– Jakie informacje na temat firmy powinny znaleźć się na gadżetach, abyśmy mogli zaliczyć do kosztów wydatki na ich produkcję? Jeżeli mamy zamiar wyprodukować kalendarze książkowe i ścienne, to czy zamieszczenie na nich logo i adresu spółki jest wystarczające do odliczenia wydatków? A może powinniśmy tam zamieścić jakieś informacje o świadczonych usługach?

Jeśli rozdajemy gadżety z informacjami o firmie, to niewątpliwie chcemy się zareklamować. Zakres tych wiadomości nie ma tu decydującego znaczenia. Nie spotkałam się z tym, żeby urząd kwestionował wydatki na gadżety tylko dlatego, że było na nich za mało informacji. Ważne jest przede wszystkim – komu je dajemy i po co. Jeśli więc wyłożymy kalendarze w siedzibie firmy albo dodamy je do zakupów, to trudno uznać, że jest to wydatek na reprezentację. Inaczej będzie, gdy przekażemy wybranym kontrahentom kalendarze o większej wartości, np. z cenną zawartością albo oprawione w pozłacane obwoluty. Taki wydatek może być potraktowany przez urząd jako koszt reprezentacji. Liczy się bowiem też wartość prezentu. Przykładowo urząd może inaczej ocenić wydatki na skórzany portfel znanego producenta i mały, niepozorny wizytownik z wyeksponowanym logo firmy.

– Sprzedajemy rowery i części do nich. Chcemy rozbudować naszą stronę internetową. Między innymi zamieścić na niej logo i linki firm, z którymi współpracujemy, tj. dużych dostawców rowerów i części. Osoba, która odwiedzałaby naszą stronę, mogłaby zasięgnąć informacji o producencie rowerów i jego ofercie, a następnie za naszym pośrednictwem zamówić sobie wybrany towar. Czy powstaje z tego tytułu przychód dla nas albo współpracujących z nami firm?

Przede wszystkim musimy ustalić, czy właściciel strony internetowej i współpracujące z nim firmy uzyskują w ogóle jakieś korzyści z tej współpracy. Wydaje się, że tak. Zamieszczając logo i link do innej firmy wraz z informacją, co można w niej kupić, promujemy ją. W konsekwencji, świadcząc taką usługę o charakterze reklamowym, powinniśmy oczywiście wystawić na nią fakturę i opodatkować. Jeśli usługa jest nieodpłatna, promowana firma powinna co do zasady wykazać przychód. Wydaje się jednak (choć nie wynika to bezpośrednio z pytania), że właściciel strony też oczekuje – w zamian za promocję – określonych korzyści. Współpracująca firma może przykładowo też informować o jego produktach albo, pozwalając na zamieszczenie linków, przyczyniać się do wzbogacenia jego oferty. Wtedy wzajemne relacje mogłyby przybrać formę barteru, czyli równoważnej wymiany usług. W takim wypadku obie strony wystawiają faktury, a przychody i koszty są u nich takie same. Oczywiście spowoduje to znaczne „sformalizowanie” współpracy, ale uważam, że lepiej wprowadzić dodatkowe elementy i fakturować usługi, niż nic z tym nie robić. Można bowiem przypuszczać, że kontrolerzy z urzędu sprawdzą stronę internetową, i informacje o innych firmach niepotwierdzone żadnymi wzajemnymi umowami czy rozliczeniami mogą wzbudzać ich podejrzenia.

– W ramach promocji towarów naszego kontrahenta kupujemy u niego produkty za grosz. Następnie je sprzedajemy – też za grosz. Promocja jednak się kończy i prawdopodobnie nie wszystkie towary uda się rozprowadzić. Czy możemy je później sprzedać po wyższej cenie? Czy w takim wypadku urząd może uznać, że otrzymaliśmy świadczenie częściowo odpłatne?

Oczywiście można sprzedać te towary za wyższą cenę. Kupiliśmy taniej, sprzedaliśmy drożej – to normalna transakcja. Musimy jednak przeanalizować umowę z firmą, która organizuje promocję. Może z niej bowiem wynikać, że towarów nie można sprzedawać po wyższej cenie albo że mogą być wykorzystane jedynie do przeprowadzenia promocji wraz z ich dostawcą.

Jeśli chodzi o zakupy za grosz, to faktycznie, przychód może powstać także wtedy, gdy otrzymujemy świadczenie częściowo odpłatne. Czyli takie, gdzie nasze świadczenie nie odpowiada w pełni świadczeniu kontrahenta. Jak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 26 sierpnia 2005 r., takim przychodem będą np. towary otrzymane od kontrahenta za przysłowiową złotówkę. Ministerstwo podkreśliło jednak, że konieczne jest tu także uwzględnianie stosowanych instrumentów rynkowych. Jak czytamy w wyjaśnieniach: „Jeżeli na przykład podatnik nabywa od kontrahenta prowadzącego sprzedaż premiową towary po obniżonej cenie lub uiszcza niższą kwotę z tego względu, że dokonuje nabycia dodatkowej partii towaru, wówczas nie powstaną u niego przychody podatkowe z tytułu częściowej odpłatności. W takich sytuacjach odbieganie cen od wartości rynkowych jest całkowicie uzasadnione w warunkach gospodarki rynkowej. Nie każda zatem sprzedaż po cenie niższej niż rynkowa będzie skutkować powstaniem przychodu podatkowego”.

Wydaje się, że właśnie z takimi „instrumentami rynkowymi” mamy do czynienia w tej sytuacji. Czytelnik kupił bowiem towary za grosz w ramach akcji reklamowej, zobowiązując się do ich sprzedaży po okazyjnej cenie aż do zakończenia promocji. Jest to więc działanie uzasadnione ekonomicznie, a co więcej ograniczone w czasie. Moim zdaniem urząd nie powinien twierdzić, że podatnik uzyskał przychód z częściowo odpłatnego świadczenia.

– Czy zakup paczek ze słodyczami opatrzonych logo naszej spółki (zajmującej się handlem meblami) i przekazanie ich kontrahentom należy zakwalifikować do kosztów reprezentacji? Wartość takiej paczki wynosi od 40 do 80 zł. Kiedy moglibyśmy uznać je za koszt reklamy? Czy można je rozliczyć tak jak gadżety z logo rozdawane podczas targów?

Rozliczenie wydatków na paczkę ze słodyczami zależy od tego, jak je zakwalifikujemy – czy jest to koszt reklamy, czy reprezentacji. W pierwszym wypadku wydatek zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów, w drugim nie można tego zrobić. Tyle mówią przepisy, a konkretnie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Natomiast kwalifikacja prezentu zależy od tego – kto daje, komu i w jakim celu. Powszechna praktyka jest taka, że masowo rozdawane drobne gadżety z logo są rozliczane w ramach kosztów reklamy. Natomiast drogie prezenty są traktowane jako wydatek na reprezentację. Ale „drogie” to pojęcie względne. Paczka ze słodyczami za 80 zł może być sporym wydatkiem dla jednoosobowego przedsiębiorcy, inaczej będzie w dużej korporacji. Ważne jest też, komu ją przekazujemy. Jeżeli gadżety z informacjami o firmie wystawiamy na targach, to jest to raczej działanie reklamowe. Jeśli przekazujemy paczkę wybranym klientom, to moim zdaniem bardziej kojarzy się to z reprezentacją. Utrwalamy bowiem pozytywny wizerunek firmy w oczach konkretnej osoby. I właśnie to – jaki jest cel prezentu – musimy przede wszystkim ustalić. Jeśli chcemy zareklamować dany produkt i zachęcić do jego zakupu, możemy wydatki zaliczyć do kosztów. Jeśli chcemy tylko, aby klient „dobrze o nas myślał”, raczej nie odliczymy wydatku. Niestety, wobec braku wyraźnych przepisów trudno przewidzieć, jakie będzie podejście danego urzędu w tej sprawie.

– Czy jeśli w ramach promocji dostajemy towary za darmo, a po zakończeniu akcji chcemy je sprzedać jako własne, musimy wykazać przychód z darowizny?

Przede wszystkim trzeba ustalić, czy po zakończeniu akcji promocyjnej możemy swobodnie tymi towarami dysponować. Być może, będziemy musieli je po prostu zwrócić. Jeśli jednak są naszą własnością, to możemy je sprzedać, ale faktycznie powinniśmy wykazać przychód z nieodpłatnego świadczenia. Ten przychód będzie jednocześnie kosztem przy sprzedaży towarów. Jeśli więc dostaliśmy produkty o wartości 1000 zł i sprzedaliśmy je za 1200 zł, to wykazujemy przychód 1000 zł, koszt 1000 zł i przychód 1200 zł.

– Sprzedajmy towary do dużej sieci handlowej. Co miesiąc otrzymujemy od niej fakturę za usługi marketingowe na 1,5 proc. wartości naszych produktów. W umowie z siecią nie ma szczegółowego opisu charakteru tych usług. Czy mimo to możemy odliczyć koszt z faktury?

Wydatki na usługi marketingowe są kosztem uzyskania przychodów. Sądy jednak wielokrotnie podkreślały, że muszą być dokładnie udokumentowane. Urząd skarbowy może więc zakwestionować koszty potwierdzone tylko fakturą. Chodzi tu prawdopodobnie o tzw. opłaty półkowe, czyli takie usługi, jak wprowadzenie towaru do sprzedaży, wyeksponowanie go w widocznym miejscu w sklepie itp. Obowiązek i zakres tych świadczeń powinien wynikać z umowy. Kontrolerom z urzędu może bowiem nie wystarczyć faktura i zażądają dodatkowych dokumentów i wyjaśnień. Im dokładniejszy opis świadczeń, tym mniejsze ryzyko sporu. Niestety, z praktyki wiadomo, że duże sieci handlowe niechętnie modyfikują umowy z dostawcami. W takiej sytuacji jedynym wyjściem będzie stworzenie w firmie wewnętrznego dokumentu, opisującego świadczenie uzyskane od sieci oraz ekonomiczne uzasadnienie ponoszenia przez firmę tego rodzaju kosztów.