W takiej sytuacji wpłatę należy ująć w kasie fiskalnej w dniu, w którym podatnik się o niej dowiedział. Następnie trzeba kwotę obrotu i podatku wynikającą z paragonu zaksięgować w rejestrze sprzedaży za sierpień.

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Jednocześnie art. 19 ust. 11 ustawy o VAT mówi, że jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Oznacza to, że zaliczki powinny być ujmowane w kasie fiskalnej w dniu zapłaty. Zdarza się jednak, że nie jest to możliwe. Sytuacją taką zajmowała się Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 9 sierpnia 2011 (IPTPP2/443-132/11-3/PM).

Z pytaniem zwróciła się agencja ochrony. Wskazała ona, że ze względów technicznych nie udaje się jej terminowo ewidencjonować zaliczki. Na przełomie miesięcy powoduje to problemy.

Chodzi np. o sytuację, gdy zaliczkę wpłacono 31 maja, ale wnioskodawca dowiedział się o tym 2 czerwca. Wtedy obowiązek podatkowy powstaje w maju, a odpowiednią kwotę można ująć w kasie fiskalnej dopiero w czerwcu.

Izba skarbowa zgodziła się z podatnikiem, że zaliczkę należy zewidencjonować w kasie w dniu, w którym podatnik otrzymał informację z banku o jej wpływie na konto (konstrukcja kasy nie pozwala wystawić paragonu z wcześniejszą datą).

Izba podkreśliła jednak, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że obrót i podatek należny musi być wykazany w deklaracji za okres rozliczeniowy, kiedy nastąpiła wpłata.

W tym wypadku wynika to z art. 19 ust. 13 pkt 4 ustawy o VAT. Wskazuje on, że obowiązek podatkowy z tytułu usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze.

Izba zgodziła się z podatnikiem, że aby to zapewnić, należy dodać odpowiednią kwotę do raportu okresowego miesiąca, w którym płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) wraz z jednoczesnym pomniejszeniem o te wartości danych wynikających z raportu za miesiąc, w którym pozyskane zostały informacje o wpływie pieniędzy.

Taki sposób postępowania zaakceptowały również Izba Skarbowa w Katowicach w odpowiedzi z 28 lutego 2011 (IBPP4/443-1917/10/EJ) oraz Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 8 września 2009 (ITPP1/443-597/09/DM).