mówi, że księga podatkowa może być dowodem w sprawie. To ważne, bo księgi mają decydujące znaczenie dla określenia wysokości podstawy opodatkowania. Jeśli w trakcie postępowania podatkowego zostaną one przyjęte przez organ podatkowy jako dowód, nie ma w zasadzie potrzeby sięgania do innych środków dowodowych po to, by wymierzyć podatek. Niestety, nie każda księga może być dowodem tego, co wynika z zawartych w niej zapisów.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 24 lipca 2000 r. (I SA/Ka 319/99)
stwierdził, że aby na podstawie danych wynikających z księgi można było ustalić podstawę opodatkowania, powinna spełniać określone przez prawo warunki. Jakie?
Z przepisów wynika, że dowodem może być tylko księga prowadzona rzetelnie i w sposób niewadliwy. Co to oznacza? Wyjaśnia to ordynacja podatkowa. Mówi, że księgi są rzetelne, jeśli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Niewadliwe to księgi prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Te przepisy to w wypadku małych przedsiębiorców rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Jeśli przedsiębiorca nie spełni wspomnianych warunków, a więc księga będzie nierzetelna lub wadliwa, fiskus może nie uznać jej za dowód. Ale nie w każdym wypadku. Mimo że księga jest wadliwa, może uznać ją za dowód, jeśli przyjmie, że popełnione uchybienia nie mają istotnego znaczenia dla sprawy. Podobnie będzie z rzetelnością. Nawet jeśli stwierdzi w księdze błędy i pomyłki, ale nie będą one miały istotnego znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego lub nie będą one wynikiem celowego działania przedsiębiorcy, może potraktować księgę, jakby była rzetelna. Tym samym będzie ona mogła stanowić dowód w sprawie.
W praktyce urzędnicy przymkną oko na jeszcze kilka dodatkowych pomyłek. Jakich? Mówi o tym § 11 ust. 4 wspomnianego wcześniej rozporządzenia. Wymienia on uchybienia, które nie przesądzają o nierzetelności księgi podatkowej. W myśl tego przepisu księgę można uznać za rzetelną również wtedy, gdy:
- niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub
- brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub
- błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny,
- podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub
- błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki a podatnik ma dowody księgowe.
Nie każda jednak pomyłka będzie uważana za usprawiedliwioną. NSA w wyroku z 21 marca 2000 r. (III SA 1627/99) stwierdził, że „nierzetelność jest kategorią obiektywną. Oznacza to, że dla oceny nierzetelności księgi nie mają znaczenia czynniki subiektywne, towarzyszące dokonywaniu w niej zapisów. Za nierzetelną więc zostaje uznana księga, w której nie dokonano zapisu w celu ukrycia osiągniętego przychodu czy też dokonanej czynności, jak też księga, w której przez pomyłkę dokonano błędnego zapisu”.
Podobnie orzekł NSA w wyroku z 31 maja 2006 r. (II FSK 850/05). Zdaniem sądu „księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan faktyczny, co oznacza, że każda sprzeczność ze stanem rzeczywistym, bez względu na zamiar podatnika bądź stopień jego winy, świadczy o nierzetelności”.
Wynik oceny nierzetelności lub wadliwości ksiąg podatkowych organ podatkowy określa w protokole badania ksiąg. Podaje w nim, za jaki okres i w jakiej części nie uznaje ksiąg za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Odpis protokołu doręcza podatnikowi. Ten w ciągu 14 dni może wnieść zastrzeżenia do zawartych w nim ustaleń, przedstawiając dowody, które umożliwią organowi prawidłowe określenie podstawy opodatkowania. Złożone przez podatnika zastrzeżenia powinny być przez fiskusa rozpatrzone i mogą prowadzić do zmiany oceny rzetelności i niewadliwości ksiąg podatkowych. Pełną jednak obronę przedsiębiorca ma zapewnioną dopiero przez złożenie od decyzji odwołania. W decyzji rozstrzygającej sprawę organ podatkowy obowiązany jest bowiem przedstawić w uzasadnieniu faktycznym kompleksową ocenę nierzetelności lub wadliwości księgi podatkowej.
