Od wartości ubioru służbowego z firmowym logo nie odprowadzamy podatku

Podatek nie obciąża wartości ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, ani ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór. We wszystkich innych sytuacjach ewentualne wypłaty na rzecz pracowników przeznaczone na kupno ubioru do pracy, który nie jest ubraniem roboczym w rozumieniu przepisów bhp ani umundurowaniem, są obciążone podatkiem, tak samo jak inne składniki wynagrodzenia.

Zasadą bowiem jest, że pracownik wykonuje pracę we własnym stroju. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w licznych wyrokach.

Zwolniona z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) jest wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu za ten ubiór. Nie ma wątpliwości co do umundurowania, bo pojęcie munduru wyjaśnia ustawa z 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (DzU nr 31, poz. 130 ze zm.). Chodzi o umundurowanie policji, wojska, Straży Granicznej, Służby Celnej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Miejskiej.

Nie ma jednak jasności, co należy rozumieć przez „ubiór służbowy”. Przyjmuje się, że o tym, czy wartość otrzymanego przez pracownika ubioru służbowego jest na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 10 updof zwolniona z podatku, decydują cechy charakterystyczne dla firmy (barwa, krój, logo itp.) i ciążący na zatrudnionym obowiązek jego noszenia. Te przesłanki muszą wystąpić razem. Natomiast wymóg noszenia ubioru służbowego może wynikać np. z regulaminu obowiązującego w firmie, ale i polecenia dyrekcji. Od wartości takiego ubioru szef nie potrąca pracownikowi podatku.

Jeśli pracodawca kupuje pracownikom zwykłe ubrania do pracy lub wypłaca ekwiwalenty za taki ubiór, jest to przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. W wyroku z 16 grudnia 1999 r. (I SA/Kr 717/98) NSA stwierdził, że pracownicy powinni ubierać się sami, a jeśli pracodawca chce, aby byli odpowiednio ubrani, niech stawia im odpowiednie wymagania poparte odpowiednim wynagrodzeniem. W innym wyroku – z 13 lutego 1998 r. (I SA/ Gd 1228/96), NSA wyjaśnił, że odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z dwóch przyczyn: obciążającego pracodawcę obowiązku nieodpłatnego dostarczania pracownikowi odzieży i obuwia roboczego oraz wymogu reprezentacji i reklamy.

Odzież ochronna może pełnić jednocześnie funkcje reklamowe, np. uniformy pracowników obsługujących klientów na stacjach benzynowych czy sieci barów samoobsługowych. Decydujące jednak znacznie dla zakwalifikowania wydatku na nią ma ciążący na szefie obowiązek dostarczenia takiej odzieży.

Zasadniczo wszystkie wypłaty pieniężne uzyskane przez pracownika ze stosunku pracy (stosunku służbowego) łączącego go z pracodawcą, a także wartość otrzymanych od niego nieodpłatnych świadczeń oraz częściowo odpłatnych są przychodem pracownika (art. 12 ust. 1 updof). Należą do nich także pieniężne dodatki na zakup specjalnego ubioru do pracy, nietracącego jednak cech odzieży osobistej. Tak będzie, jeśli w zamian za taki dodatek firma wymaga, aby pracownice przychodziły do firmy np. w kostiumach i białych bluzkach, a pracownicy w szarych garniturach i białych koszulach.

Takie dodatki są dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Pracodawca musi je traktować jako pozostałe wynagrodzenie zatrudnionego, tj. doliczyć do innych jego dochodów ze stosunku pracy i odprowadzić od nich zaliczkę na podatek dochodowy.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11a updof zwolnieniem objęte są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia‚ przysługujące w myśl przepisów o bhp‚ jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Do takich świadczeń, stosownie do art. 237

6

i art. 237

7

k.p., należą przede wszystkim:

- środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników w środowisku pracy,

- środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące zgodności określone w odrębnych przepisach, przede wszystkim rozporządzeniu ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej z 21 grudnia 2005 r. w sprawie zasadniczych wymagań dla środków ochrony indywidualnej (DzU nr 259, poz. 2173),

- odzież i obuwie robocze spełniające wymagania określone w Polskich Normach, dostarczane, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

- odzież i obuwie dostarczane ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

W myśl art. 304

4

k.p. szef ma też obowiązek przydzielić niezbędną odzież roboczą i środki ochrony osobistej osobom wykonującym krótkotrwałe prace albo czynności inspekcyjne, w czasie których ich własna odzież może zniszczyć się lub znacznie zabrudzić, a także ze względu na bezpieczeństwo wykonywanych prac lub czynności.

Zwolnione z podatku są także ekwiwalenty za używanie własnej odzieży i obuwia zamiast roboczego, przewidziane w art. 237

7

§ 4 k.p., a także za pranie odzieży roboczej, należne pracownikowi na podstawie art. 237

9

§ 3 k.p.

Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w interpretacji z 22 grudnia 2005 r. (1473/WP/415/ 381/56/05/JK/1) stwierdza, że choć w art. 21 ust. 1 pkt 1 updof nie mówi się wprost o ekwiwalencie za pranie odzieży roboczej, również ten ekwiwalent objęty jest zwolnieniem, jeśli szef wypłaca go w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Takie samo stanowisko zajął resort finansów w piśmie z 6 maja 2005 r. (PB5/AŁ-033-42-627/05).

Zwolnieniem na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 updof objęte są też przewidziane w art. 233 k.p. należne pracownikom od pracodawcy niezbędne środki higieny osobistej, a także środki do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Te zwolnienia obowiązują bez względu na wartość świadczeń, bez żadnych limitów. W razie jednak zawyżenia ekwiwalentów urząd skarbowy może je zakwestionować jako ukrytą formę wynagrodzenia. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (I SA/Lu 392/97) dotyczącym ekwiwalentu za pranie i reperacje odzieży ochronnej. Wynika z niego, że ekwiwalent taki należy ustalić w realnej wysokości, uwzględniającej nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty energii, środków piorących itp.

Zwolnienie z podatku obejmuje m.in. okulary dla pracowników pracujących przy komputerze, jeśli profilaktyczne badania okulistyczne wykażą potrzebę ich stosowania (rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe – DzU nr 148, poz. 973).

Zwolnienie przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11a updof dotyczy także pracowników tymczasowych.

Pracodawca ma prawo zaliczyć w koszty ubiór pracownika, gdy taki obowiązek spoczywa na nim z mocy przepisów o bhp albo z innych ustaw. Dotyczy to umundurowania, a także odzieży i obuwia roboczego, do którego dostarczenia zatrudnionym zobowiązuje szefa art. 237