Można wskazać przynajmniej kilka powodów, z których wynika większa niż dotychczas aktywność organów podatkowych w zakresie cen transferowych. Są to m.in.
- rosnące doświadczenie organów podatkowych w tej problematyce,
- rozwój polskich przedsiębiorstw oraz nieustanny napływ kapitału zagranicznego, powodujące powstawanie i powiększanie się międzynarodowych korporacji w Polsce oraz większą skalę przepływów między nimi,
- powstawanie nowych polskich grup kapitałowych zarówno o krajowym, jak i międzynarodowym zasięgu,
- naciski ze strony rządu na organy skarbowe na zwiększenie wpływów podatkowych, zwłaszcza w okresie kryzysu zadłużenia, w tym wyznaczanie celów kwotowych dla kontrolujących,
- ogólna tendencja i dążenie do uszczelniania systemu podatkowego.
Jeszcze do niedawna kontrole cen transferowych polegały głównie na przedstawieniu żądania do przedłożenia stosownej dokumentacji w ustawowym terminie 7 dni i często jedynie powierzchownej jej analizie.
Obecnie obserwujemy znaczny wzrost liczby szczegółowych kontroli organów podatkowych w tym zakresie. Co prawda żądanie przedłożenia dokumentacji cen transferowych nadal jest standardową procedurą organów rozpoczynających kontrolę cen transferowych, jednak weryfikacja dokumentacji to już jedynie początek postępowania/kontroli.
Usługi wewnątrzgrupowe
Szczególnym zainteresowaniem organy podatkowe darzą w dalszym ciągu wewnątrzgrupowe usługi niematerialne, tj. usługi zarządcze oraz innego rodzaju usługi doradcze i wsparcia biznesowego.
Jeżeli przedmiotem postępowania/kontroli będą tego typu usługi niematerialne, to z pewnością przedsiębiorstwo może spodziewać się żądania przez kontrolujących przedstawienia dokumentów źródłowych, które potwierdzałyby fakt ich wykonania. Katalog takich dokumentów nie jest niczym ograniczony.
W zasadzie każdy dokument, który potwierdza fakt wykonywania usług oraz korzyści, jakie z nich wynikają, może być przedstawiony organom podatkowym. Do najczęściej wykorzystywanych należą:
7 dni tyle czasu ma przedsiębiorca na dostarczenie dokumentacji cen transferowych na wezwanie kontrolujących
- korespondencja elektroniczna,
- prezentacje ze spotkań,
- delegacje służbowe,
- bilety lotnicze,
- wytyczne i rekomendacje w formie raportów oraz
- ewidencje czasu pracy lub kalendarze.
Niestety, często okazuje się, że dla roku podatkowego, którego dotyczy kontrola/postępowanie (nawet do 6 lat wstecz), niewiele takich dokumentów jest dostępnych, a pracownicy odpowiedzialni za dany obszar zdążyli przejść na emeryturę lub zmienić pracę. Dlatego szczególnie ważne jest gromadzenie i archiwizowanie tego typu dokumentów związanych z usługami wewnątrzgrupowymi.
Pracowniku, uważaj, co mówisz
Jeżeli spółka nie będzie w stanie przedstawić dokumentów źródłowych lub w ocenie organów podatkowych nie będą one wystarczające, możliwe jest przeprowadzenie przez kontrolujących przesłuchań świadków w celu zebrania ich zeznań na temat nabywanych usług wsparcia. Takie przesłuchania dla części pracowników na pewno będą bardzo stresujące, co więcej – mogą nie przynieść rezultatów, jakich oczekiwałby pracodawca.
Ważne jest w tym przypadku, aby nie dopuszczać do nieformalnych rozmów pracowników z kontrolującymi, w trakcie których nierozważne sformułowania mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Kontrolowany powinien upewnić się, że żadne informacje ani dokumenty nie będą przekazywane organom podatkowym przed formalnym żądaniem w tym zakresie, a jedynie odpowiednio przygotowane i w miarę możliwości na piśmie.
Należy też poinformować wszystkich pracowników o toczącym się postępowaniu/kontroli, szczególnie w czasie, kiedy kontrolujący przebywają w siedzibie spółki – czasem nie zdajemy sobie sprawy, w jakich miejscach i w jaki sposób informacje mogą zostać ujawnione. Świadomość, że w spółce są kontrolujący, powinna pomóc w zabezpieczaniu wrażliwych danych i informacji.
Spółka powinna weryfikować – na każdym etapie kontroli podatkowej – czy działania kontrolujących nie naruszają ustawowych ograniczeń kontroli, a także brać aktywny udział w czynnościach dowodowych i w razie potrzeby składać odpowiednie wyjaśnienia. Niezwykle istotne może też okazać się dostarczanie wszystkich dokumentów i informacji w wymaganych terminach.
W szczególności dotyczy to dokumentacji cen transferowych (7 dni od wezwania) oraz dokumentów źródłowych (termin określany jest w trakcie postępowania/kontroli).
Racjonalnie oczekiwane korzyści
Na podstawie zebranych dokumentów i wyjaśnień organy podatkowe będą weryfikowały sam fakt świadczenia usług oraz to, czy korzyści, jakich podatnik może racjonalnie oczekiwać z zakupu tych usług, są współmierne do ponoszonych kosztów. Innymi słowy, czy podmiot nienależący do grupy kapitałowej byłby skłonny nabyć takie same usługi za taką samą cenę.
Jeżeli kontrolujący stwierdzą, że w praktyce usługi nie były świadczone lub że kontrolowana spółka nie mogła racjonalnie oczekiwać korzyści odpowiadających obciążeniom, będą dążyli do wykluczenia całości kosztów nabycia tych usług z kosztów podatkowych, co grozi dodatkowym podatkiem wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę. Dodatkowo odpowiednie konsekwencje wobec spółki i jej pracowników mogą zostać wyciągnięte na podstawie kodeksu karnego skarbowego, kodeksu spółek handlowych, a nawet kodeksu karnego.
Sformułowanie „racjonalnie oczekiwane korzyści” stwarza jednak dość szerokie możliwości interpretacyjne dla podatników. Należy przy tym pamiętać, że musi to być odpowiednio udokumentowane i zaprezentowane. Ze strony spółki ważna jest sama świadomość otrzymywania usług i korzyści, jakie one niosą. Niezwykle przydatne będą tu dokumenty zawierające efekty prac: wytyczne, wskazówki i rekomendacje.
Jeżeli jest taka możliwość, bardzo przydatne mogą być wiarygodne dane liczbowe świadczące o oszczędnościach kosztowych lub dodatkowych przychodach wynikających z nabycia usług niematerialnych będących przedmiotem analizy organów podatkowych.
Metoda kalkulacji
Ponieważ organy podatkowe są bardzo skuteczne w kwestionowaniu samego faktu świadczenia usług i generowanych przez nie korzyści dla spółki, nie dochodzi już do sytuacji, kiedy kwestionowana jest sama metoda kalkulacji wynagrodzenia. Gdy podatnicy są już przygotowani i potrafią udokumentować otrzymane usługi, kontrolujący coraz częściej skupiają się na metodach ustalania wynagrodzenia za udzielane wsparcie.
Dlatego też należy się upewnić, że przyjęta metoda prowadzi do określenia rynkowego poziomu wynagrodzenia oraz że została prawidłowo zastosowana. Ponadto metoda powinna zostać precyzyjnie opisana w dokumentacji cen transferowych, a sama kalkulacja nie może zawierać błędów merytorycznych i matematycznych, gdyż kontrolujący z pewnością zweryfikują jej poprawność.
Komentuje Wojciech Cipielewski, konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC
Komentuje Wojciech Cipielewski, konsultant w dziale prawnopodatkowym PwC
Firmy kupujące usługi niematerialne od podmiotów powiązanych muszą być świadome, że organy podatkowe coraz częściej na takie usługi zwracają uwagę.
Taka świadomość powinna prowadzić do tego, że będą odpowiednio przygotowane na ich wizytę. Niezbędne jest gromadzenie na bieżąco dokumentów potwierdzających świadczenie usług i uzyskiwanie korzyści z nabywanego wsparcia.
Ostatnim warunkiem dobrego przygotowania się do kontroli jest upewnienie się, że wybrana metoda kalkulacji wynagrodzenia jest prawidłowa, a jego wysokość odpowiada warunkom rynkowym i została prawidłowo skalkulowana.
Kiedy kontrolujący już pojawią się w spółce, najgorszym błędem może okazać się samo zlekceważenie tego faktu oraz niedotrzymanie terminów dostarczania wymaganych dokumentów.
