Dla firm zatrudniających wiele osób przekazywanie informacji PIT-11 to uciążliwy obowiązek administracyjny. Wysyłanie ich przez Internet może być więc znacznym ułatwieniem. Przypomnijmy, że formularz ten należy przekazać podatnikowi (pracownikowi, zleceniobiorcy) oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na jego miejsce zamieszkania.

Nie ma wątpliwości, że aby przez Internet przekazać PIT-11 fiskusowi, należy w odpowiednim formacie (XML) wysłać go za pośrednictwem przygotowanej przez Ministerstwo Finansów platformy www.e-deklaracje.gov.pl. Niezbędny jest do tego kwalifikowany podpis elektroniczny >patrz tekst na str. 9.

Przepisy nie wskazują jednak wyraźnie, czy za pośrednictwem Internetu można przesłać PIT-11 podatnikowi. A jeśli tak, to jak to zrobić? Nic więc dziwnego, że płatnicy, zanim zdecydują się na takie rozwiązanie, występują z wnioskami o interpretacje.

Firmowy portal

W pismach z 14 listopada 2011 r. (IPPB2/415-755/11-2/MK1 i IPPB2/415-752/11-2/MK1) Izba Skarbowa w Warszawie zgodziła się, że można przekazywać pracownikom PIT-11 za pośrednictwem wewnętrznego portalu firmy. Oba dotyczyły identycznej sytuacji. Już w 2010 spółki przekazały organom podatkowym PIT-11 za pomocą platformy www.e-deklaracje.gov.pl (stosują kwalifikowany podpis elektroniczny).

Za 2011 rok zamierzają przez Internet przesłać formularze PIT-11 pracownikom. Będą one przygotowane przez ten sam system, który generuje PIT-40 oraz PIT-11 składane organom podatkowym. Będą więc zgodne z wzorami określonymi przez ministra finansów i opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Wnioskodawcy zastrzegli, że PIT-11 i PIT-40 zostaną przekazane przez Internet jedynie tym pracownikom, którzy posiadają dostęp do komputera służbowego i wyrażą na to zgodę. Deklaracje będą udostępnione za pośrednictwem indywidualnych kont posiadanych przez pracowników w ramach wewnętrznego portalu spółek (są tam dostępne m.in.: elektroniczne paski płacowe, dane dotyczące wykorzystania urlopów).

Dostęp do konta będzie możliwy po zalogowaniu się przez danego pracownika przy użyciu poufnego hasła. W momencie udostępnienia PIT-40 lub PIT-11 na portalu każdy pracownik zostanie o tym poinformowany e-mailem przesłanym na jego skrzynkę służbową.

Izba skarbowa zgodziła się, że przy zachowaniu takiej procedury płatnik będzie w stanie wykazać dokładną datę przekazania odpowiedniego formularza pracownikowi. Wypełni więc ciążące na nim obowiązki.

Poczta elektroniczna

W odpowiedzi Izby Skarbowej w Warszawie z 21 października 2011 r. (IPPB4/415-653/11-2/MP) wynika, że do przesyłania PIT-11 przez Internet nie jest niezbędny firmowy portal. Wystarczy poczta elektroniczna i zgoda pracownika na przekazanie formularza w ten sposób.

W interpretacji tej czytamy, że „przepisy nakładają na płatników obowiązek przekazania (...) podatnikowi i odpowiedniemu urzędowi skarbowemu – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast zasad przekazywania podatnikom (...) PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi".

Zdaniem izby skarbowej oznacza to, że przekazanie PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że „zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny)".

Jaki podpis

W ten sam sposób w interpretacji z 7 lipca 2011 r. (IBPBII/1/415-388/11/MK) odpowiedziała Izba Skarbowa w Katowicach. Zgodziła się na wysłanie pocztą elektroniczną, przez agencję pracy tymczasowej, wygenerowanej informacji PIT-11 w formacie PDF opatrzonej „podpisem tradycyjnym".

Zaakceptowała także inne rozwiązanie: możliwość umieszczenia takiego pliku na zabezpieczonej platformie internetowej i zapewnienie dostępu do niego pracownikowi po podaniu hasła. W obu wypadkach podatnik musi zgodzić się na taką formę przesłania informacji, a ciężar dowodu, że została ona doręczona, spoczywa na płatniku.

Płatnik musi mieć dowód doręczenia

W wyroku z 22 października 2010 r. (I SA/Po 486/10) Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wskazał, że nie ma przeszkód by uznać, że „przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem że zachowano wzór deklaracji. (...) opatrzenie wiadomości bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została sporządzona przez upoważniony podmiot.

Jednocześnie podkreślić należy, że płatnika będzie obciążało udowodnienie doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje".