Firmy najczęściej ewidencjonują koszty na podstawie faktur lub rachunków otrzymywanych od kontrahentów. Nie zawsze jednak możliwe jest ich otrzymanie. Wtedy warto pamiętać, że w pewnych sytuacjach przepisy pozwalają ujmować do celów podatkowych koszty na podstawie dowodów wewnętrznych. Kiedy jest to możliwe? Zależy to od rodzaju prowadzonej ewidencji.

[srodtytul]Księgi rachunkowe[/srodtytul]

Zgodnie z art. 20 ust. 4 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawy o rachunkowości[/link] [b]w razie braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych,[/b] sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

[srodtytul]Książka przychodów i rozchodów[/srodtytul]

Inaczej problem ten reguluje [b][link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3D212402A500A3C51E60D93C975F034C?id=170518]rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.)[/link][/b].

Jego § 14 ust. 1 stanowi, że w celu udokumentowania zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków) mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.

Są to tzw. dowody wewnętrzne. Przy zakupie muszą one określać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W innych wypadkach trzeba podać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Ustęp 2 tego przepisu mówi, że dowody te mogą być wystawione tylko we wskazanych w nim sytuacjach.

[ramka][b]Tylko niektóre transakcje[/b]

[b]Dowody wewnętrzne wystawione przez firmę prowadzącą księgę przychodów i rozchodów mogą dotyczyć wyłącznie:[/b]

- zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt,

- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43),

- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika,

- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych,

- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,

- zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych,

- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą (podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele),

- opłat sądowych i notarialnych,

- wydatków związanych z parkowaniem samochodu (podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).[/ramka]

Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Musi z nich wynikać: ilość, cena jednostkowa oraz wartość zakupów. [b]Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. [/b]

Na takich samych zasadach można dokumentować wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów (mogą one być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi).

[srodtytul]Produkty rolne[/srodtytul]

Najwięcej pytań podatników dotyczy możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupów produktów rolnych. Co do zasady transakcje te powinny być dokumentowane fakturą VAT-RR. Wystawia ją nabywca towaru w imieniu rolników ryczałtowych. Kłopot polega na tym, że rolnicy ci nie zawsze chcą podawać swoje dane. Poza tym preferują zapłatę gotówką, a nie na konto bankowe.

Czy w takiej sytuacji nabywca może udokumentować zakup dowodem wewnętrznym?

Okazuje się, że odpowiedź na to pytanie zależy od rodzaju prowadzonej ewidencji. Firma rozliczająca się na podstawie księgi przychodów i rozchodów ma prawo w ten sposób ująć koszt (wyraźnie pozwala na to rozporządzenie ministra finansów). Inaczej jest, gdy prowadzi pełną księgowość. To dlatego, że [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawa o rachunkowości[/link] zakazuje wystawiania dowodów zastępczych dokumentujących operacje, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT.

[srodtytul]Towary używane[/srodtytul]

Wnioski o interpretację dotyczą także możliwości dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupów towarów używanych. Przykładem jest pismo [b]Izby Skarbowej w Warszawie z 2 stycznia 2009 r. (IPPB1/415-1205/08-2/AM). [/b]

Z pytaniem zwrócił się przedsiębiorca, który w ramach firmy handluje używanymi meblami, przedmiotami dekoracyjnymi i codziennego użytku. Zakupy ujmuje w księdze przychodów i rozchodów, na podstawie umów. Chciałby jednak zakupy od ludności księgować na podstawie dowodu wewnętrznego.

Zdaniem wnioskodawcy jest to możliwe. To dlatego, że z załącznika nr 1 do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=161812]ustawy z 27 kwietnia 2001 r. o odpadach (DzU nr 62, poz. 628)[/link] wynika, iż jedną z kategorii odpadów (Q 14) są substancje lub przedmioty, dla których posiadacz nie znajduje już dalszego zastosowania. Tymczasem z rozporządzenia ministra finansów wynika, że zakup odpadów poużytkowych można dokumentować w sposób uproszczony.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Jej zdaniem używane meble, wyroby dekoracyjne i codziennego użytku nie spełniają definicji odpadu poużytkowego.

Z innych odpowiedzi wynika natomiast, że są nimi uszkodzone palety i inne opakowania drewniane (nawet jeśli nadają się do naprawy).

Z kolei z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2008 r. (IBPB1/415-326/08/RM)[/b] wynika, że dowodów wewnętrznych nie może stosować firma zajmująca się skupem i sprzedażą używanych podręczników. Nie przekonały jej argumenty, że zawieranie umowy z każdym sprzedającym jest bardzo kłopotliwe.

Izba wskazała, że [b]rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera zamknięty katalog dokumentów, które są podstawą do ujęcia wydatków.[/b] Nie przewidziano w nim zakupu rzeczy używanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.