Pierwsze słoneczne dni to dobra okazja do wiosennych porządków. Można zadbać o otoczenie swojej siedziby, posadzić kwiaty i drzewka, przyciąć trawę. Trochę to kosztuje, ale takie wydatki są niewątpliwie związane z prowadzoną działalnością. Wygląd firmy świadczy bowiem o jej właścicielu.

Ale jak je zakwalifikować, czy jest to zwykły koszt funkcjonowania firmy, czy też inwestycja w jej reprezentację? W tym drugim przypadku nie zaliczymy wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Nie pozwala na to art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Przypomnijmy, że reprezentacja to stwarzanie i utrwalanie dobrego wizerunku firmy. Czyli działania mające na celu wywarcie na kontrahentach jak najlepszego wrażenia.

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 września 2000 r. (III SA 1994 /99): „reprezentacja to okazałość, wystawność, a w przypadku firmy dobre jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów”.

Zasadzenie kwiatów czy przycięcie trawy przed firmą nie wiąże się jednak ze specjalną okazałością ani wytwornością. Przedsiębiorca powinien przecież dbać o wygląd swojej siedziby.

Tak więc wiosenne inwestycje to normalne wydatki związane z prowadzeniem działalności. Można je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Co najważniejsze potwierdzają to organy podatkowe. Spójrzmy na kilka interpretacji.

Spółka stawiała magazyn i budynek handlowo-administracyjny. Zagospodarowała też teren dokoła firmy. Wycięła kilka drzew, ale za to posadziła krzewy i trawę. Poniosła na to sporo wydatków, trzeba było kupić nasiona, ziemię, nawozy. Ponadto od strony ulicy posadziła kolczaste rośliny w celu zabezpieczenia budynku przed wandalami. Zdaniem spółki nie są to inwestycje związane z kreowaniem wizerunku przedsiębiorstwa. Chodziło po prostu o to, aby firmowy teren estetycznie wyglądał.

Tak też uważa Izba Skarbowa w Bydgoszczy. Jak czytamy w interpretacji z 1 lutego 2008 r. (ITPB3/423-178/07/AM): „wydatki poniesione na stworzenie terenów zielonych i późniejsze ich utrzymanie, mające na celu zachowanie estetycznego wyglądu budynku i terenu, jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”. Izba zastrzegła jednak: „gdyby opisane nakłady, ze względu na swoją okazałość, odbiegały od zwyczajowo przyjętych w danej branży i okolicy (bardziej ekskluzywne, wytworne), działania takie należałoby uznać za reprezentację i wydatki z tym związane nie stanowiłyby kosztów uzyskania przychodów”.

Ta sama izba skarbowa w interpretacji z 14 listopada 2007 r. (ITPB3/423-46/07/AT) stwierdziła: „wydatki poniesione na wystrój wnętrza (zakup kompozycji kwiatowych, kwiatów doniczkowych, kwiatów ciętych, usługi serwisu systemu nawadniania) czy też na zagospodarowanie, odtworzenie i pielęgnację terenów zielonych wokół firmy (sadzenie kwiatów, krzewów, drzew, założenie trawnika oraz nawożenie, przycinanie, wykonanie prac pielęgnacyjnych), jeżeli mają na celu utrzymanie stanu technicznego i estetycznego budynku i terenu, jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami będą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Firma rozbudowuje halę produkcyjną oraz buduje nowe centrum sprzedaży i serwisu. Inwestuje też w zagospodarowanie terenu – kwiaty, krzewy, drzewa, trawnik. Uważa, że te zakupy nie zwiększą wartości początkowej budynków, można je rozliczyć samodzielnie w kosztach. Zgodziła się z tym Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 11 października 2007 r. (ILPB3/423-27/07-2/HS). Potwierdziła, że inwestycji w zieleń nie powinno uwzględniać się w wartości budynków. Zgodziła się też na to, że nie są to wydatki na reprezentację. Dotyczą bieżącej działalności, mogą więc być rozliczone w kosztach w momencie poniesienia.

Izba zaznaczyła jednak, że jeśli sposób zagospodarowania terenów zielonych odbiegałby od zwyczajowo przyjętego w danej branży i okolicy (bardziej ekskluzywne, wytworne, okazałe), należałoby uznać to za reprezentację.

Jeśli natomiast chodzi o instalację nawadniającą tereny zielone, izba skarbowa stwierdziła, że może ona być samodzielnym środkiem trwałym.

Spółka podpisała umowę z firmą, która wykonuje usługi dotyczące nasadzeń roślin, ich pielęgnacji, koszenia trawników, grabienia, sprzątania, nawadniania, nawożenia, wymiany nasadzeń itp. Te wydatki związane są z obowiązkiem utrzymania posesji w należytym porządku. Zdaniem Opolskiego Urzędu Skarbowego są to koszty reprezentacji. Na szczęście Izba Skarbowa w Opolu skorygowała jego rozstrzygnięcie. Jak czytamy w interpretacji z 14 czerwca 2007 r. (PDI/42181-0001/07/KMA): „Spółka jako właściciel posesji zobowiązana jest do dbania o teren, który jest w jej posiadaniu (w tym wypadku jest to teren wokół jej zakładów). Nasadzenie kwiatów, ich pielęgnacja, koszenie trawników, grabienie, sprzątanie, nawadnianie, nawożenie, wymiana nasadzeń i inne tego typu czynności nie są działaniami skierowanymi na kreowanie wizerunku firmy poprzez okazałość i wystawność, mimo że bez wątpienia na wizerunek ten wpływają – lecz przede wszystkim mają na celu utrzymanie posesji w należytym porządku. Wydatków związanych z wynajęciem firmy wykonującej powyższe czynności nie można zatem zakwalifikować jako kosztów reprezentacji, nawet jeśli efektem ww. działań będzie upiększenie firmy. A zatem wydatki poniesione na urządzenie i utrzymanie terenów zielonych należących do jednostki stanowią koszty uzyskania przychodów bieżącej działalności spółki”.

Pozytywną odpowiedź dostał też przedsiębiorca z Łodzi, który posadził kwiatki i drzewka przed firmą. Jak czytamy w interpretacji Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna z 8 maja 2007 r. (I-415/34/ 07): „wydatki poniesione na zagospodarowanie, odtwarzanie i pielęgnację terenów zielonych wokół firmy (posadzenie kwiatów, krzewów, drzew, założenie trawnika oraz nawożenie, przycinanie i wykonywanie innych prac pielęgnacyjnych) mają pośredni związek z przychodem i stanowią koszty uzyskania przychodów bieżącej działalności firmy”.

Podobnie było w sprawie spółki, która kupiła kwiaty do dekoracji pomieszczeń. Jak stwierdził Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 5 czerwca 2007 r. (PO2/423-71/07/47855): „koszty te w swoim charakterze zbliżone są do kosztów związanych z zakupem np. firanek, lampek na biurko, dywanów itp., które stanowią składniki wyposażenia i tym samym koszt ogólny funkcjonowania przedsiębiorstwa”.