Reprezentacja w firmach jest wciąż przyczyną wielu wątpliwości

Ogromna liczba wniosków o interpretacje pokazuje, że firmy nadal mają problemy z wyodrębnieniem wydatków na reprezentację. Tymczasem jest to bardzo istotne, ponieważ nie mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Kiedy więc organy podatkowe uważają, że faktura nie zmniejsza przychodów?

[srodtytul]Zaproszenie do restauracji[/srodtytul]

Pierwszy typowy przykład to zaproszenie kontrahenta do restauracji. [b]Problemem tym zajmowała się Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji z 9 czerwca 2009 r. (ITPB3/423-138/09/AM)[/b].

Z pytaniem wystąpiła spółka, która jest producentem świec. Swoje wyroby sprzedaje w Polsce i za granicą. Zamówienia zdobywa m.in. dzięki działalności zatrudnionych poza miejscem prowadzenia działalności przedstawicieli handlowych. Spotkania z kontrahentami odbywają się więc również poza siedzibą firmy, m.in. w lokalach gastronomicznych. W związku z tym ponoszone są wydatki na mieszczące się w granicach uznanego zwyczaju posiłki. Zdaniem spółki nie mają one cech wystawności. Nie należy ich więc traktować jak wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów wydatków na reprezentację.

Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Wskazała, że przy rozstrzygnięciu tego pytania [b]podstawowym problemem jest wyjaśnienie, czy wydatki na usługi gastronomiczne ukierunkowane są na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), czy też mają na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów[/b] oraz nabywania towarów. Zdaniem izby mamy do czynienia z pierwszą z tych sytuacji, ponieważ trudno wykazać inny niż reprezentacja cel poniesienia tych wydatków. Pomimo że w czasie spotkań z kontrahentami omawiane są różnorakie warunki współpracy, wątpliwości organu podatkowego budzi miejsce takiego spotkania, tj. lokal gastronomiczny. Zdaniem izby spotkania biznesowe mogą być bowiem organizowane w każdym innym miejscu. Dlatego uznała ona, że ponoszone przez spółkę wydatki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami w lokalach gastronomicznych wiążą się z tworzeniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Ich charakter bezsprzecznie świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania spółki na zewnątrz. Powoływanie się wnioskodawcy na okoliczność, że tego typu działania wpisują się w zwyczajowe postępowanie wobec kontrahentów, nie odbiera tym czynnościom cech reprezentacji.

Izba podkreśliła jednocześnie, że poczęstunek dla kontrahentów w siedzibie firmy może być potraktowany jako koszt uzyskania przychodów (chyba że wykracza poza zwyczajowe normy).

[srodtytul]Część artystyczna spotkań biznesowych[/srodtytul]

W wielu sytuacjach firma organizująca imprezę dla kontrahentów powinna podzielić wydatki na dwie grupy. Pierwsza to te, które mają charakter reprezentacji i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do drugiej należą pozostałe wydatki. Na celowość takich działań wskazuje [b]Izba Skarbowa w Warszawie w odpowiedzi z 18 sierpnia 2009 r. (IPPB5/423-361/09/JC)[/b]. Z pytaniem zwróciła się spółka, która organizuje spotkania biznesowe dla strategicznych nabywców produktów i usług oraz innych zaproszonych gości. Mają one charakter imprez okolicznościowych. W programie przewidziane są: wystąpienia prezesa i zarządu, którzy prezentują m.in. informacje na temat wyników firmy, podsumowanie współpracy za dany okres, wyróżnienie najlepszych handlowców i klientów oraz prezentacja nowych usług. Przewidziana jest także część rozrywkowa: bankiet, zabawa przy muzyce lub występ artysty. Podczas spotkań wnioskodawca eksponuje swój znak firmowy.

Izba skarbowa potwierdziła stanowisko spółki, że tylko wydatki o charakterze reprezentacyjnym nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Chodzi o koszt kateringu oraz napojów, wynagrodzenie dla gwiazdy wieczoru oraz innych artystów, tantiemy, obsługę didżeja, nagłośnienie, wynagrodzenie dla konferansjera, czyli koszty bezpośrednio związane z obsługą części artystycznej. Wydatki te służą bowiem głównie podkreśleniu wystawnego i okazałego charakteru tej części spotkania. [b]Występ artystyczny ma bowiem na celu przede wszystkim utrwalenie ekskluzywnego wizerunku firmy – zaprezentowanie jej w sposób odbiegający od standardów przyjętych przez konkurencję. [/b]

Pozostałe wydatki mogą być zaliczone do kosztów. Po pierwsze chodzi o kwoty zapłacone za działania reklamowe prezentujące logo firmy, np. oświetlenie elewacji, balony, dywany, plakaty. Po drugie kosztem są również wydatki na organizację spotkania, mające charakter ogólny, bez poniesienia których nie mogłoby się ono w ogóle odbyć, m.in. koszt wynajęcia sali, obsługę techniczną, oświetlenie, nagłośnienie, transport. Mają one charakter ogólny i należy je traktować jako związane z działalnością i przychodami spółki, a więc mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

[srodtytul]Tanie wino czasem rozliczymy[/srodtytul]

Fiskus kategorycznie nie akceptuje możliwości zaliczania do kosztów wydatków na alkohol, nawet gdy podatnik argumentuje, że taki poczęstunek jest zwyczajowy i nie ma okazałego charakteru. Potwierdza to [b]interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 sierpnia 2009 r. (IPPB5/423-373/09/JC)[/b].

[b]Wyjątkiem jest tylko sytuacja, gdy firma zajmuje się sprzedażą alkoholi. Wtedy wartość alkoholu przekazanego do degustacji należy traktować jako koszty reklamy.Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 8 maja 2009 r. (ILPB3/423-234/09-6/MC)[/b].

[ramka][b]Które wydatki są kosztem[/b]

Z interpretacji fiskusa wynika, że firmy mogą zaliczyć do kosztów podatkowych m.in.:

- poczęstunek dla kontrahentów w siedzibie firmy (kawa, herbata, ciastka, kanapki),

- drobne prezenty dla kontrahentów: kalendarze, pamięci przenośne, długopisy i inne gadżety z logo firmy. [/ramka]