Koszty tylko wtedy, gdy był przychód

[b]Odpowiada Bartłomiej Atys, radca prawny w Kancelarii Prawnej Atys i Wspólnicy sp.k.:[/b]

Koszty uzyskania przychodu można uwzględniać tylko w odniesieniu do miesięcy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link] kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

W art. 22 ust. 2, w którym uregulowane są zasady ustalania kosztów uzyskania przychodu z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, ustawodawca wprowadził zasadę miesięcznego ustalania kosztów uzyskania przychodu. Jest to przepis szczególny dotyczący tylko określonej grupy podatników.

Zgodnie z nim koszty uzyskania przychodów są równe określonej zryczałtowanej kwocie ustalanej w skali miesiąca i nie mogą przekroczyć dwunastokrotności tej kwoty w skali roku.

[b]Jakie limity obowiązywały w tym zakresie w ubiegłym roku?[/b]

W 2009 r. koszty uzyskania przychodu wynosiły 111,25 zł lub 139,06 zł miesięcznie w przypadku, gdy miejsce zamieszkania pracownika było położone poza miejscowością, w której znajdował się zakład pracy, a pracownik nie dostawał dodatku za rozłąkę.

W skali roku koszty nie mogły przekroczyć dwunastokrotności miesięcznych ryczałtów.

W przypadku uzyskiwania przychodów z więcej niż jednego ze źródeł określonych w przepisie koszty uzyskania przychodów nie mogły przekroczyć w skali roku kwoty 2002,50 zł lub 2502,56 zł. W 2010 r. kwoty te nie uległy zmianie.

Ryczałt nie ma zastosowania tylko w przypadku określonym w art. 22 ust. 11, czyli wtedy, gdy koszty ustalone w oparciu o ust. 2 są niższe niż faktycznie poniesione koszty dojazdów do zakładu pracy.

Wtedy jednak koszty dojazdów muszą być udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

[b]Może się zatem zdarzyć, że nie za każdy miesiąc pracownikowi potrącane będą koszty w takiej samej wysokości?[/b]

[b]Tak.[/b] Koszty uzyskania przychodu mogą być różne w poszczególnych miesiącach i będą się zmieniać przy zmianie miejsca zamieszkania pracownika, zmianie siedziby zakładu pracy czy też rozpoczęcia lub zakończenia uzyskiwania przychodów z dodatkowego źródła.

Problemy z ustaleniem kosztów uzyskania przychodu pojawiają się w przypadku uzyskiwania przychodu tylko przez kilka dni danego miesiąca kalendarzowego lub całkowitego braku przychodu w określonym miesiącu.

[b]Od czego zatem zależy możliwość odliczenia kosztów?[/b]

Biorąc pod uwagę definicję kosztów uzyskania przychodu oraz zasadę miesięcznego ustalania kosztów określoną w art. 22 ust. 2 ustawy, należy przyjąć, że możliwość odliczenia kosztów uzyskania przychodu jest uzależniona od istnienia samego przychodu w danym miesiącu.

Nawet przy uwzględnieniu tego, że dla pracowników koszty ustalane są z reguły w postaci ryczałtu i nie mają bezpośredniego związku z uzyskaniem przychodu, możliwość odliczenia kosztów jest uzależniona od uzyskania przychodu w danym miesiącu.

W związku z tym [b]w miesiącu, w którym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie choćby za kilka dni pracy, możliwe jest uwzględnienie kosztów uzyskania przychodu. [/b]

Ponieważ ustawa w żaden sposób nie reguluje zmniejszania zryczałtowanej kwoty kosztów uzyskania przychodu, w takim miesiącu można odliczyć pełną kwotę ryczałtu wynikającą z art. 22 ust. 2.

Teoretycznie możliwa jest nawet sytuacja, że koszty za dany miesiąc będą większe niż sam przychód. [b]Z kolei nie ma możliwości pomniejszenia przychodu o koszty w miesiącu, w którym tego przychodu nie było w ogóle. [/b]

Do takiej sytuacji może dojść np. w razie przebywania przez pracownika na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym przez cały miesiąc kalendarzowy.

W takiej sytuacji, pomimo trwania stosunku pracy, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, czyli nie uzyskuje on przychodu. Skoro nie ma przychodu, to nie ma też podstaw do uwzględniania kosztów uzyskania przychodu.

W związku z tym przy rocznym podsumowaniu przychodów i kosztów ich uzyskania nie można uwzględniać kosztów uzyskania przychodu za miesiące, w których przychodu nie było.

W deklaracji rocznej PIT-40 płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych powinien zatem uwzględnić koszty tylko za te miesiące, za które pracownikowi było wypłacone wynagrodzenie.