Ewidencja VAT: Papierowe paragony przechowujemy krócej

Niektórzy znów nabrali wątpliwości, czy skrócony dwuletni termin przechowywania dotyczy także dokumentów wystawionych przed wejściem w życie stosownych przepisów. Niepotrzebnie.

Przypomnijmy, że możliwość przechowywania kopii papierowych dokumentów kasowych tylko przez dwa lata została pierwszy raz wprowadzona na mocy rozporządzenia z 28 listopada 2008 w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (DzU nr 212, poz. 1338 ze zm.), i miała dotyczyć tylko sprzedaży dokonanej do 31 grudnia 2011. Tak wynikało z § 19 rozporządzenia.

Ustawodawca przedłużył

Ten cenzus czasowy ustawodawca przedłużył w rozporządzeniu z 24 czerwca 2011 (DzU nr 140, poz. 818), stanowiąc, że „kopie dokumentów kasowych sporządzanych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012 r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres 2 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż”.

Przepis ten wszedł w życie po upływie 14 dni od dnia jego ogłoszenia, czyli obowiązuje od 22 lipca 2011. Czy oznacza to, że dotyczy wyłącznie paragonów wystawionych od tej daty?

Obowiązuje nowe prawo

Absolutnie nie. Jak wskazuje Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy w KNDP Kolibski Nikończyk Dec & Partnerzy, skoro rozporządzenie nie przewiduje przepisów przejściowych, a odnosi się do paragonów „potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012”, to obejmuje zarówno paragony wystawione przed jego wejściem w życie, jak i po (pod warunkiem że dokumentują sprzedaż wykonaną najpóźniej do końca 2012 r.).

Mimo różnych regulacji prawnych odnoszących się w  ostatnich latach do okresu przechowywania paragonów należy uznać, że decyduje o nim prawo obecne.

Wszelkie paragony papierowe wystawione dla udokumentowania sprzedaży dokonanej do końca 2012 r. powinny być przechowywane dwa lata, licząc od końca roku, w którym zostały wydane. Po upływie dwóch lat podatnik może je zniszczyć, chyba że termin przechowywania (przed upływem owego dwuletniego okresu) znów zostanie wydłużony.

– Nie widzę podstaw, by ograniczać zakres stosowania tej normy tylko do paragonów wystawionych po dniu wejścia w życie tej zmiany. Wymagałoby to wyraźnego przepisu przejściowego ograniczającego zastosowanie tej zasady tylko do paragonów wystawianych po wejściu w życie rozporządzenia – konkluduje nasz ekspert.

Fiskus potwierdza

Dodajmy, że prawidłowość takiego rozumowania potwierdzają też interpretacje organów podatkowych wydawane po wejściu w życie rozporządzenia z 28 listopada 2008, które zaczęło obowiązywać od 1 grudnia.

Przedsiębiorcy pytali wówczas, czy dwuletni okres przechowywania dotyczy też rolek kasowych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed tą datą. Fiskus odpowiadał twierdząco (zob. np. interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 lutego 2010, IPPP1-443-1338/09-2/JB).

Także Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie redakcji potwierdziło, że nowy przepis, będąc kontynuacją wcześniejszego rozwiązania, dotyczy wszystkich paragonów.

Dokumenty elektroniczne i faktury trzymamy dłużej

Warto pamiętać, że skrócony okres przechowywania dotyczy tylko kopii paragonów sporządzanych na nośniku papierowym. Z preferencji nie mogą więc korzystać firmy przechowujące paragony elektronicznie.

Nie dotyczy też ona faktur emitowanych przez kasy rejestrujące. Należy je trzymać na wypadek kontroli aż do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (czyli zasadniczo przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Wskazuje na to § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, odsyłający w tej kwestii do ordynacji podatkowej

Czytaj również:

Kopię paragonu trzymamy tylko przez dwa lata