Wynagrodzenia pracowników i składki ZUS można rozliczyć memoriałowo

Od 1 stycznia 2005 do 31 grudnia 2008 r. koszty te były rozliczane za zasadzie kasowej. Zatem moment zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów przypadał na datę faktycznej wypłaty wynagrodzenia pracownikom/zapłaty składek do ZUS.

Od 1 stycznia 2009 r., na skutek nowelizacji przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link], możliwe stało się ich rozliczanie według zasady memoriałowej.

[srodtytul]Koszty wynagrodzeń[/srodtytul]

Należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] (m.in. wynagrodzenia ze stosunku pracy lub pracy nakładczej), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy są kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Ten przepis daje pracodawcom możliwość rozliczenia kosztów z tytułu wynagrodzeń metodą memoriałową. Jednak pod pewnymi warunkami.

[srodtytul]Trzeba dotrzymać terminu[/srodtytul]

Przejście z metody kasowej na memoriałową jest zazwyczaj postrzegane przez przedsiębiorstwa jako korzystne, ponieważ pozwala na zwiększenie kosztów danego miesiąca z możliwością przesunięcia w czasie momentu faktycznej wypłaty środków.

Dlatego, aby przeciwdziałać nadużyciom polegającym na finansowaniu wydatków przedsiębiorstwa ze środków przeznaczonych na wynagrodzenia dla pracowników, ustawodawca postawił warunek.

Metodę memoriałową mogą stosować wyłącznie ci pracodawcy, którzy regularnie wypłacają wynagrodzenia, czyli w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy lub zgodnie z postanowieniami umowy wiążącej ich z pracownikiem.

Zgodnie z kodeksem pracy termin wypłaty wynagrodzenia powinien zostać określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

Natomiast wynagrodzenie za dany miesiąc nie może być wypłacone później niż w ciągu pierwszych dziesięciu dni miesiąca następującego po miesiącu, za który jest należne.

[ramka][b]Przykład[/b]

W umowie o pracę zawartej przez panią Annę nie sprecyzowano terminu wypłaty wynagrodzenia. Według regulaminu pracy wynagrodzenie powinno być wypłacone nie późnej niż dziesiątego dnia następnego miesiąca.

Pracodawca wypłacił pani Annie wynagrodzenie za grudzień 2009 r. 5 stycznia 2010 r. Koszty terminowo wypłaconego wynagrodzenia pracodawca będzie mógł zaliczyć do kosztów podatkowych już w grudniu 2009 r.[/ramka]

[ramka][b]Przykład [/b]

Z treści umowy o pracę pana Piotra wynika, że pracodawca powinien wypłacać mu miesięczne wynagrodzenie najpóźniej do szóstego dnia następnego miesiąca. Pan Piotr wynagrodzenie za grudzień 2009 r. otrzymał 12 stycznia 2010 r.

Ponieważ pracodawca nie wypłacił wynagrodzenia w terminie określonym w umowie o pracę, koszt wynagrodzenia za grudzień 2009 r. pracodawca będzie musiał rozpoznać jako koszt uzyskania przychodu już w nowym roku, tj. w styczniu 2010 r.[/ramka]

[ramka][b]Przykład [/b]

Pracodawca wypłacił pani Beacie wynagrodzenie za grudzień 2008 r. na początku stycznia 2009 r., zgodnie z umową i regulaminem pracy.

Czy koszty terminowo wypłaconego wynagrodzenia powinien był zaliczyć do kosztów podatkowych już w grudniu 2008 r. według nowych zasad, czy w styczniu 2009 r. według starych?

W tym wypadku koszty wynagrodzenia pracodawca mógł zaliczyć do kosztów podatkowych dopiero w styczniu 2009 r. (nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2009 r. i nie działają wstecz).[/ramka]

[srodtytul]Składki ZUS, część pracownika[/srodtytul]

Wynagrodzenia są kosztem podatkowym w kwotach brutto, czyli przy uwzględnieniu składek ZUS w części finansowanej ze środków pracownika.

Zatem data zaliczenia wynagrodzeń do kosztów podatkowych jest jednocześnie datą zaliczenia do kosztów składek ZUS w części finansowanej ze środków pracownika.

Nie ma tu znaczenia, czy i kiedy pracodawca odprowadził te składki do ZUS. Sytuacja wygląda inaczej, gdy chodzi o składki ZUS pokrywane ze środków pracodawcy.

[srodtytul]Składki ZUS, część pracodawcy[/srodtytul]

Otóż składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika oraz składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) są kosztami uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Według przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych od wynagrodzeń wypłacanych w danym miesiącu składki do ZUS należy zapłacić do piątego dnia następnego miesiąca (jeżeli pracodawca jest jednostką budżetową, zakładem budżetowym lub gospodarstwem pomocniczym) lub do 15 następnego miesiąca (w wypadku pozostałych pracodawców).

Jeśli wynagrodzenie było wypłacone w tym samym miesiącu, za który było należne, to do składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę oraz składek na FP i FGŚP opłaconych zgodnie z przepisami łatwo można zastosować metodę kasową.

[ramka][b]Przykład[/b]