W sytuacji gdy dojdzie do sporu z fiskusem, księgi podatkowe mają szczególne znaczenie dla przedsiębiorcy. To dlatego, że p[b]rowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów.[/b] Tak stanowi art. 193 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=582ECDA0581859658EA2BD1E83B507D8?id=176376]ordynacji podatkowej[/link].

Kolejny paragraf tego przepisu wskazuje, że księgi uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Paragraf 3 mówi natomiast, że księgi są niewadliwe, jeśli prowadzone były zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.

[b]Organy podatkowe mogą nie uznać za dowód ksiąg, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. Jednak nie zawsze.[/b] Organ podatkowy nie może pominąć ksiąg, które prowadzone są w sposób wadliwy, jeżeli nieprawidłowości nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

[srodtytul]Konieczny protokół[/srodtytul]

Zgodnie z art. 193 § 6 ordynacji podatkowej, jeżeli organ podatkowy stwierdzi, że księgi podatkowe są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy, to w protokole badania ksiąg określa, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ich za dowód. Jego odpis doręcza stronie, która w ciągu 14 dni może wnieść zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając jednocześnie dowody, które umożliwią organowi podatkowemu prawidłowe określenie podstawy opodatkowania.

Przedstawiciele fiskusa nie zawsze wywiązują się z tych obowiązków. Jeśli tego nie zrobią, to pojawia się pytanie o skutki takiego zaniedbania. Problemem tym zajmował się [b]Naczelny Sąd Administracyjny, m.in. w wyroku z 6 maja 2009 r. (I FSK 259/2008)[/b].

Podzielił pogląd sądu I instancji, że zarzut dokonania zapisów księgowych niezgodnych z rzeczywistością powinien zostać poprzedzony sporządzeniem protokołu z badania tych ksiąg. Nie zgodził się jednak, że uchybienie temu obowiązkowi musi być w każdym przypadku kwalifikowane jako naruszenie, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. To powinno być każdorazowo badane przez sąd.

[srodtytul]Przyczyny nierzetelności nie są istotne[/srodtytul]

Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że podatnik nie może się tłumaczyć, iż przyczyny nierzetelności ksiąg nie są przez niego zawinione. Sądy uznają, że nierzetelność ksiąg podatkowych jest kategorią obiektywną i nie zależy od sposobu czy stopnia przyczynienia się do niej przez podatnika.

Dla oceny nierzetelności księgi nie mają zatem znaczenia czynniki subiektywne, towarzyszące dokonywaniu w niej zapisów, a księga, w której nie dokonano zapisu w celu ukrycia osiągniętego przychodu czy też dokonanej czynności, jak też księga, w której przez pomyłkę dokonano błędnego zapisu, zostaje uznana za nierzetelną [b](np. wyrok NSA z 21 marca 2000 r., III SA 1627/99, lub orzeczenie WSA w Łodzi z 11 maja 2010 r., I SA/Łd 260/10)[/b]

[srodtytul]Odrębne kryteria[/srodtytul]

Warto zwrócić uwagę, że [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=77E5768C6BAA5E8EF1D6298FC0133609?id=170518]rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)[/link] zawiera własne regulacje, które pozwalają uznać ewidencję za rzetelną, mimo że zawarte w niej zapisy nie w pełni odzwierciedlają stan rzeczywisty. To dlatego, że w myśl § 11 ust. 4 tego rozporządzenia księgę uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy:

- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik ma odpowiednie dowody księgowe.

Zasady te stosuje się odpowiednio, jeśli kontrola stwierdzi brak zapisów lub błędy dotyczące kosztów uzyskania przychodu.

[srodtytul]Pełna rachunkowość wymaga sprawdzalności[/srodtytul]

Odpowiednie regulacje wprowadzono także do ustawy o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 24[b] księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.[/b] Podobnie jak w innych ustawach księgi uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Warunek bezbłędnego prowadzenia ksiąg jest spełniony, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

[b]Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów[/b], stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

- udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

- zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

- w sytuacji prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

- zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

[ramka][b]Jak korygować pomyłki[/b]

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania lub

- wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów (zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym).[/ramka]

[ramka][b]Co to są księgi podatkowe[/b]

Ordynacja podatkowa zawiera własną definicję ksiąg podatkowych. Zgodnie z art. 3 pkt 4 są to: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.[/ramka]