Ponieważ organizacja działalności gospodarczej w ramach międzynarodowych holdingów może sprzyjać, niekorzystnemu z punktu widzenia interesów fiskalnych państwa, przerzucaniu dochodu wewnątrz grupy w celu zmniejszenia obciążeń podatkowych, zagadnienia dotyczące stosowania cen transferowych stały się częścią obowiązujących przepisów podatkowych. Punktem wyjścia do ich uchwalenia były, w większości ustawodawstw, wytyczne w sprawie cen transferowych dla przedsiębiorstw wielonarodowych oraz administracji podatkowych – rezultat prac prowadzonych w ramach Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD).

To tam należy szukać początków unormowań przyjętych przez polskiego ustawodawcę. Znajdują się one w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sposobu i trybu określania dochodów podatników w drodze oszacowania cen w transakcjach dokonywanych przez tych podatników.

Mimo że podstawą dla przyjętych przez poszczególne ustawodawstwa podatkowe rozwiązań były wytyczne w sprawie cen transferowych dla przedsiębiorstw wielonarodowych oraz administracji podatkowych, są one dosyć zróżnicowane.

Rozbieżności te są niepożądane z punktu widzenia koncernów. Dlatego w ramach Unii Europejskiej podejmowane są starania zmierzające do ujednolicenia i uporządkowania przepisów dotyczących obowiązków dokumentacyjnych. Ich efektem jest rezolucja Rady i przedstawicieli rządów państw członkowskich zebranych 27 czerwca 2006 r., dotycząca kodeksu postępowania w sprawie dokumentacji cen transferowych dla przedsiębiorstw stowarzyszonych w Unii Europejskiej („Dokumentacja cen transferowych UE”).

Rezolucja ta uwzględnia opracowanie Komisji „Opodatkowanie przedsiębiorstw na rynku wewnętrznym” i wniosek złożony przez Komisję w komunikacie z 23 października 2001 r. („W kierunku wewnętrznego rynku bez przeszkód – Strategia mająca na celu wprowadzenie dla przedsiębiorstw ujednoliconej podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób prawnych w odniesieniu do ich działalności obejmującej całą UE”), dotyczący ustanowienia wspólnego forum UE ds. cen transferowych. Rezolucja uwzględnia również konkluzje Rady z 11 marca 2002 r. wyrażające uznanie dla tej inicjatywy oraz dla ustanowienia forum w czerwcu 2002 r.

Uzgodniony kodeks postępowania w sprawie dokumentacji cen transferowych dla przedsiębiorstw powiązanych w Unii Europejskiej zakłada istnienie znormalizowanej i spójnej dokumentacji podatkowej dla przedsiębiorstw stowarzyszonych w UE. Składać ma się na nią:

- zestaw dokumentacji zawierający wspólne znormalizowane informacje istotne dla wszystkich członków grupy z UE („dokumentacja podstawowa”),

- zestawy znormalizowanej dokumentacji, zawierające informacje odnoszące się do określonego kraju („dokumentacja odnosząca się do określonego kraju”).

Dokumentacja podstawowa, będąc odzwierciedleniem rzeczywistości gospodarczej przedsiębiorstwa i przedstawieniem ogólnego opisu grupy oraz stosowanego w niej systemu cen transferowych, powinna zawierać:

1) ogólny opis przedsiębiorstwa i jego strategii, włącznie ze zmianami w strategii przedsiębiorstwa w porównaniu z poprzednim rokiem podatkowym,

2) ogólny opis struktury organizacyjnej i prawnej grupy (ze schematem organizacyjnym, wykazem członków grupy i opisem udziału jednostek dominujących w jednostkach zależnych),

3) ogólny wykaz przedsiębiorstw stowarzyszonych uczestniczących w kontrolowanych transakcjach z przedsiębiorstwami z UE,

4) ogólny opis kontrolowanych transakcji, w których uczestniczą przedsiębiorstwa stowarzyszone z UE, tj. ogólny opis:

- przepływów transakcji (aktywa materialne i niematerialne, usługi, elementy finansowe),

- przepływów faktur,

- kwot przepływów transakcji,

5) ogólny opis wykonywanych funkcji, ponoszonego ryzyka oraz opis zmian dotyczących funkcji i ryzyka w porównaniu z poprzednim rokiem podatkowym, np. zmiana statusu samodzielnego dystrybutora na zleceniobiorcę,

6) własność aktywów niematerialnych (patenty, znaki handlowe, nazwy marki, know-how itd.) oraz należne lub otrzymane należności licencyjne,

7) polityka cen transferowych wewnątrz przedsiębiorstwa stosowana przez grupę lub opis systemu cen transferowych grupy, który wskazuje, w jaki sposób ceny transferowe przedsiębiorstwa są zgodne z zasadą ceny rynkowej,

8) wykaz umów o podziale kosztów, uprzednie porozumienia cenowe (Advance Pricing Agreements) oraz decyzje obejmujące aspekty cen transferowych w zakresie, w jakim dotyczy to członków grupy z UE,

9) zobowiązanie każdego podatnika krajowego do dostarczenia dodatkowych informacji na żądanie i w odpowiednim terminie zgodnie z przepisami krajowymi.

W uzasadnionych przypadkach (np. zdecentralizowana struktura grupy kapitałowej) możliwe jest sporządzenie więcej niż jednej dokumentacji podstawowej.

Informacje zamieszczone w dokumentacji podstawowej uzupełniać ma dokumentacja odnosząca się do określonego kraju >patrz ramka. Oba opracowania powinny składać się na dokumentację cen transferowych konkretnego państwa członkowskiego.

Opracowaniu dokumentacji cen transferowych dla przedsiębiorstw stowarzyszonych w Unii Europejskiej powinno towarzyszyć współdziałanie poszczególnych członków grupy kapitałowej i wzajemna wymiana informacji. Sporządzona w ten sposób dokumentacja będzie przejrzysta. Zamieszczone w niej informacje powinny zatem być spójne.

Omawiana formuła przygotowywania dokumentacji cen transferowych pozwoli polskim podatnikom uniknąć trudności, które mogą wyniknąć z treści przepisów zamieszczonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, dotyczących tego obowiązku. Problemy te najczęściej związane są z koniecznością opisywania wszystkich przewidywanych kosztów powiązanego kontrahenta, które niejednokrotnie nie są znane podatnikowi.

Walor wspólnej pracy nad dokumentacją cen transferowych w ramach holdingu widoczny będzie zwłaszcza w opisie metody i sposobu kalkulacji ceny w analizowanych transakcjach. Ten element opracowania (wymagany według art. 9a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w przypadku transakcji zakupowych, w których kalkulacji wynagrodzenia dokonuje podmiot świadczący usługi lub dostawca towarów) przysparza teraz podatnikom nabywcom najwięcej problemów.

Warto podkreślić, że opracowana dokumentacja podstawowa będzie dla polskich podatników istotnym źródłem informacji w zakresie struktury organizacyjnej, prawnej i operacyjnej grupy. Wiedza na temat członków grupy i udziału jednostek dominujących w jednostkach zależnych pozwoli dokładniej określić krąg podmiotów powiązanych, tak szeroko zakreślony przez art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Rezolucja, w odróżnieniu od ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wskazuje na formę i sposób przechowywania dokumentacji. Mówi, że może być ona opracowana w formie papierowej, elektronicznej lub jakiejkolwiek innej stosownie do preferencji podatnika.

Administracje podatkowe powinny być przygotowane na przyjęcie dokumentacji podstawowej w języku ogólnie rozumianym w zainteresowanych państwach członkowskich. Jej tłumaczenia powinny być dostarczane tylko, jeśli są bezwzględnie konieczne i na specjalne żądanie.

Kolejnym wymogiem stawianym administracjom podatkowym przez twórców rezolucji jest konieczność respektowania przedstawionych przez podatnika elementów porównawczych. Wykorzystanie danych pochodzących z innych krajów nie powinno samo w sobie narażać podatnika na sankcje za nieprzestrzeganie wymogów a informacje porównawcze zaczerpnięte z europejskich baz danych nie powinny być automatycznie odrzucane.

Postanowienia rezolucji Rady i przedstawicieli rządów państw członkowskich zebranych 27 czerwca 2006 r. dotyczące kodeksu postępowania w sprawie dokumentacji cen transferowych dla przedsiębiorstw stowarzyszonych w Unii Europejskiej nie są jednak źródłem powszechnie obowiązującego prawa. Tym samym polscy podatnicy zobowiązani są do sporządzania i przedkładania na żądanie kontrolujących organów dokumentacji cen transferowych zgodnej z art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydaje się jednak, że choćby z uwagi na autorytet organów unijnych postanowienia uchwalonej rezolucji mogą stać się podstawą nowego spojrzenia na formę i treść dokumentacji cen transferowych.

Treść dokumentacji dotyczącej konkretnego kraju powinna zawierać:

- szczegółowy opis przedsiębiorstwa i jego strategii, łącznie ze zmianami w strategii przedsiębiorstwa w porównaniu z poprzednim rokiem podatkowym;

- informacje, tj. opis i wyjaśnienie, dotyczące kontrolowanych transakcji odnoszących się do określonego kraju, łącznie z:

a) przepływami transakcji (aktywa materialne i niematerialne, usługi, elementy finansowe)

b) przepływami faktur oraz

c) kwotami przepływów transakcji

- analizę porównywalności, tj.

a) charakterystykę własności i usług

b) analizę funkcjonalną (wykonywane funkcje, wykorzystywane aktywa, ponoszone ryzyko)

c) warunki umowne

d) sytuację gospodarczą oraz

e) szczegółowe strategie przedsiębiorstwa;

- wyjaśnienie dotyczące wyboru i stosowania metody lub metod określania cen transferowych, tj. dlaczego wybrano daną metodę określania cen transferowych i w jaki sposób była ona stosowana;

- odpowiednie informacje na temat wewnętrznych lub zewnętrznych elementów porównawczych, jeżeli są dostępne, oraz

- opis wdrożenia i stosowania polityki cen transferowych wewnątrz przedsiębiorstwa w ramach grupy.