Karty żywnościowe zamiast bonów na stołówkę

• Szef zastanawia się nad zamówieniem dla pracowników kart żywieniowych. Na ich podstawie nasi pracownicy mieliby stołować się na koszt firmy. Ma to być suplement premii czy nagród pieniężnych.

Jak uregulować kwestię przyznawania takich kart w wewnętrznych przepisach? Czy będą one oskładkowane i opodatkowane?

– pyta czytelniczka.

W czasach plastikowych kart zastępujących pieniądz firmy również zaczynają sięgać po taką formę świadczeń parapłacowych dla swoich pracowników. Ostatnio modne są karty podarunkowe, przepłacone czy żywieniowe, które wyglądają jak zwykłe karty płatnicze, ale uprawniają do nabywania – w przypadku tych ostatnich – wyłącznie wyrobów gastronomicznych. Innymi słowy posiadacz karty może zjeść posiłek i zapłacić rachunek kartą. W razie wyczerpania limitu kartę można doładować.

Karta żywieniowa może być atrakcyjnym świadczeniem motywacyjnym dla pracownika. Jest wygodna i zaspokaja podstawowe potrzeby związane w odżywianiem. Można jej używać w wielu miejscach, gdzie serwuje się dania zarówno w czasie przerwy w pracy, jak i poza godzinami.

Zaletą jest również szeroka gama punktów, w których można kartę zrealizować. Są to np. restauracje, bary, kantyny, pizzerie, gdzie pracownik może zjeść obiad czy lunch. Równie dobrze mogą to też być piekarnie, cukiernie czy sklepy spożywcze, w których zatrudniony kupi produkty, np. na kanapkę czy przekąskę.

Jeżeli karty mają na stałe wejść do polityki kadrowej danej firmy jako element płacowy, zasady ich funkcjonowania powinny być uregulowane w wewnętrznych aktach stanowiących przepisy prawa pracy – układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w samych umowach o pracę, jeżeli pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu i nie ma układu.

Pracodawca sam określa w nich, kiedy karta będzie wydana (np. warunki, jakie pracownik musi spełnić, żeby kartę otrzymać), kiedy odebrana, ile przysługuje doładowań i na jaką kwotę. Im bardziej przejrzyste będą reguły przyznawania kart i zasady korzystania z nich, tym łatwiej ustalić, czy świadczenie ma charakter roszczeniowy, czy wartość karty wchodzi do podstawy wymiaru różnych pracowniczych należności, np. chorobowych czy urlopowych.

Z kolei karty jako narzędzie w działalności socjalnej pracodawcy powinny się znaleźć w regulaminie zfśs jako forma ulgowego świadczenia. Oczywiście wchodzi wtedy w grę przyznawanie kart według kryteriów socjalnych.

Jak ze składkami

Niewątpliwie karta żywieniowa jest przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Warto więc rozpatrzyć kwestię jej opodatkowania i  oskładkowania.

Podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych nie stanowi m.in. wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł, a bez limitu – gdy są to posiłki zapewnione w ramach obowiązków bhp (§ 2 ust. 1 pkt 6 i 11 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 w  sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.). Jednak nie jest oczywiste zastosowanie tego zwolnienia do  kart żywieniowych.

Firmy zajmujące się dystrybucją kart ogłaszają, że karty są zwolnione ze składek do kwoty 190 zł.

Nie jest to do końca prawdziwa informacja. Zgodnie bowiem z treścią pisma Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 19 listopada 2004 (DUS-400-169-WB/04) „posiłki, o których mowa w tym przepisie, obejmują nie tylko gotowe posiłki, ale też przekazane pracownikom bony żywieniowe, o ile są one realizowane w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych i stołówkach. Nie podlegają natomiast zwolnieniu ze składek na mocy powołanego przepisu bony żywieniowe, które mogą być realizowane w sieciach handlowych”.

Resort pisze co prawda o  bonach, ale można odnieść to stanowisko również do kart. To by oznaczało, że wolne od składek są tylko karty, które uprawniają do  gotowych posiłków, a nie do zakupu artykułów spożywczych w sklepach do samodzielnego przyrządzenia posiłku. Oczywiście wolne od składek na ZUS pozostają karty sfinansowane z zfśs (pod warunkiem ich przyznania zgodnie z kryteriami socjalnymi).

Lepiej pobrać PIT

W przypadku podatku dochodowego sprawa jest bardziej skomplikowana. Dlatego że nie ma tu analogicznego jak w składkach na ZUS przepisu zwalniającego posiłki z podatku dochodowego.

Mamy zwolnienie dla wartości otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w sytuacji gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).

Jednak dotyczy ono świadczeń dla pracowników wykonujących pracę w warunkach szczególnie uciążliwych, którym przysługują nieodpłatnie posiłki i napoje profilaktyczne. Posiłki i napoje muszą odpowiadać określonym normom w zakresie kaloryczności i temperatury. Mówi o tym rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (DzU nr 60, poz. 279).

Zgodnie z § 2 ust. 2 tego aktu wykonawczego do kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydawania posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych, może zapewnić w czasie pracy:

• korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych,

• przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują wydawania pracownikom kuponów czy innych znaków żywieniowych do zrealizowania w ogólnie dostępnej sieci sklepów spożywczych na terenie miasta, za które można nabyć każdy produkt spożywczy. Trudno więc zastosować powołane zwolnienie do kart, które uprawniają do różnego rodzaju posiłków, w tym do zakupu artykułów spożywczych w ogólnie dostępnych sieciach.

W przypadku gdy nie można ustalić, co jest w ramach kart nabywane, i tym samym nie wiadomo, czy uprawniają one w rzeczywistości do nabycia posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych o charakterze profilaktycznym spełniających normy bhp, karty żywieniowe nie będą spełniały warunków do  zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT.