Bon socjalny na wychowawczym bez składek ZUS, z podatkiem

- Spółka przekazała pracownicy przebywającej od roku na urlopie wychowawczym bon towarowy o wartości 450 zł ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Nie naliczyłam od niego składek i podatku dochodowego. Talon uznałam za przychód z innych źródeł i w związku z tym po zakończeniu roku wystawię PIT-8C. Koleżanka powiedziała, że źle zrobiłam. Czy ma rację? – pyta czytelniczka. – Dodam, że pracownica ma miejsce zamieszkania w Polsce, a w tym miesiącu otrzymała od spółki jedynie talon.

Nie ma nic dziwnego w tym, że bony towarowe dostają ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs) również zatrudnieni pozostający na urlopach wychowawczych. Mają oni takie samo prawo ubiegania się o świadczenia socjalne, jak pozostali pracownicy, a gdyby zostali tego pozbawieni, byłby to przejaw dyskryminacji.

Muszą zatem spełnić kryteria socjalne, czyli znaleźć się w sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uzasadniającej przyznanie im takiego wsparcia (art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Najczęściej stosowane przez firmy warunki udzielenia pomocy socjalnej to dochód przypadający na członka rodziny, liczba dzieci pozostających na  utrzymaniu zainteresowanego czy przewlekła choroba wymagająca kosztownego leczenia.

To przychód ze stosunku pracy

Niektórzy płatnicy kwalifikują świadczenia wypłacane z zfśs osobom korzystającym z urlopu wychowawczego do przychodów z innych źródeł, ponieważ w trakcie tego urlopu stosunek pracy pozostaje niejako w zawieszeniu.

Nie pobierają zatem od niego zaliczki, uiszczają zatrudnionemu pełną kwotę świadczenia, a po zakończeniu roku wystawiają PIT-8C. Powołują się przy tym na art. 20 ust. 1 i art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 o  podatku dochodowym od  osób fizycznych (DzU z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm., dalej ustawa o PIT).

Jednak organy podatkowe kwestionują te praktyki, stanowczo zaliczając tego typu profity do przychodów ze stosunku pracy.

„Decydującym warunkiem zakwalifikowania określonego przychodu do  przychodów ze stosunku pracy jest osiągnięcie przychodu z tytułu istniejącego stosunku pracy. Natomiast nie ma przy tym znaczenia faktyczne świadczenie pracy” – czytamy w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 czerwca 2010 (IBPBII/1/ 415-251/10/BD).

Zdaniem fiskusa przychody ze stosunku pracy stanowią właściwie wszystkie wypłaty pochodzące od pracodawcy niezależnie od źródła ich finansowania, a ustawa o PIT nie różnicuje pracowników na czynnych i zawieszonych, np. przebywających na urlopie wychowawczym.

Skoro tak, to bon towarowy dla kobiety pozostającej na takim urlopie należy do przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ustawy o PIT).

Pobieramy od niego zatem zaliczkę podatkową według skali. Wprawdzie ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla świadczeń rzeczowych i pieniężnych ze środków zfśs do kwoty 380 zł rocznie na jednego pracownika, ale nie obejmuje ono talonów.

Naliczając zaliczkę na podatek dochodowy od takiego świadczenia, stosujemy zryczałtowane koszty uzyskania przychodu (KUP): zwykłe 111,25 zł lub podwyższone 139,06 zł. Obniżamy ją o miesięczną kwotę zmniejszającą podatek (46,33 zł), jeśli pracownica złożyła PIT-2.

Powinna to uczynić przed  pierwszą wypłatą w danym roku lub wcześniejszych latach kalendarzowych, deklarując nieosiąganie pewnych kategorii przychodów (m.in. z pozarolniczej działalności gospodarczej i z najmu) i upoważniając ten właśnie zakład do stosowania ulgi podatkowej.

Oświadczenia nie musi ponawiać co roku, jeśli się w nim nic nie zmieniło (art. 32 ust. 3 i 3a ustawy o PIT).

Druki do wypełnienia

Tak ustaloną zaliczkę musimy przekazać na konto urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu wręczenia pracownicy bonu. W ciągu roku tego odprowadzenia nie odnotowujemy w żadnym PIT.

Po zakończeniu roku kalendarzowego wystawiamy informację PIT-11 i do końca lutego 2012 r. wysyłamy do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania zatrudnionej i do niej samej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy do 10 stycznia 2012 złożyła ona wniosek o dokonanie za nią rocznego rozliczenia PIT-40; wtedy nie przekazujemy jej PIT-11.

Zapłaconą zaliczkę wykazujemy też w zbiorczej deklaracji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w poprzednim roku kalendarzowym

PIT-4R, którą do 31 stycznia 2012 wysyłamy do urzędu właściwego dla miejsca zamieszkania, siedziby lub prowadzenia działalności przez płatnika.

Nic na ubezpieczenia

Od wartości bonu do supermarketu dla podwładnej na urlopie wychowawczym nie pobieramy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Świadczenia socjalne z zfśs są bowiem z nich zwolnione w pełnej wysokości i bez względu na ich formę (pieniężne, rzeczowe, usługa).

Potwierdza to § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Ważne, by źródłem ich wypłaty był zfśs i zostały prawidłowo przyznane, tzn. z zastosowaniem kryterium socjalnego. Przypomnijmy, że ZUS ma prawo podważać świadczenia uiszczane ze środków zfśs po równo pracownikom jako niepochodzące z tego funduszu (wyrok Sądu Najwyższego z  16  września  2009, I UK  121/09).

Trochę teorii, trochę praktyki

- Jeśli chcemy przekazać zleceniobiorcy świadczenie rzeczowe, najpierw musi on nam wpłacić z własnej kieszeni kwotę zaliczki na podatek dochodowy, a dopiero potem dajemy mu świadczenie (art. 41 ust. 7 ustawy o PIT).

Takie rozwiązanie nie obowiązuje w przypadku pracowników. Jednak organy podatkowe pozwalają je stosować, gdy świadczenie w naturze udostępniamy osobie korzystającej z urlopu wychowawczego (cytowana interpretacja podatkowa z 14 czerwca 2010).

Inaczej nie pozostaje nam nic innego, jak samemu pokryć zaliczkę z pieniędzy firmy. Nie jest to jednak idealne wyjście, bowiem taki wydatek też stanowi przychód ze stosunku pracy, który trzeba opodatkować i oskładkować.

- Jeśli w danym miesiącu daliśmy pracownikowi na urlopie wychowawczym tylko talon towarowy z zfśs, przy naliczaniu zaliczki stosujemy pracownicze KUP, mimo że zatrudnionego nie było w pracy w tym miesiącu ani jednego dnia. Stosujemy również ewentualną miesięczną kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek dochodowy. Nie pobieramy składek.

- Gdy w jednym miesiącu oprócz bonu z zfśs przekazujemy pracownikowi przebywającemu na urlopie wychowawczym jeszcze np. premię za czas wcześniej przepracowany, obie wypłaty kwalifikujemy do przychodów ze stosunku pracy.

Stosujemy pojedyncze pracownicze KUP i ewentualnie jedną miesięczną kwotę zmniejszającą zaliczkę na podatek dochodowy, mimo że w tym miesiącu nie przepracował ani jednego dnia. Od premii naliczamy składki, a od talonu nie.

Możemy zatem przejść do rozliczenia bonu na liście płac. Przyjmujemy, że pracownica z pytania dostała od pracodawcy bon do supermarketu o wartości 450 zł w marcu 2011. Ma prawo do podstawowych KUP i złożyła PIT-2. W marcu br. nie otrzyma innych przychodów ze stosunku pracy.

Rozliczenie bonu sfinansowanego z zfśs

Przychód

450 zł brutto