Do 22 grudnia (bo 20 w tym roku przypada w sobotę) firmy muszą wpłacić zaliczkę za listopad, ale uwaga – w podwójnej wysokości. To obowiązek znany od lat, jednak nie każdy jest przygotowany na taką ofiarę. Na szczęście możemy się jeszcze zastanowić, co zrobić, aby zwiększyć listopadowe koszty i dzięki temu obniżyć podatek.

[srodtytul]Jak się rozlicza kontrahent [/srodtytul]

Można się też postarać o przesunięcie przychodów. Mówiąc najprościej, można sprzedać towar w grudniu, a nie w listopadzie. Ale ociąganie się z transakcją nie zawsze jest opłacalne dla przedsiębiorstwa. Tym bardziej że kontrahent też może optymalizować wysokość swojej zaliczki i może mu zależeć na zakupach jeszcze w listopadzie. Podobnie jest z kosztami: sprzedawca będzie wolał sfinalizować transakcję w grudniu.

Takich kłopotów nie będzie z kontrahentem, u którego rok podatkowy jest inny niż rok kalendarzowy. On płaci podwójną zaliczkę w innym miesiącu. Na obniżeniu podwójnej daniny dla fiskusa nie zależy też przedsiębiorcy, który odprowadza zaliczki w formie uproszczonej. Płaci je w stałej wysokości, a przychody i koszty w trakcie roku nie mają na nie wpływu.

[srodtytul]Co masz kupić w grudniu, kup w listopadzie [/srodtytul]

Najprostszy sposób na koszty to przyspieszenie zakupów. Przedsiębiorca może kupić biurko, komputer, telefon. Jeśli nie kosztowały więcej niż 3500 zł, wydatek może zaliczyć bezpośrednio do kosztów.

Jednorazowo można też rozliczyć większe inwestycje. Niektóre firmy (rozpoczynające działalność oraz mali podatnicy, tj. przedsiębiorcy, którzy mieszczą się w limicie rocznych przychodów 800 000 euro) mogą bowiem zamortyzować za jednym zamachem (czyli zaliczyć cały wydatek do kosztów) większość środków trwałych. Nie dotyczy to tylko samochodów osobowych oraz wymienionych w grupach 1 i 2 KŚT nieruchomości.

Ulga obejmuje zarówno nowe, jak i używane składniki majątku. Cały odpis można wrzucić w koszty już w miesiącu, w którym wprowadziliśmy środek trwały do ewidencji. Przy czym ustawodawca wprowadził limit jednorazowych odpisów: rocznie 50 000 euro (w 2008 r. jest to 188 000 zł).

[srodtytul]Zamortyzuj darowiznę.... [/srodtytul]

Jednorazowo można też zamortyzować rzeczy, które dostaliśmy w darowiźnie, np. od rodziny. Jak czytamy bowiem[b] w piśmie ministra finansów z 3 lipca 2008 r. (odpowiedź na interpelację poselską nr 3486)[/b], nie ma przeszkód do stosowania jednorazowego odpisu także wtedy, gdy nabycie nastąpiło w inny sposób niż w drodze kupna (aport wniesiony do spółki, nabycie w drodze spadku i darowizny lub w inny nieodpłatny sposób, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 45a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 63 ustawy o CIT).

Jeśli dostaniemy środek trwały w darowiźnie, jego wartością początkową jest wartość rynkowa, chyba że umowa określa ją w niższej wysokości. Mówi o tym art. 22g ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Z kolei z art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. a) wynika, że nie są kosztem odpisy od wartości początkowej środków trwałych nabytych nieodpłatnie, jeżeli nabycie to nie powoduje powstania przychodu. Nie dotyczy to jednak środków trwałych otrzymanych w drodze spadku lub darowizny. Odpisy od darowanego sprzętu mogą więc być kosztem podatkowym. Także wtedy, gdy został zamortyzowany jednorazowo.

[ramka][b]Przykład [/b]

Pan Kowalski prowadzi małą firmę handlową. W listopadzie dostał od ojca samochód ciężarowy, który w umowie darowizny został wyceniony na 30 000 zł (tyle wynosi jego wartość rynkowa). Pan Kowalski jeszcze w tym miesiącu wprowadził pojazd do ewidencji środków trwałych i dokonał jednorazowego odpisu, zaliczając 30 000 zł do kosztów podatkowych. [/ramka]

[srodtytul]...albo ujawnij stary sprzęt [/srodtytul]

Podobnie można zrobić ze sprzętem, którego dotychczas nie używaliśmy w firmie. Minister finansów w przytaczanym wcześniej piśmie potwierdził bowiem, że jednorazową amortyzację możemy stosować także do ujawnionych środków trwałych nieobjętych dotychczas ewidencją.

[ramka][b]Przykład [/b]

Pan Nowak kupił w styczniu sprzęt komputerowy za 8000 zł. Początkowo był wykorzystywany na potrzeby osobiste jego rodziny. W lipcu pan Nowak założył działalność. Komputer wprowadził do ewidencji środków trwałych w listopadzie. Może go w całości zamortyzować w swojej firmie. [/ramka]

[ramka][b]Komentuje Marek Kozaczuk, doradca podatkowy i radca prawny, partner w kancelarii Dewey [/b]

Część sposobów na wyższe koszty w listopadzie wiąże się z faktycznym poniesieniem wydatku, np. przyspieszenie wypłaty pensji. Nie wszystkie firmy są na to przygotowane finansowo. Dlatego starają się tak ułożyć stosunki z kontrahentami, aby koszt rozpoznać już w listopadzie, a pieniądze wyłożyć później. Mogą więc kupić towary lub usługi i otrzymać fakturę już w tym miesiącu, natomiast umówić się na dłuższy termin płatności. Odwrotnie jest z przychodami. Firmy starają się przesunąć je na grudzień. Przykładowo umawiają się z kontrahentami, że odbiór i potwierdzenie wykonania usługi oraz związane z tym ostateczne rozliczenie nastąpi dopiero w grudniu. Dlatego przy długoterminowych kontraktach warto wcześniej rozważyć wprowadzenie takich zasad rozliczeń. Oczywiście przyspieszanie kosztów i opóźnianie przychodów ma sens tylko wtedy, gdy kontrahent nie musi płacić podwójnej zaliczki za listopad, ponieważ np. ma w tym roku stratę albo znacznie nadpłacił zaliczki we wcześniejszych miesiącach.[/ramka]

[srodtytul]SPRAWDŹ, KTÓRE WIERZYTELNOŚCI MOŻNA ODLICZYĆ[/srodtytul]

[b]Jeśli chcesz mieć wyższe koszty, przejrzyj stare należności. Część z nich można pewnie umorzyć, sprzedać albo odliczyć jako nieściągalne[/b]

Przy mniejszych wierzytelnościach wystarczy protokół, z którego wynika, że nie opłaca nam się ich egzekwować.

[srodtytul]Nie ściągnąłeś, odlicz[/srodtytul]

Jeżeli kontrahent nie zapłaci nam za towar, możemy wierzytelność zaliczyć do kosztów. Musimy jednak udowodnić, że nie można jej ściągnąć (a wcześniej powinna być wykazana jako przychód). Najprościej to zrobić za pomocą protokołu, w którym wykazujemy, że nie opłaca się dochodzić należności, czyli że koszty procesowe i egzekucyjne związane z jej ściągnięciem byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

[srodtytul]Potrzebny protokół... [/srodtytul]

Ustawodawca nie stawia żadnych wymogów co do treści protokołu. Niewątpliwie powinien zawierać podstawowe elementy dowodu księgowego: datę sporządzenia (wtedy dopiero rozliczamy dług w kosztach), numer, dane podatnika, podstawę prawną, podpis. Oraz informację o wierzytelności: ile, od kogo, jaki dokument ją potwierdza.

I najważniejsze: w protokole trzeba oszacować wysokość przewidywanych wydatków na ściągnięcie należności.

Jakie wydatki uwzględniamy przy kalkulacji? Przepisy mówią o „przewidywanych kosztach procesowych i egzekucyjnych związanych z dochodzeniem wierzytelności”. Na pewno więc będzie to opłata sądowa (czyli kwota wniesiona po to, aby sąd zajął się sprawą) a także koszty związane z prowadzonym procesem, np. opłaty kancelaryjne, wynagrodzenie biegłych. Przy egzekucji to m.in. opłaty egzekucyjne, koszty ogłoszeń, uzyskiwania informacji, należności biegłych, wydatki związane z wyjazdem komornika. Oprócz tego wydatki na pełnomocnika procesowego.

Jak czytamy [b]w interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 22 sierpnia 2008 r. (ILPB3/423-314/08-2/ŁM)[/b]: „Wyliczenie protokołu powinno zawierać koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucji komorniczej czy sporządzenie aktualnych dokumentów podatnika, np. odpis KRS, poświadczenia notarialne itp. (...) przy ustalaniu przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych spółka ma prawo uwzględnić koszty wynagrodzenia kancelarii prawnej, o ile są to koszty niezbędne do poniesienia w celu dochodzenia wierzytelności”.

[srodtytul]...albo postanowienie komornika [/srodtytul]

Ale protokołem można udokumentować nieściągalność tylko mniejszych wierzytelności. Co z większymi kwotami? Musimy wiedzieć, co się z nimi dzieje, np. na jakim etapie postępowania sądowego znajduje się nasza sprawa. Potrzebne to jest do ustalenia, czy możemy uznać należność za nieściągalną (koszt ostateczny), czy też utworzyć odpis aktualizujący (koszt tymczasowy).

Jeśli chcemy definitywnie odliczyć wierzytelność, musimy mieć postanowienie komornika, z którego wynika, że egzekucja jest bezcelowa. Powód to brak majątku dłużnika. Jak czytamy[b] w piśmie Ministerstwa Finansów z 30 listopada 1995 r. (PO 4/AS-722-837/95)[/b] wielokrotnie przytaczanym w interpretacjach: „podstawą do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wierzytelności nieściągalnej nie może być postanowienie o umorzeniu postępowania, jak i inne postanowienia organów egzekucyjnych, z treści których nie wynika jednoznacznie, że podstawą nieściągalności wierzytelności był brak majątku dłużnika”.

Podstawą rozliczenia wierzytelności w kosztach może być też postanowienie sądu o:

- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku.

[srodtytul]Zrób odpis księgowy [/srodtytul]

Innym sposobem na zaliczenie do kosztów niezapłaconej przez kontrahenta wierzytelności (którą wcześniej wykazaliśmy po stronie przychodów) jest utworzenie odpisu aktualizującego wartość należności. Ustawodawca wymienia przykładowe zdarzenia uzasadniające odpisanie należności, np. wykreślenie dłużnika z ewidencji działalności gospodarczej, zasądzenie wierzytelności i skierowanie do egzekucji, wszczęcie postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu. Uprawdopodobnienie nieściągalności może też być uzasadnione innymi okolicznościami. Ale to przedsiębiorca musi udowodnić, że istnieje duże prawdopodobieństwo niewyegzekwowania należności.

Jeśli firma nie zrobiła odpisu, a tylko uprawdopodobniła, że wierzytelność jest nieściągalna, nie może jej wrzucić w koszty. Tak wynika[b] z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 października 2008 r. (II FSK 925/07).[/b]

Trzeba oczywiście pamiętać, że odpis aktualizujący to koszt „tymczasowy”, gdyż np. w razie przedawnienia wierzytelności musimy wykazać przychód – właśnie w wysokości zaliczonego do kosztów odpisu.

[srodtytul]Rezygnacja z zapłaty... [/srodtytul]

Jeśli umorzymy wierzytelność (którą wcześniej wykazaliśmy jako przychód), możemy ją zaliczyć do kosztów podatkowych. To lepsze niż czekać, aż się przedawni (wtedy nie można jej już odliczyć).

Aby umorzyć wierzytelność, musimy jednak porozumieć się z naszym niesolidnym kontrahentem. Zgodnie bowiem z art. 508 kodeksu cywilnego zobowiązanie wygasa, gdy wierzyciel zwalnia dłużnika z długu, a dłużnik zwolnienie przyjmuje. Jak wynika [b]z pisma Ministerstwa Finansów z 8 lutego 1996 r. (PO 3/722-80/95)[/b], w przypadku gdy wierzyciel nie ma oświadczenia dłużnika o przyjęciu zwolnienia z długu, nie będzie mógł naliczyć kosztów.

Jaki dokument potwierdza zgodę dłużnika? Wystarczy pisemne oświadczenie. Może to też być przykładowo postanowienie sądu zatwierdzające układ z dłużnikiem, na mocy którego umorzona została część wierzytelności[b] (interpretacja Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z 23 lutego 2006 r., PUS.I/423/81/05)[/b].

[srodtytul]...albo sprzedaż za niższą cen[/srodtytul]ę

Przedsiębiorca, który nie może ściągnąć pieniędzy od kontrahenta, może sprzedać wierzytelność innej firmie. I zaliczyć stratę (czyli różnicę między wartością należności a uzyskaną kwotą) do kosztów podatkowych. Oczywiście pod warunkiem że wcześniej wierzytelność była opodatkowana (jako przychód).

Firma może sprzedać należność za dowolną kwotę, także symboliczną, o ile oczywiście znajdzie nabywcę. Im większa strata, tym mniejszy podatek. Urzędy mogą się jednak bacznie przyglądać cesjom wierzytelności i analizować, czy nie miały one na celu wyłącznie zaniżenia firmowych podatków. Ale[b] Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 26 marca 2004 r. (III SA 2843/02) [/b]podkreślił, że przepisy nic nie mówią o kwocie, za jaką podatnik może sprzedać wierzytelność. Jedynym warunkiem zaliczenia straty do kosztów jest wcześniejsze wykazanie należności po stronie przychodów.

[ramka][b]Warto zrobić inwentaryzację towarów [/b]

Do kosztów można zaliczyć straty w towarach. Dlatego warto w listopadzie zrobić ich inwentaryzację. Jeśli nie nadają się do sprzedaży albo okaże się, że część została skradziona, możemy sporządzić protokół strat. Ale urzędy skarbowe dokładnie przyglądają się okolicznościom, w jakich powstały. Zwracają przede wszystkim uwagę na to, czy uszczerbek w towarach nie był skutkiem niewłaściwego i nieracjonalnego zachowania przedsiębiorcy. Szanse na odliczenie straty maleją także wtedy, gdy nie ma szczegółowej dokumentacji. Jak bowiem podkreślił minister finansów w interpretacji z 26 kwietnia 2001 r. (PB 3-MD-289-8214-35/2001): „straty mogą być uznane za koszty podatkowe, jednakże każdy przypadek i każde tego rodzaju zdarzenie gospodarcze należy rozpatrywać i oceniać indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności faktycznych badanej sprawy”.[/ramka]

[srodtytul]ZAPŁAĆ SZYBKO PENSJĘ I ODSETKI OD KREDYTU [/srodtytul]

[b]Mniejszą zaliczkę za listopad zapłacimy wtedy, gdy przyspieszymy swoje płatności. Zamiast więc przekazać pensję 1 grudnia, zróbmy to parę dni wcześniej[/b]

Niektóre wydatki można bowiem zaliczyć do kosztów tylko wtedy, gdy zostały faktycznie zapłacone. Tak jest z wynagrodzeniami dla pracowników.

[srodtytul]Wynagrodzenie do kosztów...[/srodtytul]

Firma może zaliczyć do kosztów pensję pracownika, jeśli faktycznie ją przelała albo pieniądze czekają już na niego w kasie. Wynagrodzenie nie jest więc kosztem w miesiącu, za który przysługuje, ale dopiero wtedy, gdy zostało wypłacone. Podobnie jest z należnościami dla zleceniobiorców oraz wykonujących usługi na podstawie umowy o dzieło. Natomiast składki zaliczamy do kosztów:

- w momencie wypłaty pensji – składki finansowane z wynagrodzenia pracownika,

- w momencie zapłaty do ZUS – składki finansowane przez pracodawcę.

Jeżeli więc płacimy pensje do piątego następnego miesiąca, to warto teraz zrobić wyjątek od tej zasady. Jeżeli pracownikom przysługują premie, także z nimi powinniśmy zdążyć do końca listopada.

[srodtytul]...nawet gdy nie doszło[/srodtytul]

Czy wydatek na wynagrodzenia można odliczyć już w dniu przelewu z rachunku firmy? Tak wynika z interpretacji organów podatkowych. Jak stwierdził [b]Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie w interpretacji z 5 lutego 2007 r. (1472/ROP1/42332/07/RM)[/b]: „jeżeli spółka składa bankowi dyspozycje przelewu wynagrodzeń na rzecz pracowników w grudniu, wynagrodzenia schodzą z rachunku bankowego spółki w grudniu i trafiają na rachunki bankowe pracowników w styczniu, nie ma przeszkód, aby zaliczyć te wynagrodzenia do kosztów grudnia, nawet jeżeli docierają na rachunek bankowy pracownika w styczniu”.

[srodtytul]Umów się z bankiem [/srodtytul]

Aby zaliczyć odsetki do kosztów, musimy je zapłacić. Nie wystarczy samo naliczenie. Jeśli więc zapłacimy w listopadzie wyższe odsetki od kredytu, będziemy mieli w tym miesiącu większe koszty. Oczywiście trzeba to uzgodnić z bankiem (albo innym pożyczkodawcą).

Inaczej będzie przy kredycie inwestycyjnym. Odsetki, które naliczono przed oddaniem środka trwałego do używania, zwiększają jego wartość początkową. Bezpośrednio do kosztów zaliczamy te, które zostały naliczone i zapłacone po oddaniu inwestycji.

Odliczenie kosztów pożyczki jest możliwe tylko wtedy, gdy pieniądze przeznaczyliśmy na cele firmowe. Jak podkreślił [b]Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 22 marca 2002 r. (III SA 1749/00)[/b]: „Fakt zapłacenia odsetek od pożyczki nie daje spółce prawa do zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie istnieje związek pomiędzy zaciągniętą pożyczką a prowadzoną przez tę spółkę działalnością i uzyskanymi z niej przychodami”.

[i]Przemysław Wojtasik[/i]

[srodtytul]NIE ZAWSZE WIADOMO, KIEDY WIĘKSZA DANINA [/srodtytul]

[b]Spółka, która skróciła swój rok podatkowy, nie powinna płacić podwójnej zaliczki za ostatni miesiąc [/b]

Może tak być np. przy likwidacji firmy bądź jej przejęciu przez inną spółkę.

Art. 25 ust. 1a ustawy o CIT mówi, że zaliczki miesięczne za okres od pierwszego do przedostatniego miesiąca roku podatkowego uiszcza w terminie do 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Natomiast zaliczka za ostatni miesiąc odprowadzana jest w wysokości zaliczki za miesiąc poprzedni do 20 ostatniego miesiąca roku podatkowego.

[srodtytul]Obowiązek w ostatnim miesiącu... [/srodtytul]

Tak więc przepis posługuje się pojęciem przedostatniego i ostatniego miesiąca, nie precyzując jednak, czy chodzi tu tylko o pełny, czy również o skrócony rok podatkowy. Moim zdaniem szczególny tryb zapłaty ostatniej zaliczki dotyczy tej pierwszej sytuacji. Spółka wie bowiem z góry, jaki jest ostatni miesiąc roku podatkowego. Dzięki temu może do 20 tego miesiąca zapłacić podwójną zaliczkę.

[srodtytul]...czasami niewykonalny [/srodtytul]

Natomiast uznanie, że obowiązek wpłaty zaliczki za ostatni miesiąc dotyczy również skróconych lat podatkowych, mogłoby prowadzić do tego, że byłby on niewykonalny. Zdarzenie skutkujące skróceniem roku podatkowego (np. likwidacja firmy) może nastąpić bowiem po 20 danego miesiąca. Oznacza to, że podatnik nawet przy zachowaniu najwyższej staranności nie może rozliczyć zaliczki we właściwym terminie. W 20 dniu miesiąca nie wiedział bowiem, że jest to właśnie ostatni miesiąc jego roku podatkowego.

Problemy z wykonaniem obowiązku wpłaty podwójnej zaliczki powstają również wtedy, gdy zdarzenie skutkujące skróceniem roku podatkowego nastąpi przed 20 danego miesiąca. Będzie tak wtedy, gdy jego skuteczność zależy np. od wpisu do rejestru na podstawie postanowienia. Powiadomienie zainteresowanej strony o tym fakcie (poprzez doręczenie postanowienia) następuje po pewnym czasie. Jeśli nastąpi to po 20 danego miesiąca, nie można wykonać obowiązku wynikającego z art. 25 ust. 1a ustawy o CIT.

Dlatego też uważam, że w razie skrócenia roku podatkowego nie powinna obowiązywać zasada, że zaliczka za ostatni miesiąc musi być wpłacona do 20 tego miesiąca.

[srodtytul]Fiskus każe antycypować[/srodtytul]

Niestety, część organów podatkowych uznaje, że obiektywny brak możliwości wykonania przepisu nie stoi na przeszkodzie w jego stosowaniu. Przykładowo w [b]interpretacji Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście z 9 października 2006 r. (1435/ DP1/432-32/06/MP)[/b], dotyczącej przypadku uzależnienia końca roku podatkowego od – nieznanego podatnikowi – wpisu sądu rejestrowego, stwierdzono, że przepisy pozwalają składającemu wniosek określić przybliżoną datę dokonania wpisu do rejestru. Zdaniem urzędu podatnik powinien więc oprzeć rozliczenia na przyszłych, antycypowanych zdarzeniach.

Interpretacja ta zawiera jednak błąd logiczny. Z powołanych w niej terminów sądowych wynika bowiem, że zakładając nawet brak opóźnień sądu, dzień wpisu może wypaść w jednym z dwóch miesięcy. Podatnik nie może przewidzieć, w którym. Poza tym samo stwierdzenie, że podstawą rozliczeń podatkowych jest przyszłe niepewne zdarzenie, nie może być zaakceptowane w państwie prawa.

[i]Jarosław Sekita, doradca podatkowy w Meritum Doradcy Podatkowi sp. z o.o.[/i]