Jeśli wyjazd jest firmowy, wydatki zaliczamy do kosztów

W czasie kontroli przyda się każdy dokument potwierdzający, że wyprawa miała służbowy charakter. Nie tylko faktury i bilety, ale także protokoły, programy spotkań, oferty, notatki, korespondencja mejlowa.

Zawodowego celu podróży nie dyskwalifikuje nawet fiasko negocjacji z kontrahentem. Trzeba tylko udowodnić, że faktycznie do nich doszło.

[b]Nie można natomiast zaliczać do kosztów wydatków, które nie wiążą się z wykonywaniem zadań firmowych. W razie sporu z fiskusem nie wystarczy wskazać celu wyjazdu, trzeba jeszcze mieć dowody, które go potwierdzają.[/b] Jeśli ich nie mamy, urząd wyrzuci wydatki z kosztów, a sąd przyzna mu rację.

[srodtytul]Gdy podróżuje pracownik...[/srodtytul]

Jeśli służbowo wyjeżdża pracownik, firma powinna mu zwrócić koszty podróży. Przede wszystkim przejazdu i noclegu. Nalicza też dietę za wyżywienie. Szef może nam zrekompensować także inne wydatki, np. opłaty za wstęp na targi i konferencje, za parking i przejazd autostradą.

Wydatki te są kosztem podatkowym firmy oczywiście pod warunkiem, że są związane z załatwianiem spraw zawodowych. Nawet wtedy, gdy przekraczają limity określone w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej dotyczących krajowych i zagranicznych podróży służbowych. Wyjątek dotyczy wydatków na używanie samochodu osobowego (który nie jest środkiem trwałym pracodawcy). Tu kosztem podatkowym są tylko kwoty nieprzekraczające limitu kilometrówki.

[ramka][b]Przykład[/b]

Spółka wysłała jednego z kierowników działu sprzedaży na zagraniczne sympozjum. Była to podróż służbowa, pokryła mu więc m.in. koszty noclegu. Ponieważ jednak sympozjum odbywało się w renomowanym hotelu, wydatek był wyższy niż limit przewidziany w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (które stosuje spółka przy rozliczaniu wyjazdów). Przepisy rozporządzenia dopuszczają jednak zwrot kosztów za hotel w wysokości przekraczającej limit. Można to zrobić w uzasadnionych przypadkach, a decyduje o tym pracodawca. Może on uznać, że pobyt w hotelu, w którym odbywa się sympozjum (nawet bardzo drogim), ułatwi pracownikowi wykonanie służbowych obowiązków (np. spotkania z kontrahentami po wykładach, nawiązywanie nowych kontaktów). Spółka zwróciła więc całą kwotę za nocleg (na podstawie hotelowego rachunku) i zaliczyła wydatek do kosztów podatkowych. [/ramka]

Trzeba jednak pamiętać o tym, że niektóre wydatki są wyłączone z podatkowych kosztów.

[ramka][b]Przykład[/b]

Pracownik firmy X wyjechał w podróż służbową. Po negocjacjach z kontrahentem zaprosił go do restauracji. Firma zrefundowała pracownikowi wydatek na kolację, ale nie odliczy go od swoich przychodów. Wydatki na reprezentację nie są bowiem podatkowym kosztem. [/ramka]

Firma może zaliczyć do kosztów wydatki związane ze służbowymi wyjazdami pracowników tymczasowych.[b] Potwierdziła to Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 21 marca 2008 r. (IBPB3/423-3/08/MS/KAN-3297/12/07).[/b]

[srodtytul]... zleceniobiorca...[/srodtytul]

W kosztach można też rozliczyć wyjazdy zleceniobiorcy. Nie ma tu ograniczeń kwotowych (poza wydatkami na samochód osobowy). Trzeba jednak pamiętać o udokumentowaniu wydatków i ustaleniu szczegółowych zasad ich zwrotu. [b]Przypomniał o tym NSA w wyroku z 10 grudnia 2003 r. (I SA/Gd 1618/00)[/b]. Sąd stwierdził, że nie ma przeszkód prawnych, aby zleceniodawca pokrył koszty, jakie zleceniobiorca poniósł w związku z wykonaniem danego zlecenia. Podkreślił jednak: „jeżeli zostaje zawarta pisemna umowa zlecenia i w tej właśnie formie określony zostaje przedmiot umowy oraz przysługujące zleceniodawcy wynagrodzenie, to w tej samej formie strony powinny, dla celów dowodowych, w pojęciu prawa podatkowego, sprecyzować, czy w ramach otrzymywanego przez zleceniobiorcę wynagrodzenia sam zleceniobiorca ma obowiązek ponoszenia kosztów np. wyjazdów związanych z wykonaniem umowy zlecenia czy używania własnego samochodu, czy też koszty te ponosić będzie zleceniodawca”.

[srodtytul]... menedżer...[/srodtytul]

Podobnie będzie z podróżami członka zarządu. Jeśli spółka ma dowody potwierdzające, że wyjazd był faktycznie związany z prowadzeniem jej spraw, może zaliczyć wydatki do kosztów. [b]Jak podkreślił Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 26 lipca 2006 r. (1472/ROP1? 423?156/239/06/RM),[/b] skoro celem wyjazdu członka zarządu do Kanady było prezentowanie oferty i zbieranie zamówień, to powinien zadbać o udowodnienie, „z kim spotkania się odbywały, czego dotyczyły i jakie są efekty”.

Poza tym [b]umowa z menedżerem powinna szczegółowo określać zasady zwrotu wydatków[/b]. Jak czytamy w [b]piśmie ministra finansów z 22 września 2003 r. (odpowiedź na zapytanie poselskie)[/b]: „Kwestie ewentualnych uprawnień do diet, podobnie jak i do zwrotu np. kosztów podróży bądź noclegów członków władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów bądź postanowień regulaminów i statutów określających ich prawa i obowiązki (...) Wydatki na rzecz osób wchodzących w skład zarządu spółki, w tym zwrot kosztów delegacji, są kosztem uzyskania przychodu, jeżeli zostały w tym celu poniesione”.

Przy rozliczeniu kosztów podróży menedżera nie ma ograniczeń kwotowych poza wydatkami na samochód osobowy.

[srodtytul]... członek rady nadzorczej...[/srodtytul]

Organy podatkowe nie zgadzają się na rozliczenie w kosztach wydatków na podróże członków rady nadzorczej. Argumentem jest art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, z którego wynika, że kosztem są tylko ich wynagrodzenia. Jak stwierdził minister finansów w piśmie z 22 września 2003 r. (odpowiedź na zapytanie poselskie), odliczyć można wynagrodzenie wypłacone członkowi rady nadzorczej z tytułu pełnionej funkcji, natomiast inne wydatki niebędące świadczeniami z odrębnego stosunku cywilnoprawnego, takie jak rozliczenie delegacji, nie mogą być kosztem podatkowym.

Inaczej będzie wtedy, gdy po prostu zwiększymy wynagrodzenie członków rady nadzorczej (o przewidywane wydatki na podróże).

[srodtytul]... prokurent... [/srodtytul]

[b]Spółka może też zwrócić i zaliczyć do kosztów wydatki, które podczas wyjazdów związanych z reprezentowaniem jej spraw poniósł prokurent. [/b]Oczywiście, jeśli wykaże, że podróż faktycznie miała służbowy charakter. Urząd to sprawdzi w trakcie kontroli. Potrzebne więc będą dokumenty potwierdzające, co pełnomocnik robił, z kim się spotykał i co załatwił.

Na odliczenie kosztów służbowego wyjazdu prokurenta zgadzają się co do zasady organy podatkowe. Zastrzegają jednak, że konieczne jest spełnienie trzech warunków – wykazanie związku podróży z działalnością, udokumentowanie wydatków oraz określenie zasad zwrotu kosztów wyjazdu w umowie z pełnomocnikiem albo regulaminach wewnętrznych.

Tak wynika z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 lutego 2008 r. (ITPB3/423-201/07/MK).[/b]

[srodtytul]... i właściciel firmy [/srodtytul]

Także właściciel jednoosobowej firmy, który wyjeżdża w interesach, może zaliczyć do kosztów poniesione podczas eskapady wydatki. Nie jest to wprawdzie klasyczna „delegacja”, gdyż przedsiębiorca nie wystawi sam sobie polecenia służbowego. Ale także on może pojechać w podróż służbową i odliczyć poniesione w trakcie wyjazdu wydatki. Do kosztów zaliczy również dietę. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT. Musi tylko pamiętać o limitach – dieta za dobę w podróży krajowej wynosi 23 zł, a przy wyjazdach zagranicznych jej wysokość zależy od tego, do jakiego państwa jedziemy.

Również wspólnik spółki cywilnej może naliczyć podczas podróży służbowej dietę i zaliczyć ją do kosztów[b] (wyrok NSA z 15 września 2005 r., FSK 2175/04). [/b]

Przedsiębiorca może też odliczyć inne wydatki, np. koszty transportu. Jeśli jest to pociąg, autobus bądź samolot, do kosztów wrzucamy bilety. Jeśli jedziemy własnym autem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, kosztem będą zakupy paliwa. Gdy podróżujemy samochodem osobowym, który nie jest środkiem trwałym, wydatki rozliczamy na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Nie mogą one przekroczyć kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km.

Do kosztów wrzucamy też faktury za nocleg. Nie ma tu ograniczeń kwotowych, rozliczamy więc wydatek w pełnej wysokości. Właścicielowi firmy nie przysługuje natomiast ryczałt za nocleg, który dotyczy tylko przebywających w podróży służbowej pracowników.

Kosztem podatkowym są również inne wydatki, np. opłaty za uczestnictwo w targach.

Oczywiście rozliczenie kosztów zależy przede wszystkim od tego, czy wyjazd faktycznie był służbowy.