Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 10 listopada 2011 (IPPB5/423-895/11-3/RS).
Podatnik pytał, czy wydatki, jakie ponoszą jego przedstawiciele handlowi na spotkania z potencjalnymi odbiorcami w restauracjach, mogą być uznane za koszty podatkowe. Jego zdaniem powinny. Podatnik argumentował, że spotkania muszą nierzadko odbywać się w restauracjach, bo nie ma on w poszczególnych miejscowościach dostępnego biura czy lokalu.
Natomiast przedmiotem spotkań będą rozmowy biznesowe dotyczące zarówno produktów, jak i przyszłych zamówień oraz bieżącej i przyszłej współpracy z odbiorcą. Dodatkowo, w celu kontroli nad wydatkami przedstawicieli handlowych, podatnik wprowadził limit wyznaczający górną granicę wydatków na spotkania organizowane w restauracjach. Przedstawiciele handlowi muszą też raportować szczegółowo, jakiego spotkania dane wydatki dotyczyły, z kim się spotykali i w sprawie jakiego produktu.
Izba uznała to stanowisko za nieprawidłowe. Jej zdaniem spotkania z kontrahentami w restauracjach powinny być kwalifikowane jako koszty reprezentacji i, jako takie, wyłączone z kalkulacji podatkowej.
Izba zwróciła uwagę, że spotkania mogłyby się odbywać nie w restauracjach, ale w siedzibie kontrahenta, gdzie „w zaciszu biura łatwiej będzie ustalić szczegóły współpracy”. Podkreśliła także, że choć zaproszenie kontrahenta do restauracji nie nosi cech okazałości czy wystawności i brak jest tu wysokiego standardu, nadal taki wydatek ma cechy reprezentacji.
Anna Zieniewicz
Komentuje Anna Zieniewicz, starsza konsultantka w Dziale Prawnopodatkowym PwC
Omawiana interpretacja dotyka problemu, który jest częstym przedmiotem rozstrzygnięć władz skarbowych. Przedsiębiorcy nie raz stają przed problemem kwalifikacji wydatków ponoszonych na spotkania z klientami czy kontrahentami, organizowane poza siedzibą firmy.
Powstaje pytanie, czy mamy tu do czynienia z wydatkami o charakterze reprezentacji, czy są to zwykłe wydatki biznesowe ponoszone w toku prowadzenia normalnej działalności gospodarczej.
w art. 16 ust. 1 pkt 28 określa, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kosztów reprezentacji, a w szczególności kosztów poniesionych na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności i napojów, w tym napojów alkoholowych. Niestety, ustawa nie zawiera definicji reprezentacji, stąd konieczność szukania takiej definicji w orzeczeniach sądów i doktrynie.
Wydaje się, że powszechnie już przyjmowanym znaczeniem słowa reprezentacja jest okazałość, wytworność i kształtowanie oraz utrwalanie korzystnego wizerunku firmy. I to właśnie na tym tle powstała rozbieżność pomiędzy stanowiskiem podatnika a izby skarbowej, obie strony inaczej interpretowały znaczenie słowa reprezentacja w stosunku do wydatków na spotkania z kontrahentami poza siedzibą spółki.
Podatnik podnosił, że nie mogą być one traktowane jako wydatki reprezentacyjne, bo celem spotkania nie jest budowanie pozytywnego wizerunku firmy, ale jest to jedyna alternatywa do organizacji spotkania wobec braku siedziby firmy w miejscowości, gdzie się ono odbywa. Z kolei izba podniosła, że już sama organizacja spotkania w restauracji przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku podatnika, a przy okazji sprawia, że atmosfera spotkania ułatwia zawarcie umowy lub kontraktu.
Ten przykład pokazuje, jak trudno jest podatnikom przekonać władze skarbowe, że wydatki związane ze spotkaniami z kontrahentami to koszty podatkowe. Wydawałoby się, że to cel, a nie miejsce, spotkania powinien mieć wpływ na podatkową kwalifikację wydatku. Niestety, podejście organów podatkowych do wydatków na spotkania z kontrahentami i klientami poza siedzibą firmy jest negatywne i dość jednolite.
