Nie musisz mieć faktury, by zaliczyć wydatek do kosztów

Zasady stosowania dowodów wewnętrznych zależą od tego, czy firma rozlicza się z urzędem skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów, czy też prowadzi księgi rachunkowe. W tym pierwszym wypadku przepisy ściśle wymieniają sytuację, gdy firma może udokumentować poniesienie kosztu w taki sposób.

[srodtytul]Określony katalog[/srodtytul]

W firmie prowadzącej uproszczoną formę ewidencji dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

- zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych tym sposobem, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;

- zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43);

- wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;

- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;

- kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;

- zakupu od ludności odpadów poużytkowych stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;

- wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;

- opłat sądowych i notarialnych;

- wydatków związanych z parkowaniem samochodu (podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu).

Do końca roku dowodami wewnętrznymi można także dokumentować kwoty opłaty skarbowej uiszczanej znakami tej opłaty.

Co do zasady dowód wewnętrzny powinien zawierać datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków. Przy zakupie musi on określać nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość. W innych wypadkach z dokumentu musi wynikać przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu.

[srodtytul]Uznanie dowodu zależy od zarządu[/srodtytul]

Inne zasady obowiązują w przedsiębiorstwach, które prowadzą księgi rachunkowe. W ich przypadku przepisy nie wyliczają kosztów, które mogą być udokumentowane dowodami wewnętrznymi. Obowiązuje ogólna zasada, z której wynika, że możliwość taka istnieje w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych. Istotne jest jednak, aby kierownik jednostki zezwolił na udokumentowanie określonych operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Ustawa o rachunkowości zawiera jeszcze jedno ograniczenie: w ten sposób nie mogą być dokumentowane operacje gospodarcze, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT, oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Pobieżna analiza przepisów może prowadzić do wniosków, że firmy prowadzące pełną księgowość są w lepszej sytuacji. Okazuje się, że nie zawsze.

[srodtytul]Skup produktów rolnych[/srodtytul]

Problem dowodów wewnętrznych często pojawia się w firmach skupujących produkty rolne. Co do zasady transakcje takie powinny być dokumentowane fakturą VAT-RR. Wystawia ją nabywca towaru w imieniu rolników ryczałtowych. Kłopot polega na tym, że rolnicy ci często nie chcą podać swoich danych lub nie posiadają kont bankowych (a to na nie powinna wpłynąć zapłata za faktury VAT-RR). Czy w takiej sytuacji firma musi zrezygnować z transakcji, czy też może udokumentować zakup fakturą wewnętrzną? Takim pytaniem zajmowała się [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 8 września 2008 r. (IBPB1/415-534/08/BK)[/b]. Podatnik, który wystąpił z wnioskiem o interpretację, rozlicza się z urzędem skarbowym na podstawie księgi przychodów i rozchodów. W takim wypadku izba zdecydowała, że dokumentowanie kosztów dowodami wewnętrznymi jest możliwe. To dlatego, że rozporządzenie ministra finansów dopuszcza takie dokumentowanie zakupu bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy produktów roślinnych i zwierzęcych. Należy jednak podkreślić, że każda transakcja musi być udokumentowana odrębnym dowodem. Przepisy nie przewidują możliwości wystawienia zbiorczego dokumentu np. na wszystkie zakupy dokonane danego dnia. Tak wynika z [b]interpretacji Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 maja 2008 r. (ITPB1/415-97/08/HD)[/b].

Okazuje się, że zdaniem fiskusa zupełnie inaczej wygląda sytuacja takiej samej firmy, która rozlicza się na podstawie ksiąg rachunkowych. W tym wypadku [b]Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 20 października 2008 r. (IBPB1/415-562/08/BK)[/b] uznała, że zakupy od rolników nie mogą być dokumentowane dowodami wewnętrznymi, nawet gdy odmówią oni podania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT-RR. W pytaniu firma wyjaśnia, że znaczna część rolników nie zamierza ujawniać swoich danych osobowych. Nie chcą słyszeć o fakturach VAT-RR, żądając przy zakupie zapłaty gotówką. Firma uważa, że może więc udokumentować zakupy dowodami wewnętrznymi. Izba skarbowa nie zgodziła się z tym stanowiskiem. Dlaczego? Powołała się na ustawę o rachunkowości. Wynika z niej, że możliwość wystawienia dowodów zastępczych może nie dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane VAT.

W zakresie dokumentowania zakupów produktów rolnych firmy prowadzące pełną księgowość są więc w trudniejszej sytuacji niż te, które rozliczają się na podstawie księgi przychodów.

[srodtytul]Uszkodzone palety[/srodtytul]

Podatnicy prowadzący księgę przychodów i rozchodów często pytają w interpretacjach, czy dowodami wewnętrznymi można dokumentować skup uszkodzonych palet i innych opakowań drewnianych. Organy podatkowe uznają, że jest to prawidłowe. Przykładem jest odpowiedź [b]Izby Skarbowej w Poznaniu z 7 października 2008 r. (ILPB1/415-490/08-2/AA)[/b]. Z pytaniem wystąpił przedsiębiorca, który zamierza skupować od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej palety drewniane (zużyte) i po naprawie odsprzedawać je jako towar handlowy. W interpretacji uznano, że skupowane palety należy traktować jak odpady poużytkowe, więc można wydatki na nie dokumentować dowodami wystawionymi przez kupującego.

[srodtytul]Używane książki[/srodtytul]

[b]W odpowiedzi z 17 lipca 2008 r. (IBPB1/415-326/08/RM) Izba Skarbowa w Katowicach [/b]nie zgodziła się, aby firma zajmująca się skupem i sprzedażą podręczników dokumentowała zakupy dowodami wewnętrznymi. Podatnik argumentował, że zawieranie umowy z każdym sprzedającym jest bardzo kłopotliwe. To jednak nie przekonało fiskusa. W odpowiedzi czytamy, że rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawierają zamknięty katalog dokumentów stanowiących podstawę do ujęcia wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie przewidziano w nim zakupu od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rzeczy używanych.

Z tego samego powodu [b]Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 17 grudnia 2007 r. (IPPB1/415-211/07-2/AM)[/b] uznała, że dowodami wewnętrznymi nie może dokumentować zakupów przedsiębiorca, który zamierza skupować w Niemczech używany sprzęt AGD.

[ramka][b]Sposób dokumentacji zależy od rodzaju ksiąg[/b]

[i]Odpowiada Piotr Trybała - doradca podatkowy w firmie KPT[/i]

[b]Podatnicy nie zawsze mogą udokumentować poniesienie wydatku fakturą od kontrahenta czy też nawet umową. Czy w takim wypadku w ogóle nie zaliczą zapłaconej kwoty do kosztów?[/b]

Przepisy przewidują sytuację, kiedy koszty uzyskania przychodów mogą być udokumentowane dowodami zastępczymi. Są one sporządzane przez podatnika. Warto zauważyć, że zakres ich stosowania uzależniony jest od tego, czy firma rozlicza się na podstawie księgi przychodów i rozchodów czy też ksiąg rachunkowych. W tym pierwszym wypadku rozporządzenie ministra finansów ściśle wylicza, które koszty mogą być udokumentowane dowodami zastępczymi. Są to m.in. zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych czy skup surowców wtórnych (z wyjątkiem metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych). W ustawie o rachunkowości nie ma tak szczegółowego katalogu. Stanowi ona jedynie, że w wypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych dowodów kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą dowodów zastępczych. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

[b]Czyli w zależności od tego, jaką firma prowadzi ewidencję, pewne dokumenty uprawniają ją do zaliczenia wydatku do koszów podatkowych lub nie. Czy nie jest to nierówne traktowanie podatników?[/b]

Moim zdaniem trudno byłoby postawić zarzut, że podatnicy będący w takiej samej sytuacji są traktowani w różny sposób. To dlatego, że z wyborem jednej z tych dwóch form opodatkowania wiążą się także różne inne konsekwencje, np. różny moment ujmowania kosztów. Poza tym rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów nie wyklucza definitywnie żadnych kosztów, a jedynie niektóre sposoby ich dokumentowania. Jednocześnie w pewnych wypadkach w praktyce rzeczywiście może to całkowicie uniemożliwić uwzględnienie niektórych wydatków. Zwykle chodzi jednak o drobne kwoty i dlatego nie ma zbyt wielu sporów w tym zakresie.