Wspólnicy spółek cywilnych, jeśli są przedsiębiorcami, mogą odbywać podróże służbowe. Gdy są to wyjazdy zawodowe, mogą uwzględniać w kosztach podatkowych wydatki na noclegi. Jeśli chodzi o konsumpcję, to – co do zasady – jest ona wydatkiem osobistym, niezwiązanym z wykonywaną działalnością (gdy nie wyjeżdżamy, też musimy przecież coś jeść). Co więcej, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Wspólnicy mogą natomiast zaliczać do kosztów diety z tytułu podróży służbowych. Powinni jednak pamiętać o limitach. Jak mówi bowiem art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie można zaliczać do kosztów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Aby móc zaliczyć do kosztów podatkowych diety i inne wydatki związane z podróżą, musi mieć ona charakter służbowy, czyli być związana z wykonywaną działalnością. Organy podatkowe mogą nie uwierzyć, że celem podróży było pozyskiwanie nowych klientów, jeśli nie będzie na to żadnego dowodu.
Koszty podróży służbowej potwierdzamy dowodami źródłowymi (przede wszystkim fakturami i rachunkami) oraz dowodami wewnętrznymi. Dokumenty źródłowe powinny być opisane zgodnie z tym, jakie koszty dokumentują – z opisu powinien wynikać związek z wykonywaną działalnością.
Autor jest współpracownikiem Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska
