Gdy samochód bierzemy w leasing, nie jest potrzebna ewidencja jego przebiegu

Przy najmie samochód nie jest zaliczany do składników majątku najemcy. W konsekwencji nie jest jego środkiem trwałym i nie dokonuje on odpisów amortyzacyjnych. Samochody pozostają składnikami majątku wynajmującego i to on je amortyzuje.

Co do zasady kosztem uzyskania przychodów są dla najemcy raty (czynsz) płacone za najem samochodu i wydatki związane z jego eksploatacją. Ustawodawca wprowadził jednak ograniczenie w zaliczeniu wydatków związanych z wynajmowanym pojazdem do kosztów. Art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) mówi, że za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków z tytułu używania na potrzeby działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Kosztem uzyskania przychodów są więc wydatki związane z wynajmem samochodu osobowego do wysokości limitu ustalonego na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Przedsiębiorca, który korzysta z wynajmowanych samochodów osobowych, musi zatem pamiętać o konieczności sporządzenia ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Ewidencji tej nie trzeba prowadzić według ustawowego wzoru. Powinna ona jednak – w myśl art. 16 ust. 5 ustawy o CIT – zawierać:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu,

- pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu,

- datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd – dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Podatnik ma obowiązek sporządzać taką ewidencję w okresach miesięcznych i potwierdzać ją na koniec danego miesiąca.

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdów wydatki z tytułu używania samochodów nie są kosztem podatkowym.

W praktyce podatnicy mają wątpliwości, które wydatki związane z używaniem samochodu osobowego powinni wyłączyć z kosztów podatkowych (jeśli nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdów).

Zazwyczaj nie zaliczają do kosztów czynszu płaconego w związku z wynajmem samochodów. Organy podatkowe twierdzą jednak, że brak ewidencji przebiegu pojazdów nie pozwala zaliczyć do kosztów również wydatków związanych z bieżącą eksploatacją pojazdu, takich jak: opłaty za paliwo, myjnię, naprawę samochodów, badanie techniczne itp.

Pierwszy Urząd Skarbowy w Rzeszowie (interpretacja z 2 maja 2007 r., I US I/415-11/07)

stwierdził, że art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT „stanowi o wydatkach z tytułu używania samochodu, a więc jego eksploatacji”. Zdaniem organu podatkowego należy przez to rozumieć „wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu, jak wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, opon, wydatki na bieżące remonty, naprawy i ubezpieczenia.

Przedmiotowe wydatki związane z użytkowaniem samochodu w prowadzonej działalności gospodarczej wlicza się w koszty uzyskania przychodów w ramach (...) limitów po uprzednim wpisaniu ich do miesięcznego zestawienia poniesionych kosztów, pod warunkiem że kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków nie przewyższy kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu”.

Podobnie uważa Izba Skarbowa w Bydgoszczy. W interpretacji z 24 stycznia 2008 r. (ITPB3/423-151/07/AT) czytamy: „jednostka, aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zarówno należności czynszowe, w tym opłaty związane z pakietem usług dodatkowych (wynagrodzenia za telefoniczny serwis obsługi kierowców wraz z okresowym badaniem stanu technicznego pojazdu oraz ubezpieczeniem OC i AC, które są wyodrębnione z miesięcznego finansowego czynszu najmu), jak również pozostałe wydatki z tytułu używania samochodu, obowiązana będzie prowadzić (...) ewidencję, z uwzględnieniem zapisów art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest dla przedsiębiorców uciążliwym obowiązkiem administracyjnym. W tej sytuacji korzystniejszym rozwiązaniem może okazać się zawarcie umowy leasingu operacyjnego samochodu.

W myśl art. 17b ustawy o CIT z leasingiem operacyjnym samochodu mamy do czynienia wtedy, gdy są spełnione następujące warunki:

- umowa zostaje zawarta na czas oznaczony stanowiący co najmniej 40 proc. normatywnego okresu amortyzacji, tj. na okres co najmniej dwóch lat,

- suma ustalonych w umowie leasingu opłat, pomniejszona o należny VAT, odpowiada co najmniej wartości początkowej leasingowanych środków trwałych (samochodów).

Przy czym, zgodnie z art. 17j ust. 1 ustawy, jeśli w umowie leasingu została określona cena, po której korzystający ma prawo nabyć przedmiot umowy po zakończeniu podstawowego okresu tej umowy, cenę tę uwzględnia się w sumie opłat. Do sumy opłat nie zalicza się natomiast:

- płatności na rzecz finansującego za świadczenia dodatkowe, o ile są one wyodrębnione z opłat leasingowych,

- podatków, gdy obowiązek podatkowy ciąży na finansującym z tytułu własności lub posiadania środków trwałych, będących przedmiotem umowy leasingu, oraz składek na ubezpieczenie tych środków trwałych, jeżeli w umowie leasingu zastrzeżono, że korzystający będzie ponosił ciężar tych podatków i składek niezależnie od opłat za używanie,

- kaucji określonej w umowie leasingu wpłaconej finansującemu przez korzystającego.

W czasie trwania umowy leasingu operacyjnego umowa ta – co do zasady – wywołuje takie same skutki w podatku dochodowym, co najem samochodu osobowego. Przedmiot umowy leasingu operacyjnego zaliczany jest do majątku finansującego (leasingodawcy) i to on ma prawo do zaliczania odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodu. Spółka jako korzystający (leasingobiorca) do kosztów uzyskania przychodów zalicza wszystkie opłaty leasingowe płacone na rzecz firmy leasingowej (raty leasingowe) oraz koszty bieżącej eksploatacji samochodu.

W razie jednak zawarcia umowy leasingu operacyjnego podatnik nie ma obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 3b ustawy o CIT obowiązek sporządzania ewidencji przebiegu pojazdów nie dotyczy sytuacji, w której samochód osobowy jest używany na podstawie umowy leasingu.

Dlatego też jeśli podatnik zawarł umowę leasingu operacyjnego samochodu, ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów opłaty ponoszone na rzecz firmy leasingowej oraz koszty eksploatacji samochodów w pełnej wysokości (oczywiście jeśli tylko istnieje związek ponoszonych wydatków z prowadzoną działalnością) i bez obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu pojazdów.