Obowiązki wobec fiskusa precyzyjnie określa ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (DzU z 2004 r., nr 269, poz. 2681 ze zm.). Zgodnie z jej art. 9 podatnicy mają obowiązek aktualizować dane osobowe, które wcześniej podali do urzędu skarbowego. Wystarczy więc złożyć NIP-3, a jeśli jest się osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, to NIP-1. Mamy na to 30 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych, czyli np. od odebrania nowego dowodu osobistego, zmiany nazwiska czy adresu. Jeszcze mniej, bo tylko 14 dni mają na uaktualnienie swoich danych osoby prowadzące własny biznes, które są podatnikami VAT.

Jakie dane mamy obowiązek aktualizować? Wszystkie, które wcześniej podaliśmy w urzędzie, a więc dotyczące numeru ewidencyjnego PESEL, nazwiska i imienia, imion rodziców, daty i miejsca urodzenia, płci, a także rodzaju dokumentu stwierdzającego tożsamość, serii i numeru dowodu osobistego czy obywatelstwa. Musimy też poinformować urząd o numerach identyfikacyjnych uzyskanych w innych krajach, zmianie adresu zamieszkania czy zameldowania oraz numerze rachunku bankowego. Przedsiębiorcy-podatnicy VAT muszą informować także o kontach bankowych firmy i miejscu przechowywania dokumentacji na wypadek kontroli.

Co ważne, w myśl art. 81 kodeksu karnego skarbowego za niedopełnienie tego obowiązku możemy zostać ukarani grzywną jak za wykroczenie skarbowe. Organ podatkowy może nas także ukarać mandatem. Wystawiony przez urzędników mandat nie może przekroczyć dwukrotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, które wynosi 1126 zł. Nietrudno więc obliczyć, że mandat może opiewać nawet na kwotę 2252 zł. Urząd powinien jednak uwzględnić indywidualną sytuację podatnika (art. 48 § 4 k. k. s.). Podatnik, który nie zechce przyjąć mandatu, musi liczyć się z tym, że jego sprawa trafi do sądu, a ten ma prawo orzec znacznie wyższą karę grzywny, bo sięgającą dwudziestokrotności minimalnego wynagrodzenia (czyli 22 520 zł).

Kary można uniknąć, korzystając z instytucji czynnego żalu. Wraz z opóźnionym dokumentem trzeba przyznać się do błędu.

Obowiązku złożenia NIP-3 i podania w nim aktualnego adresu zamieszkania nie unikną też osoby, które wyjechały do pracy za granicę. Dlatego jak najszybciej powinny złożyć formularz do urzędu skarbowego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wypełniony druk wysłały do najbliższych (rodziców czy współmałżonka), którzy następnie złożą go w urzędzie skarbowym.

Ci, którzy do dziś nie podali urzędowi skarbowemu swoich aktualnych danych, muszą to zrobić jak najszybciej. Dobrze będzie, jeśli razem z NIP-3 lub NIP-1 osoba taka złoży tzw. czynny żal. Jest to formalne zawiadomienie organu o popełnieniu czynu zabronionego. Jego złożenie wyłącza karalność za taki czyn. Zgodnie bowiem z art. 16 k.k.s. karze np. grzywny za przestępstwo czy wykroczenie skarbowe nie podlega sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomi o tym organ, ujawniając przy tym istotne okoliczności jego popełnienia. Osoba, która wyjechała z kraju i w związku z tym zmieniła miejsce zamieszkania, powinna w takim piśmie wskazać, kiedy to nastąpiło, i poinformować, że zgłasza nowe dane dopiero teraz.