Sprawa dotyczyła podatnika PIT, który prowadzi działalność gospodarczą w zakresie ubezpieczeń oraz administracyjnej obsługi biur. Zapytał, czy może wliczyć w koszty wydatki na ubranie służbowe, oznaczone logo firmy. Jak twierdził, firma stanie się w ten sposób bardziej rozpoznawalna, dzięki dodatkowej reklamie na stroju, co mogłoby przełożyć się na wzrost jej dochodów.

Organ podatkowy stwierdził, że odliczeniu podlegają wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, które mogą przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są natomiast koszty reprezentacji, w szczególności wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholu (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).

Reklama i reprezentacja

W tej sytuacji kluczowe jest rozstrzygnięcie, czy wydatki na zakup stroju służbowego są reklamą czy reprezentacją. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji tych pojęć, więc w celu ich zdefiniowania należy odwołać się do wykładni językowej. Zgodnie z nią, za reprezentację należy uznać działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie właściwego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków.

Logo firmy na ubiorze nie przesądza o jego reklamowym charakterze

Natomiast reklama to działania kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

W rozpatrywanej sprawie izba uznała na tej podstawie, że wykorzystywanie stroju biznesowego z logo firmy spełnia funkcję reklamową, gdyż zwiększa rozpoznawalność firmy na rynku, co w efekcie może wpływać na zwiększenie przychodów. Podatnik może więc odliczyć wydatki na nabycie stroju.

Musi być związek z działalnością

Podobną kwestię rozstrzygnęła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 7 stycznia 2009 r. (ILPB3/423-931/09-4/AO). Była to odpowiedź na pytanie spółki z branży hotelarskiej (podatnika CIT), która kupuje dla części swoich pracowników, m.in. barmanów i recepcjonistów, ubranie służbowe, na zasadach określonych w regulaminie pracy. Chodziło m.in. o garnitury oznaczone logo firmy. Zgodnie z regulaminem, stroju tego pracownicy nie mogli używać poza miejscem pracy.

Izba skarbowa zgodziła się ze stanowiskiem spółki, że tego typu wydatki podlegają wliczeniu w koszty, gdyż na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia kosztów zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.

Samo oznaczenie stroju służbowego logo firmy, pod którym spółka świadczy usługi hotelarskie, nie przesądza jeszcze o jego reklamowym charakterze. Właściwa kwalifikacja wydatku i ocena, czy ma on związek z przychodami, możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika oraz wysokości wydatków.

Logo jako informacja handlowa

Jak ocenił organ podatkowy, strojom służbowym trudno przypisać funkcję reprezentacyjną, gdyż nie przyczyniają się one w znacznym stopniu do budowy wizerunku, a logo jako znak graficzny stanowi jedynie swojego rodzaju informację handlową.

Skoro w branży hotelarskiej przyjęte jest stosowanie jednolitego ubioru służbowego, to wydatki na ten cel mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Są one potrącalne w dacie ich poniesienia. Jednak to do podatnika należy wykazaniem celowości wydatku i związku z przychodem oraz jego prawidłowe udokumentowanie.