Jak ograniczyć straty z powodu niewypłacalności kontrahenta

Przepisy o podatku dochodowym mówią, że wierzytelności odpisane jako nieściągalne co do zasady nie są kosztem uzyskania przychodu. Nie dotyczy to jednak kwot, które zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została udokumentowana w ściśle określony sposób.

[srodtytul]Czasem wystarczy protokół[/srodtytul]

Podatnik, który chce zaliczyć nieściągalną wierzytelność do kosztów podatkowych, musi posiadać:

- postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,

- postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub postanowienie sądu o umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi inna okoliczność,

- postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

- protokół sporządzony przez podatnika stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Oczywiście najprostsze jest uzyskanie tego ostatniego dokumentu. W ten sposób można jednak odpisać tylko stosunkowo niewielkie sumy. Trzeba też zadbać, aby protokół taki był odpowiednio szczegółowy. Nie wystarczy stwierdzenie, że nie opłaca się dochodzić wierzytelności. W protokole takim należy także oszacować wydatki, które trzeba by ponieść, aby podjąć próbę odzyskania pieniędzy.

[srodtytul]Rozpoczęcie upadłości to za mało[/srodtytul]

Przedsiębiorcy często uważają, że fakt wydania przez sąd postanowienia o ogłoszeniu upadłości obejmującego likwidację majątku dłużnika uprawnia do zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Tak jednak nie jest.

Z przepisów wyraźnie wynika, że dopiero postanowienie o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, może stanowić przesłankę do zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych.

Błędem jest także utożsamianie postanowienia o nieściągalności z postanowieniem o umorzeniu postępowania egzekucyjnego. To drugie nie daje prawa do zwiększenia kosztów o nieściągalne wierzytelności. To dlatego, że nie odnosi się ono do majątku dłużnika. Może więc zostać wydane z przyczyn formalnych, jeśli nawet kontrahent posiada wiele aktywów.

[srodtytul]Odpis aktualizujący[/srodtytul]

Podatnicy mogą również zaliczyć do kosztów odpis aktualizujący wartość należności. Także wtedy trzeba spełnić wiele kryteriów. Przede wszystkim należności musiały wcześniej zostać zaliczone do przychodów. Poza tym odpisy powinny być dokonane zgodnie z ustawą o rachunkowości. Nie znaczy to jednak, że nie mogą z tej możliwości korzystać osoby rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów. Istotne jest jedynie, aby wartość należności była aktualizowana przez uwzględnienie prawdopodobieństwa ich zapłaty. Ponadto ustawa o rachunkowości precyzuje, że odpisu zmniejszającego wartość należności dokonuje się w odniesieniu do:

- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym za-bezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności,

- należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

- należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Niezbędne jest także uprawdopodobnienie nieściągalności – obowiązek ten nakładają przepisy o podatku dochodowym. Wskazują one, że warunek ten należy uznać za spełniony, m.in., gdy:

- dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku,

- zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków,

- wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego

- wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Nie są to jednak wszystkie przypadki, kiedy możliwe jest dokonanie odpisu. W ten sposób należy traktować także inne, równorzędne sytuacje.

[ramka][b]Przykład[/b]

Firma od dwóch lat próbuje wyegzekwować od kontrahenta zapłatę za wykonaną usługę. Wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu. Zarząd uznał jednak, że nie ma sensu kierować sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego. To dlatego, że według informacji zarządu nie ma szans na uzyskanie zapłaty. Ograniczono się więc do wysłania wezwań do zapłaty oraz rozmów telefonicznych.

Takie działania nie dają jednak podstaw do zaliczenia odpisu aktualizującego do kosztów uzyskania przychodów. Jako jeden ze sposobów udokumentowania nieściągalności przepisy wskazują bowiem konieczność uzyskania potwierdzenia nieściągalności wierzytelności prawomocnym wyrokiem oraz skierowanie jej na drogę postępowania egzekucyjnego.

Co prawda przepis ten zawiera wyliczenie przykładowe, ale inne okoliczności muszą mieć podobną wagę jak wskazane przez ustawodawcę. W przedstawionej sytuacji tak nie jest. [b]Potwierdza to wyrok NSA z 16 czerwca 2003 r. (III SA 2911/01)[/b].[/ramka]

[ramka][b]Odpis aktualizujący to rozwiązanie czasowe [/b]

[i]Rozmowa z Damianem Kubisiem, doradcą podatkowym w kancelarii TPA Horwath[/i]

[b]Rz:Przedsiębiorcy, którym kontrahent nie zapłaci za sprzedany towar lub wykonaną usługę, mają dwie możliwości zaliczenia jej do kosztów: mogą dokonać odpisu aktualizującego lub udokumentować nieściągalność wierzytelności. Czym się różnią te dwa rozwiązania?[/b]