Właściwym sposobem poprawienia pomyłki jest korekta zapisu, czyli skreślenie błędnego i dokonanie prawidłowego lub storno (zapis korygujący na minus). Sporządzenie ponownego wydruku też będzie prawidłowym działaniem, o ile zostanie to zrobione w stosownym terminie.

Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (DzU nr 152, poz. 1475 ze zm.)

w § 31 mówi, że w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;

3) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Ponadto, prowadząc księgę przy zastosowaniu technik informatycznych, na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem (lecz nie później niż do 20 każdego miesiąca za poprzedni) podatnik musi sporządzić wydruk zapisów za dany miesiąc.

Jeśli zatem błąd zostanie spostrzeżony przed wyliczeniem podstawy opodatkowania za dany miesiąc, księga może zostać wydrukowana ponownie. W przeciwnym razie należy zastosować metody korekty opisane w § 12 rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem błędy w zapisach poprawia się przez:

1) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania lub

2) wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Oczywiście w razie gdy podatnik nie uzyskał dochodu, a zatem nie wpłacał zaliczek na podatek, i jego księgi nie były kontrolowane, fakt ponownego wydrukowania księgi w późniejszym terminie niż wskazany w przepisach byłby trudny do udowodnienia – o ile wydruki nie zawierają daty ich sporządzenia.

Autorka jest współpracowniczką Vademecum Głównego Księgowego, ABC Wolters Kluwer Polska