Kiedy koszt można udokumentować dowodem wewnętrznym

Przypadki, kiedy jest to możliwe, określają przepisy.

W zależności od rodzaju prowadzonej ewidencji będzie to albo [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr152poz1223.asp]ustawa o rachunkowości[/link] (dopuszcza stosowanie dowodów zastępczych), albo [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Rozporzadzenia/2003/DU2003Nr152poz1475.asp]rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.)[/link], które pozwalają dokumentować niektóre wydatki za pomocą dowodów wewnętrznych.

Są to dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.

Powinny one określać: przy zakupie – nazwę towaru i ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

[srodtytul]Trzeba zajrzeć do rozporządzenia[/srodtytul]

Sytuacje, kiedy można je wystawić, określa szczegółowo § 14 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia. Dotyczy to:

- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0); (uwaga, umieszczone oznaczenie ex wskazuje, że zakres wymienionych wyrobów jest węższy niż określony w podanym grupowaniu Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług);

- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

- opłat sądowych i notarialnych;

- wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu;

- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

[srodtytul]Jak dokumentujemy podróże służbowe[/srodtytul]

Dowody wewnętrzne dokumentujące to ostatnie zdarzenie gospodarcze powinny zawierać co najmniej: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Warto przy tym zaznaczyć, że w księdze przychodów i rozchodów zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej.

Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety i wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

[srodtytul]Co wynika z ustawy[/srodtytul]

Ustawa o rachunkowości mówi, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (tzw. dowody źródłowe):

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Przy czym w myśl art. 20 ust. 4 ustawy w razie uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

[srodtytul]Z produktami rolnymi mogą być kłopoty[/srodtytul]

W praktyce podatnicy mają jednak problemy z dokumentowaniem niektórych wydatków. Przykładem są zakupy produktów rolnych. Takie transakcje powinna dokumentować faktura VAT RR. Rolnicy nie zawsze jednak chcą podawać swoje dane. Co wtedy ma zrobić podatnik?

Gdy prowadzi księgi rachunkowe, nie wystawi dowodu zastępczego. Potwierdza to m.in.[b] interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 12 kwietnia 2010 r. (IPPB1/415-123/10-2/EC). [/b]

Spółka jawna pytała, czy w takich szczególnych przypadkach może dokumentować zakupy bydła i trzody chlewnej za pomocą księgowych dowodów zastępczych? Izba stwierdziła, że nie. To dlatego że „możliwość wystawienia dowodów zastępczych może wyłącznie dotyczyć zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, niedokumentujących operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Co więcej, dowody powyższe winny zostać sporządzone przez osoby dokonujące operacji, których dotyczą, a więc muszą zawierać dane identyfikujące obie strony transakcji.

Natomiast dowody wewnętrzne dokumentujące zakupy od rolników nieryczałtowych i emerytów, którzy nie udostępniają swoich danych osobowych, nie będą stanowiły dowodów księgowych dokumentujących poniesienie wydatku, bowiem nie spełniają wszelkich niezbędnych wymagań określonych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, czyli nie zawierają danych – określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, pozwalających zaliczyć dany dokument jako dowód księgowy”.

Inaczej będzie w wypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Mogą ująć koszt na podstawie dowodu wewnętrznego. Pozwala na to rozporządzenie. Potwierdzają to również liczne interpretacje organów podatkowych, m.in. [b]Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 marca 2010 r. (ITPB1/415-983/09/HD)[/b], w której czytamy: „ma pan prawo dokumentowania zakupu towarów od producentów krajowych na podstawie dowodów wewnętrznych (zawierających niezbędne, określone w ww. rozporządzeniu, dane), które z kolei mogą stanowić podstawę zapisu kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.