Zakup towaru niekiedy może potwierdzać inny dowód niż faktura

Gdy nie jest możliwe wystawienie takiego dowodu, w grę wchodzą jeszcze inne dokumenty – np. umowa kupna-sprzedaży.

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa zamknięty katalog dowodów księgowych. Tylko na podstawie wymienionych w nim dokumentów można dokonywać zapisów w księdze. Oprócz rachunków, faktur i dokumentów celnych są to: dowody wewnętrzne, paragony, a także inne dokumenty zawierające dane wymienione w rozporządzeniu.

Dowodem wewnętrznym (czyli dokumentem sporządzonym przez samego podatnika lub jego pracownika, określającym jedynie nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową i wartość oraz opatrzonym w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatku) można udokumentować tylko operacje wymienione w § 14 ust. 2 rozporządzenia. Żadnych innych. Przedsiębiorcy często o tym zapominają. Wystawiają dowody wewnętrzne, np. na zakup towaru używanego na targowisku czy aukcji internetowej. Jak potwierdzają wyjaśnienia organów podatkowych zamieszczone na stronie internetowej Ministerstwa Finansów, nie jest to prawidłowe (patrz ramka). Taki dokument nie może być podstawą ujęcia kosztu w księdze.

Jak w takim razie – gdy nie dysponujemy fakturą lub rachunkiem, bo sprzedawca jako osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie mógł ich wystawić – prawidłowo udokumentować takie zakupy? Odpowiedź znajdziemy w § 13 pkt 5 rozporządzenia, który za dowód księgowy uważa również „dokumenty zawierające dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia”, czyli co najmniej:

- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwa i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której on dotyczy, z tym że jeżeli data operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli jest wymierny w jednostkach naturalnych,

- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Jak potwierdzają organy podatkowe, takim dokumentem może być cywilnoprawna umowa kupna-sprzedaży rzeczy zawierająca wskazane dane.Należy ją dodatkowo oznaczyć numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Zdarza się też, że przedsiębiorcy próbują wpisać do księgi zakupy (np. towaru w hipermarkecie czy w sklepach za granicą) potwierdzone zwykłym paragonem. Jest to dopuszczalne, ale w wyjątkowych sytuacjach:

- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,

- zakupu za granicą paliwa i olejów (tu dopuszczalnym dokumentem są też dowody kasowe).

Przy czym paragon musi być odpowiednio opisany (na odwrocie podatnik powinien wpisać swoje nazwisko lub nazwę zakładu, adres oraz rodzaj/nazwę zakupionego towaru).

Dowodem wewnętrznym można udokumentować tylko zakupy następujących towarów:

- produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt – bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy (np. zakup od działkowców ozdobnych liści, traw, kwiatów – pismo Urzędu Skarbowego w Kędzierzynie-Koźlu z 8 lipca 2007 r., PDIA-415/5/2005; zakup płodów rolnych od działkowców – pismo Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach z 16 maja 2005 r., OG-005/39/PDI-415/9/2005),

- surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43) od ludności,

- materiałów pomocniczych – w jednostkach handlu detalicznego,

- odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne – od ludności (z wyłączeniem zakupu/skupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych, np. zakup używanych palet drewnianych – pismo Urzędu Skarbowego w Nysie z 9 maja 2005 r., PD/415-12/05).

W ten sposób można udokumentować także wartość produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

- zakupu artykułów używanych na targowiskach i giełdach (pismo Urzędu Skarbowego w Polkowicach z 21 lutego 2006 r., PD415/1/66/30/05),

- zakupu kamienia polnego od rolników (pismo Urzędu Skarbowego w Słupcy z 6 stycznia 2006 r., PD/415-9/05),

- zakupu monet kolekcjonerskich sprzedawanych przez oddziały NBP (pismo Izby Skarbowej w Katowicach Ośrodek Zamiejscowy w Bielsku-Białej z 3 sierpnia 2006 r., PBB1/4117-0039/06/3),