Wypłata dywidendy: jak rozliczyć wydatki z nią związane

Definicja kosztów uzyskania przychodów zawarta jest w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Zgodnie

z nim są nimi wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy. Analizując zasady wydatków związanych z dywidendą, należy mieć na uwadze ten przepis.

Spółka musi zapłacić

Z kodeksu spółek handlowych wynika, że organizacja walnego zgromadzenia wspólników również w celu podziału zysku za ubiegły rok i ustalenia kwoty dywidendy jest obowiązkiem spółki z o.o.

Obowiązki spółki

Na podstawie art. 191 § 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 231 § 1 i § 2 pkt 1 i 2 k.s.h. zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy, powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników. Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd (art. 235 § 1 k.s.h.).

Zwołuje się je za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane (art. 238 § 1 k.s.h.).

Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.).

Podobnie jest w przypadku spółki akcyjnej. Zgodnie z art. 347 § 1 k.s.h. akcjonariusze mają prawo do udziału w zysku wykazanym w sprawozdaniu finansowym, zbadanym przez biegłego rewidenta, który został przeznaczony przez walne zgromadzenie do wypłaty akcjonariuszom. Na jej zarządzie również spoczywa obowiązek zwołania walnego zgromadzenia akcjonariuszy (art. 399 § 1 k.s.h.).

Spółki kapitałowe mają zatem obowiązki związane z organizacją walnego zgromadzenia. Wiążą się z tym m.in. koszty: notarialne sporządzenia protokołu, ogłoszeń informujących o mającym się odbyć walnym zgromadzeniu, obsługi biurowej zgromadzenia, ewentualnie wynajmu sali. Są one kosztami uzyskania przychodów ze względu na związek z funkcjonowaniem spółki. Potwierdzają to organy podatkowe. Przykładem jest odpowiedź Izby Skarbowej w Łodzi z 30 lipca 2012 r. (IPTPB 3/423-142/12-4/IR). Wskazała ona na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, że spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów następujące wydatki związane z organizacją walnego zgromadzenia akcjonariuszy:

Zarząd spółki ma obowiązek zwołać walne zgromadzenie, ale nie musi zapewnić wspólnikom dowozu

- opłaty notarialne (sporządzenie protokołu z walnego zgromadzenia akcjonariuszy w formie aktu notarialnego, poświadczenia pełnomocnictw osób biorących w nim udział),

- koszty obsługi informatycznej,

- koszty wynajmu sali,

- koszty związane z obowiązkiem informacyjnym (wydatki na zakup tablic informacyjnych, koszty ogłoszeń w prasie oraz Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

W interpretacji z 30 lipca 2012 r. (IPTPB3/423-142/12-5/IR) izba ta uznała natomiast, że do kosztów podatkowych mogą być zaliczone wydatki:

- z tytułu usług świadczonych przez dom maklerski związane z prowadzeniem i obsługą księgi akcyjnej, prowadzeniem depozytu akcji i rejestru akcjonariuszy,

- związane ze sporządzaniem w formie elektronicznej lub papierowej odpisów z księgi akcyjnej,

- związane ze sporządzaniem w formie elektronicznej lub papierowej listy uprawnionych i listy obecności na walne zgromadzenie akcjonariuszy,

- ponoszone w związku z dokonywaniem zmian w księdze akcyjnej (w tym wykreśleń),

- związane ze sporządzaniem miesięcznych raportów o zmianach w księdze akcyjnej.

Podróże wspólników

Nie wszystkie wydatki związane z organizacją walnego zgromadzenia są kosztem podatkowym.

Zarząd spółki ma obowiązek zwołać takie zgromadzenie, ale nie ma oczywiście obowiązku zapewnienia wspólnikom dowozu. Jeśli się na to zdecyduje, to spółka nie zaliczy tych wydatków do kosztów. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT. Zgodnie z nim nie są kosztem uzyskania przychodu wydatki związane z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów.

Potwierdzają to organy podatkowe, wskazując, że w sytuacji zapewnienia dojazdu na zgromadzenie nie występuje świadczenie wzajemne.

Usługi gastronomiczne

W interpretacji z 30 lipca 2012 r. (IPTPB3/423-142/12-4/IR) Izba Skarbowa w Łodzi uznała, że świadczone podczas zgromadzenia usługi gastronomiczne (drobny, zwyczajowo przyjęty poczęstunek) noszą znamiona reprezentacji. Oznacza to, że związane z nim wydatki nie są kosztem uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT).

Takie stanowisko budzi pewne wątpliwości. Wcześniej bowiem organy podatkowe wydawały się akceptować takie wydatki jako koszty podatkowe. Wydatki na drobny poczęstunek podczas walnego zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy) są przede wszystkim  związane z zapewnieniem właściwych warunków zgromadzenia i jego sprawnego przeprowadzenia. Natomiast na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie zalicza się do  kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Oznacza to, że wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, gdy ponoszone są w ramach reprezentacji. Według definicji słownikowej pojęcie reprezentacji oznacza okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną („Słownik języka polskiego”,  Wydawnictwo PWN, Warszawa 2002). W świetle zaś orzecznictwa sądowego reprezentacją w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT są niestanowiące reklamy każde działania podatnika-przedsiębiorcy, mające na celu budowanie pozytywnego wizerunku i prestiżu firmy, pokazanie jej z jak najlepszej strony, podejmowane w szczególności w kontaktach oficjalnych i handlowych z kontrahentami lub potencjalnymi kontrahentami (wyrok NSA z 1 czerwca 2012 r. II FSK 2361/10).