Koszt podatkowy ustalamy mnożąc liczbę kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu na cele firmy (udokumentowaną w ewidencji przebiegu pojazdu) przez obowiązującą stawkę za jeden kilometr przebiegu (aktualnie 0,5214 zł dla samochodu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm sześc.).

Stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu brane pod uwagę przy obliczaniu limitu kilometrówki są te same dla przejazdów krajowych jak i zagranicznych. Przedsiębiorcy często argumentują, że ryczałt za kilometr przejechany poza granicami kraju powinien być większy niż na terytorium Polski, adekwatnie do różnic (między krajami) w składnikach kosztowych utrzymania pojazdów, zakupu paliwa itd. Wątpliwości, że do przejazdów za granicą właściwe jest stosowanie polskich norm, nie mają natomiast organy podatkowe.

Potwierdzają to [b]wyjaśnienia Izby Skarbowej w Warszawie z 3 czerwca 2009 r. (IPPB3/423-164/09-4/KK) i Izby Skarbowej w Poznaniu z 15 lipca 2008 r. (ILPB3/423-233/08-2/EK, ILPB3/423-233/08-3/EK).[/b]

[srodtytul]Konieczne faktury[/srodtytul]

Oprócz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu konieczne jest jeszcze gromadzenie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków na eksploatację samochodu (faktur, rachunków, paragonów i innych dowodów). Jak wynika z § 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F3C66910D570F72EE76C3AE898FD7204?id=291169]rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. regulującego zasady wystawiania faktur[/link], prawidłowa faktura dokumentująca zakup paliwa do baku samochodu powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu.

Z kolei z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie prowadzenia tej księgi można wyciągnąć wniosek, że numerem rejestracyjnym pojazdu powinny być opatrzone wszelkie faktury dokumentujące wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej podatnika. Podatnik powinien sporządzać miesięczne zestawienia takich faktur.

Jak stwierdziła [b]Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 18 maja 2009 r. (ILPB1/415-249/09-2/AMN)[/b], w wypadku spółki cywilnej podstawą do rozliczenia kosztu nie muszą być faktury wystawione na spółkę. Dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodów mogą być też faktury wystawione na nazwisko i NIP wspólnika, które zawierają numer rejestracyjny prywatnego samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, używanego przez tego wspólnika.

[srodtytul]Sumujemy i porównujemy[/srodtytul]

Limit kilometrówki ustalamy na koniec każdego miesiąca. Aby określić, jaka kwota wydatków może być zaliczona do kosztów, porównujemy:

- kwotę zsumowaną narastająco od początku roku, wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, oraz

- kwotę narastającą od początku roku, wynikającą z podsumowania faktur i rachunków oraz innych dowodów dokumentujących faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu.

Jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu będą:

- niższe niż kwota limitu – są kosztem podatkowym w całości, a niewykorzystana część limitu przechodzi na następny miesiąc;

- wyższe niż limit – koszt wykazujemy tylko do wysokości limitu, a nadwyżkę można uwzględnić w kosztach w następnych miesiącach, jeśli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu na to pozwoli.

[wyimek][b]0,5214 zł, 0,8358[/b] zł to aktualne stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu o pojemności silnika odpowiednio: do 900 cm sześc.i powyżej [/wyimek]

Przy czym nie ma możliwości przeniesienia ewentualnej nadwyżki na następny rok podatkowy. Rozpoczęcie następnego roku podatkowego powoduje zamknięcie limitu za rok poprzedni i konieczność wyliczenia nowego, dla wydatków z kolejnego roku.

[srodtytul]Limitowane koszty[/srodtytul]

Jakie wydatki muszą być rozliczone w ramach limitu kilometrówki? Przepisy mówią ogólnie „z tytułu kosztów używania samochodów osobowych”.

W praktyce powstały wątpliwości, czy chodzi tylko o wydatki związane stricte z eksploatacją auta, takie jak: paliwo, olej, płyny, części zamienne, czy też należy to rozumieć szerzej, jako wszelkie wydatki związane z używaniem samochodu, w tym takie, których poniesienie nie jest zależne od liczby przejechanych kilometrów (nie ma związku z intensywnością używania pojazdu), np. czynsz najmu, ubezpieczenie, parkowanie, opłaty za przejazd autostradami. Organy podatkowe opowiadają się na ogół za tą drugą opcją.

Jak czytamy w [b]interpretacji Izby Skarbowej w Warszawie z 27 kwietnia 2009 r. (IPPB3/ 423-63/09-2/KK)[/b]: „płacony przez spółkę czynsz najmu będzie płatnością z tytułu używania samochodu osobowego, na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu. Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia wydatków z tytułu używania, należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym przez »wydatek« rozumie się »sumę, która ma być wydana« lub »sumę wydaną na coś«, natomiast »używać« oznacza »stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek« (»Słownik współczesnego języka polskiego« pod red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262).

Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy mieszczą się w tym pojęciu. (...) Również koszty związane z używaniem samochodów wynajmowanych, dotyczące przejazdu (np. opłaty parkingowe, opłaty za autostrady), mieszczą się w pojęciu wydatków z tytułu używania samochodu osobowego i podlegają ograniczeniu wynikającemu z art. 16 ust. 1 pkt 51 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o CIT[/link]”.

Podobny pogląd przedstawiła [b]Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 24 stycznia 2008 r. (ITPB3/423-151/07/AT)[/b]. Uznała, że w ramach kilometrówki powinny być rozliczane zarówno należności czynszowe z tytułu najmu, jak i wyodrębnione z nich opłaty związane z pakietem usług dodatkowych (wynagrodzenie za telefoniczny serwis obsługi kierowców, okresowe badanie stanu technicznego pojazdu, ubezpieczenie OC i AC).

Również [b]Urząd Skarbowy Warszawa-Praga w piśmie z 24 stycznia 2007 r. (1434/ DD2/ 415/46/06/07/AR)[/b] nakazał rozliczenie wydatków na polisę OC i AC razem z innymi kosztami używania samochodu. W tym ostatnim wypadku trzeba też pamiętać o dodatkowym ograniczeniu dotyczącym ubezpieczenia samochodów o wartości przekraczającej 20 tys. euro (zobacz artykuł [link=http://www.rp.pl/artykul/387913.html]"Auto będące składnikiem majątku firmy może być eksploatowane bez ograniczeń"[/link]

[srodtytul]Co wynika z orzecznictwa[/srodtytul]

Organy podatkowe na potwierdzenie swego stanowiska przywołują [b]wyrok WSA w Lublinie z 9 lipca 2008 r. (I SA/Lu 186/08)[/b], wskazujący, że „do wydatków objętych limitem określonym w treści art. 16 ust. 1 pkt 51 zalicza się wszystkie wydatki ponoszone z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu niestanowiącego własności podatnika, w tym także czynsz, ubezpieczenie, paliwo, części zamienne itp.”. Takie też stanowisko – w odniesieniu do czynszu najmu – zajął [b]NSA w uchwale siedmiu sędziów z 25 października 1999 r. (FPS 9/99)[/b].

Podobny pogląd wyraziły np.[b] WSA w Gliwicach w wyroku z 15 lutego 2007 r. (I SA/GL 377/06), WSA w Lublinie w wyroku z 9 lipca 2008 r. (I SA/Lu 186/08).[/b]

[srodtytul]Wydatki w cenie netto[/srodtytul]

W ramach limitu kilometrówki rozliczane są m.in. wydatki na paliwo do samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Ponieważ przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie paliwa do takiego pojazdu, pojawia się wątpliwość, czy limit należy odnosić do kwoty netto tych wydatków, czy brutto (wraz z naliczonym i nieodliczonym VAT). Może być też i tak, że przedsiębiorcy nie przysługuje odliczenie VAT w stosunku do innych wydatków związanych z używaniem auta (np. gdy korzysta ze zwolnienia z VAT). Wtedy problem: porównywać z kilometrówką kwoty netto czy brutto, dotyczy także tych wydatków.

Wyłączenie z kosztów części wydatków na używanie samochodu osobowego niezaliczonego do składników majątku firmy ponad limit kilometrówki wynika z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy o PIT[/link]. Natomiast podstawą do ujęcia po stronie kosztów nieodliczonego VAT są zupełnie inne przepisy: art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT. Zgodnie z nimi VAT jest kosztem uzyskania przychodu, jeśli podatnikowi nie przysługiwało prawo do jego odliczenia. Nie ma tu mowy o żadnych limitach. Dlatego ograniczenie, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT, odnosi się do wydatków w kwocie netto. Nieodliczony VAT jest kosztem w pełnej wysokości.

[ramka][b]Montaż instalacji gazowej[/b]

Czy koszt montażu instalacji gazowej w samochodzie osobowym używanym na potrzeby jednoosobowej działalności gospodarczej, ale niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych można zaliczyć do kosztów podatkowych w ramach limitu kilometrówki?

[b]Z wyroku NSA z 28 maja 1999 r. (I SA/Gd 760/97)[/b] wynika, że nie.Sąd orzekł, że zgodnie z brzmieniem art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodu są te wydatki, które związane są ze zwykłym używaniem samochodu, a więc na paliwo, bieżące remonty i naprawy. Wykonany w samochodzie montaż instalacji gazowej nie mieści się w pojęciu „używanie”, którym posłużył się ustawodawca w tym przepisie.[/ramka]

[ramka][b]Ryczałt pieniężny zamiast kilometrówki[/b]

Zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. pracodawca może zwracać pracownikowi koszty używania samochodu w jazdach lokalnych w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez pracodawcę.

Maksymalna jego wysokość jest uzależniona od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony. Limit nie może przekroczyć:

- [b]300 km[/b] – do 100 tys. mieszkańców,

- [b]500 km [/b]– ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- [b]700 km[/b] – ponad 500 tys. mieszkańców.

Może być podwyższony tylko w niektórych wypadkach (np. służbie leśnej i służbach ratowniczych).

[b]W interpretacji z 12 września 2008 r. (IBPB3/423-525/08/MO) Izba Skarbowa w Katowicach[/b] wyjaśniła, że jeżeli pracownik wykonuje swoje obowiązki na obszarze kilku gmin, w celu ustalenia limitu nie jest możliwe sumowanie liczby mieszkańców tych gmin. W przepisie jest bowiem użyte słowo „gmina” lub „miasto” w liczbie pojedynczej. Pracodawca może zwracać koszty przejazdów według faktycznie przejechanych kilometrów, ale wtedy konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.[/ramka]