Towar, który znika w firmie, nie zawsze można wrzucić w koszty

W niektórych branżach kradzieże towarów to zjawisko powszechne i nie można go całkowicie wyeliminować. W innych to sytuacje wyjątkowe. Bez względu na to, gdy już dojdzie do takiego zdarzenia, pojawia się pytanie: czy wartość utraconych towarów lub materiałów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Odpowiedź zależy od okoliczności, w jakich zginął majątek firmy. Jeśli przedsiębiorcy nie można przypisać winy, to tego rodzaju straty są kosztem uzyskania przychodów. Z wyroków sądów wynika, że można do nich zaliczyć tylko skutki kradzieży, której nie da się uniknąć przez racjonalnie działającą firmę.

[srodtytul]Gdy nawet Columbo nie pomoże[/srodtytul]

Drugi warunek, który musi być spełniony, aby zaliczyć stratę do kosztów, to jej odpowiednie udokumentowanie. Początkowo sprawiał on problem. Zdarzało się bowiem, że fiskus bezwzględnie wymagał protokołów policyjnych. Tymczasem w wielu sytuacjach kradzieże wykrywane są dopiero podczas inwentaryzacji. Tak jest niemal we wszystkich sklepach samoobsługowych. Gdy wartość utraconych towarów nie odbiega od normy, zawiadomienie policji nie ma najmniejszego sensu, bo choćby na miejscu przestępstwa zjawił się porucznik Columbo, to i tak nie ma szans na wykrycie sprawców.

[b]Obecnie urzędy skarbowe nie wymagają już w każdym wypadku angażowania policji.[/b] Istotne jest jedynie, aby sporządzone przez przedsiębiorcę dokumenty zawierały dane, wyjaśnienia i inne informacje pozwalające na ustalenie wysokości strat i ich przyczyn.

[srodtytul]Gotówka w szufladzie[/srodtytul]

Gdy z firmy znikają pieniądze, możliwość zaliczenia straty do kosztów również zależy od tego, czy przedsiębiorcy można przypisać winę. Fiskus wymaga przy tym od podatnika odpowiednich zabezpieczeń. Problemem tym zajmowała się m.in. Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji z 15 stycznia 2008 r. (nr IBPB3/423-204/07/AP/KAN-1425/07). Spółka, która zwróciła się z pytaniem, zajmuje się sprzedażą materiałów budowlanych. Skradziono jej ponad 60 tys. zł. Pieniądze zamknięte były w biurku w zamkniętym pomieszczeniu. Kradzież nastąpiła w nocy, podczas gdy nikt nie pracował i nie strzegł majątku firmy, a sprawę umorzono ze względu na niewykrycie sprawców.

Izba skarbowa uznała, że skradziona gotówka nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Jej zdaniem trudno uznać za racjonalne działanie przedsiębiorcy, który posiadając po zakończeniu sprzedaży tak znaczną kwotę, nie wpłaca jej do banku albo przynajmniej nie zabezpiecza gotówki w siedzibie firmy w sposób powszechnie przyjęty (w kasie pancernej, odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu, np. kratą w oknie i w drzwiach). Zdaniem izby skarbowej kradzieży gotówki przechowywanej w szufladzie biurka w niestrzeżonym obiekcie nie można uznać za zdarzenie nieprzewidywalne.

[srodtytul]Księgowanie zależy od ewidencji[/srodtytul]

Osoby rozliczające się na podstawie księgi przychodów i rozchodów muszą pamiętać, że już w momencie kupna towarów ujęły je jako koszt. Kradzież nie uprawnia więc do ponownego zaliczenia ich wartości do kosztów. Należy jedynie przeksięgować wartość skradzionych towarów z kolumny „Zakup towarów handlowych i materiałów” do kolumny „Pozostałe wydatki”.

Przedsiębiorcy na ryczałcie nie księgują poniesionej straty w ogóle. To dlatego, że nie ewidencjonują kosztów. Nie zmienia to jednak faktu, że zapłacą 8,5 proc. podatku od ewentualnego odszkodowania. Oczywiście także przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub prowadzący pełną księgowość muszą doliczyć odszkodowanie do przychodów.

[srodtytul]Kradzież auta[/srodtytul]

Nieco bardziej skomplikowane zasady obowiązują, jeśli skradziony jest środek trwały (np. samochód). Wtedy trzeba bowiem pamiętać, że do kosztów uzyskania przychodów może być zakwalifikowana tylko ta część wartości początkowej, która nie została wcześniej do nich zaliczona w postaci odpisów amortyzacyjnych.

W stosunku do samochodów obowiązuje jeszcze jedno ograniczenie. Nie uważa się za koszty podatkowe strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

[ramka][b]GPP przykład[/b]

Firma zawarła umowę leasingu operacyjnego samochodu. Po kilku miesiącach został on skradziony. Nastąpiło więc wcześniejsze rozwiązanie umowy (tak wynikało z jej postanowień). Niestety odszkodowanie nie pokryło w całości opłaty z tytułu utraty sprzętu. Zgodnie z umową firma została więc zobowiązana do dopłaty odpowiedniej kwoty. Czy jest ona kosztem uzyskania przychodów?

Tak. W związku z kradzieżą umowa zobowiązywała firmę do zapłaty odpowiedniej kwoty. Nie jest to już co prawda opłata za korzystanie z przedmiotu leasingu, lecz leasingobiorca zobowiązał się do jej poniesienia w określonej sytuacji. Był to jeden z warunków korzystania z samochodu. Zobowiązanie to było więc niezbędne do zawarcia umowy. Kiedyś urzędy skarbowe kwestionowały związek tego rodzaju kosztów z przychodem. Obecnie zgadzają się już na zaliczanie ich do kosztów.[/ramka]