Pracownik naszej firmy w drodze do kontrahenta popełnił wykroczenie drogowe, za co został ukarany mandatem karnym. Czy jeśli firma zapłaci za niego ten mandat, będzie mogła zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów? Czy kwotę opłaconego mandatu trzeba potraktować jak normalny składnik wynagrodzenia za pracę i zapłacić od niego zaliczkę na PIT oraz składki ZUS?
– pyta czytelniczka.
Za wykroczenie drogowe odpowiada jedynie sprawca, którym może być wyłącznie osoba fizyczna, czyli w omawianym przypadku pracownik. Niemniej pracodawca może się zgodzić na poniesienie opłaty karnej za pracownika. W takim wypadku nie zaliczy jej do kosztów firmy.
Po pierwsze brak jest związku przyczynowo- skutkowego pomiędzy tym wydatkiem a uzyskiwanym przez firmę przychodem.
Po drugie na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 18 ustawy o CIT, grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar są wyłączone z kosztów podatkowych. Ponieważ mandat karny za wykroczenie drogowe nałożony przez policję (lub inne uprawnione organy) ma charakter kary orzeczonej w sprawach o wykroczenia, to poniesiony z tego tytułu wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Sfinansowanie przez pracodawcę mandatu karnego nałożonego na pracownika spowoduje, że po stronie tego ostatniego powstanie przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (świadczenie pieniężne ponoszone za pracownika).
Wartość tego przychodu, w kwocie odpowiadającej równowartości mandatu karnego opłaconego za pracownika, pracodawca powinien skumulować z innymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu i od całości obliczyć oraz pobrać zaliczkę na PIT (art. 31 i 32 ustawy o PIT).
Powstanie też obowiązek opłacenia wszystkich składek ZUS i składki na ubezpieczenie zdrowotne, tak jak od „zwykłego” składnika wynagrodzenia ze stosunku pracy.
